FUNCTIEBESCHRIJVING ICT Projectleider - Expert

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING ICT Prjectleider - Epert 1. CONTEXT VAN DE FUNCTIE BINNEN DE ORGANISATIE De Vlaamse ICT-vereniging is een ksten- en kennisdelende rganisatie, die strategische ICT-brugfuncties ter beschikking stelt van haar leden-verheidsrganisaties. Dit met het del m deze leden te ndersteunen bij het realiseren van het ICT-beleid en bij het afstemmen van het ICT-beleid p de nden en delstellingen van de verheidsrganisatie. De vereniging richt zich dan k specifiek p ICT-epertise die cruciaal is m een brug te slaan tussen de bedrijfsvering enerzijds en ICT anderzijds. Hierbij wrdt een hge wendbaarheid gehanteerd, waarbij de ter beschikking gestelde prfielen kunnen drstrmen tussen de verschillende leden van de vereniging. Een aanbeveling die hierbij gehanteerd wrdt is een drstrming van de functie binnen een termijn van maimum 4 jaar naar andere verheidsrganisaties en meewerken aan prjecten waar meerdere beleidsdmeinen en leden bij betrkken zijn. Het is in deze cntet dat de functie zal ingeschakeld wrden binnen de leden van de Vlaamse ICT-vereniging. Daarbij wrdt een hge mate van strategisch en klantgericht denken gehanteerd, waarbij de functie essentieel deel zal uitmaken van de rganisatie in een duurzaam partnership p (middel)lange termijn. 2. DOEL VAN DE FUNCTIE Het leiden van cmplee en/f strategisch belangrijke ICT-prjecten binnen scpe, time en budget teneinde de ICT-dienstverlening binnen de klantrganisatie p een kwaliteitsvlle wijze te verbeteren. 3. AANSTURING Rapprteert hiërarchisch aan ICT-Manager / ICT-Directeur ICT Prgramma Manager Rapprteert functineel aan / Stuurt hiërarchisch aan Prjectleiders Niet van tepassing < 5 medewerkers 5-15 medewerkers Stuurt functineel aan Business Analist Functineel Analist (Epert) Develper Tester +15 medewerkers Niet van tepassing < 5 medewerkers 5-15 medewerkers +15 medewerkers 4. DIMENSIES VAN DE FUNCTIE - Heeft epert kennis van de business - Prjecten met een impact p rganisatie-kritische prcessen. - Prjecten met hge cmpleiteit en/f van strategisch belang. - Planningshrizn van minstens 2 jaar Vlaamse ICT-vereniging 1 ICT Prjectleider Epert

2 - Vlgt mijlpalen en budgetten van het prject p staat in vr het vinden van de ndige middelen vr het prject. - Hetergene grep van belanghebbenden met vaak tegengestelde belangen. 5. AUTONOME BESLISSINGSBEVOEGDHEID - Werkt p zeer autnme basis. - Met zeer practief te werk gaan en zelf de ndige stappen en initiatieven hierte nemen - Beslist binnen prjecten bv de pgebuwde epertise en ervaring ver de gevlgde aanpak, stappen, timing, etc. - Bewaakt de scpe en vlgt nauwgezet het beschikbare en gespendeerde budget p, alsk de ingezette resurces. 6. RESULTAATGEBIEDEN RESULTAATGEBIED 1 : Prjectanalyse Del : Analyseren van de gestelde prblemen f beheften ikv een cncrete klantvraag/prject m een cncreet en delgericht prjectplan te kunnen pstellen. Detectie van klantenbeheften, bv input dr business/functineel analist. Overleggen met betrkkenen rnd een nieuw infrmatiesysteem Verzamelen van infrmatie m een infrmatica- f infrmatieprbleem f -behefte te kunnen kaderen Uitdiepen van de vraag Opstellen van een nauwgezette en diepgaande analyse dat rekening hudt met alle mgelijke aspecten. RESULTAATGEBIED 2 : Prjectdefinitie en -planning Del : Definiëren en plannen van het prject m een duidelijke leidraad en prjectaanpak te hebben vr de uitvering van het prject. Hierte gedkeuring van het prjectvrstel (inhudelijke definiëring, aanpak, budget en de planning) van zwel de klant als het management verkrijgen. Vragen naar specificaties en verduidelijking bij de klant teneinde de vraag van de klant juist te definiëren (inhudelijke definitie van het prject). Inschatten van de het aantal mandagen, inplannen van het prject en samenstellen van een prjectteam (praktische rganisatie van het prject). De ndige middelen bepalen en de budgettaire impact ervan inschatten. Opstellen van een prjectvrstel (wie-wat-wanneer) teneinde de gedkeuring te bekmen vr de uitvering van het prject. RESULTAATGEBIED 3 : Prjectuitvering en -pvlging Del : Opvlgen en mee uitveren van het prject m ervr te zrgen dat de prjectresultaten behaald wrden. Vlaamse ICT-vereniging 2 ICT Prjectleider Epert

3 Uitveren en laten uitveren van alle ndige werkzaamheden in het kader van de uitrl van het prject. Bewaken van de scpe van het prject Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvering en planning van de taken. Opvlgen van de budgetten, afspraken, tijdslimieten, Zrgen vr kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de peratinele werkzaamheden. Cördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrkken partijen (k eterne). Bepalen van de pririteiten. RESULTAATGEBIED 4 : Peplemanagement Del : Ervr zrgen dat de medewerkers individueel en in team zdanig presteren dat het prject gerealiseerd wrdt en dat zij hiervr de ndige bekwaamheden kunnen ntwikkelen (hierarchische aansturing). Infrmeren van medewerkers. Opvlgen, begeleiden en adviseren van medewerkers i.f.v. het prject Veren van taak- en pvlgingsgesprekken. Opvlgen van het leerprces van de prjectleden. Inventariseren van de pleidingsbeheften, zeken van de juiste ntwikkelmgelijkheden en vrstellen hiermtrent den aan de hiërarchische lijn. Evalueren van de teammedewerkers i.f.v. het prject. Organiseren en huden van vergaderingen teneinde de samenwerking en de ndige cmmunicatie tussen de medewerkers te verzekeren. RESULTAATGEBIED 5 : Rapprteren Del : Rapprteren ver de vrtgang en de resultaten van het prject m het management p de hgte te huden en eventuele wijzigingen in het prjectplan mgelijk te maken. Verslag uitbrengen ver de ntwikkeling van het prject en de verschillende deelprjecten. De inzet van middelen verantwrden Vrtgang van het prject met de stuurgrep bespreken en p basis hiervan aanpassingen den RESULTAATGEBIED 6 : Cmmunicatie en cntacten Del : Infrmeren en sensibiliseren van alle actren en regelmatig verleggen met de prjectpartners met als del een draagvlak te creëren. De prjectinhud, -aanpak en resultaten verduidelijken Vlaamse ICT-vereniging 3 ICT Prjectleider Epert

4 De betrkken stakehlders p alle niveaus p regelmatige tijdstippen infrmeren, cnsulteren en input/validatie vragen. De ndige infrmatie ter beschikking stellen, via de juiste kanalen. RESULTAATGEBIED 7 : Prject- en kennisverdracht Del : Overdragen van het prject naar de rganisatie m een succesvlle implementatie van de prjectresultaten mgelijk te maken. (Laten) pstellen van een technische handleiding en gebruikershandleiding Richtlijnen (laten) pstellen, verspreiden en telichten Een vergangsfase rganiseren Structurele maatregelen vrstellen Frmuleren van adequate adviezen vr de invering van het prject Indien de werking van het team f de rganisatie als geheel het vereist, kunnen er in verleg tijdelijk bijkmende verantwrdelijkheden tegekend wrden. 7. CONTACTEN INTERNE CONTACTEN Uitwisselen van infrmatie : Prgrammamanager, managementteam, prjectleiders, prjectmedewerkers, etc. Onderhandelen met : Business verantwrdelijken en managementleden ikv scpe, delstelling en inplaning van prjecten EXTERNE CONTACTEN Uitwisselen van infrmatie : Breed prfessineel netwerk Onderhandelen met : Leveranciers van prducten f diensten ikv uitrl van prjecten 8. FUNCTIONERINGSCRITERIA 1. 1 Gewenst minimaal pleidingsniveau (niet vereist) : Hger nderwijs van het lange type (master), bij vrkeur in een ICT-gerelateerde richting, aangevuld met pleiding in een prjectmethdlgie. 2. Ervaring en inwerkperide Vereiste ervaring (in een gelijkaardige functie/vakdmein waarvan in een relevante sectr) + inwerkperide (peride ndig m p zelfstandige wijze de functie te kunnen uitveren) In een gelijkaardige functie In een relevante sectr Inwerkperide < 3 maanden 3 m 1j Vlaamse ICT-vereniging 4 ICT Prjectleider Epert

5 1j 4j 4j 7j >7 jaar 3. Vaktechnische cmpetenties : Vaktechnisch ICT cmpetentiedmein (Dit zijn dmeinen waarbinnen vaktechnische cmpetenties zich situeren, eerder dan specifieke cmpetenties. Hierbij is k geen definitie, nch niveaubepaling. Het is eerder een verzichtelijke aanduiding in welke richting de vaktechnische cmpetenties zich meten situeren. Het fcust enkel p deze dmeinen die nntbeerlijk zijn binnen de functie, niet p alle dmeinen die nuttig zuden kunnen zijn.) Business intelligence & data management IT Strategy and Planning Business Prcess Analysis Business Prcess Imprvement Security and Risk Management Prgram and Prject Management Architecture Management Business Relatinship Management Infrastructure and Operatins Custmer Service (Help Desk) Applicatin Develpment and Management Surcing management Vendr management ICT Human Resurces ICT Finance 4. Gedragscmpetenties Verantwrdelijkheid nemen Handelen in vereenstemming met de belangen, waarden en nrmen van de rganisatie Niveau 2 Handelt in het belang van de rganisatie - Draagt actief bij aan de delen en waarden van de rganisatie - Overweegt de gevlgen van zijn vrstellen en acties vr de rganisatie - Blijft cnsequent handelen, k in lastige f nzekere situaties - Zegt wat hij det, is pen ver de dr hem gehanteerde waarden en nrmen - Wekt vertruwen in zijn bjectiviteit en integriteit Inleving Alert zijn p gevelens en beheften van anderen en daar adequaat p reageren Niveau 3 Speelt in p cmplee wensen en beheften - Speelt gepast in p impliciete en nuitgesprken gevelens van anderen - Bemerkt (nderhuidse) spanningen, weerstanden f cnflictsituaties in een grep en maakt deze bespreekbaar - Schat in cmplee situaties de verschillende belangen en geveligheden in - Hudt rekening met de (plitieke) invleden binnen een rganisatie - Velt aan wat belangrijk is vr de (plitieke) pdrachtgever en speelt daar met respect vr het algemeen belang p in Ordeelsvrming Meningen uiten en zicht hebben p de cnsequenties ervan, p basis van een afweging van relevante criteria Vlaamse ICT-vereniging 5 ICT Prjectleider Epert

6 Niveau 2 Neemt standpunten in en verziet de cnsequenties daarvan - Kmt tt een gefundeerd rdeel p basis van een brede en afgewgen analyse - Betrekt cnsequenties en mgelijke neveneffecten van standpunten in zijn verwegingen - Neemt standpunten in p basis van nvlledige maar vldende infrmatie - Neemt bij vragen f prblemen een duidelijk standpunt in - Mtiveert en beargumenteert zijn standpunt Plannen en rganiseren Op effectieve wijze delen en pririteiten bepalen en de ndige acties, tijd en middelen aangeven m deze p een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 3 Plant en rganiseert het werk dat zijn afdeling f entiteit verstijgt - Vertaalt een langetermijnplanning in fasen en/f (deel)prjecten en benemt daarbij de subdelen - Cördineert en verziet het werk van diverse nderdelen en schat in wat dit vr het ttaal betekent - Ziet te p een efficiënte en effectieve besteding van middelen - Past plannen aan wijzigende mstandigheden aan en hudt daarbij de rsprnkelijke delen vr gen - Anticipeert p ntwikkelingen die van invled zijn p de delen van de rganisatie en hudt daar in de planning rekening mee Vrtgangscntrle Bewaken van de vrtgang in tijd en van de kwaliteit van eigen prcessen f die van cllega s f medewerkers Niveau 3 Ontwikkelt systemen m de vrtgang te bewaken - Stelt prcedures p m de vrtgang van zijn taken en verantwrdelijkheden te bewaken - Stelt prcedures p m de vrtgang van gedelegeerde taken te bewaken - Definieert prcessen m anderen te checken p hun vrtgang ten aanzien van langetermijnresultaten - Definieert duidelijke criteria p basis waarvan de vrtgang en de kwaliteit van het prces berdeeld zullen wrden - Is practief in het benemen van factren die mgelijk tt risic s f vertragingen kunnen leiden en zet systemen p m dit te vermijden Delegeren Taken en verantwrdelijkheden drgeven, rekening hudend met de cmpetenties, interesses, ambitie en ntwikkeling van medewerkers. De gedelegeerde taken pvlgen Niveau 2 Delegeert ruimere taken en duidelijk afgebakende verantwrdelijkheidsdmeinen - Wijst taken en verantwrdelijkheden aan medewerkers te vlgens hun kennis, ervaring en mtivatie - Geeft duidelijk aan welke criteria en randvrwaarden van tepassing zijn p het resultaat - Maakt medewerkers mee verantwrdelijk vr het eindresultaat - Betrekt medewerkers bij vr hen nieuwe f nbekende vraagstukken, prblemen en situaties en stelt dat vr als een mgelijkheid m zich te bewijzen en te ntplien - Staat pen vr initiatieven van medewerkers Richting geven Aansturen en mtiveren van medewerkers zdat ze hun delstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zwel individueel als in teamverband Niveau 2 Geeft richting p het niveau van prcessen en structuren - Schept duidelijkheid ver de taken, rllen en verantwrdelijkheden van de verschillende teamleden en teams van de entiteit Vlaamse ICT-vereniging 6 ICT Prjectleider Epert

7 - Zrgt ervr dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet wrden met het g p de gezamenlijk te behalen delstelling - Vrziet in mgelijkheden vr cmmunicatie en verleg binnen het team en stimuleert het gebruik daarvan - Stuurt het functineren van individu en team bij, met het g p het bereiken van de delstellingen - Bewaakt prcessen en structuren en stuurt ze indien ndig bij m de efficiëntie f kwaliteit van de werking te verzekeren f te verbeteren Klantgerichtheid Wensen en beheften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de rganisatie nderkennen en er adequaat p reageren Niveau 3 Optimaliseert de dienstverlening van de rganisatie aan belanghebbenden via structurele acties - Legt vr zijn entiteit meetbare delstellingen vast p het vlak van klantgerichtheid en klanttevredenheid - Zet systemen p m een kwaliteitsvlle aanpak te garanderen - Past diensten, prcedures en structuren aan m beter aan tekmstige beheften en verwachtingen van belanghebbenden te beantwrden - Onderneemt etra acties m de relatie met belanghebbenden p te buwen en/f te bestendigen - Stimuleert en faciliteert anderen m de klantgerichtheid van hun aanpak vrtdurend in vraag te stellen en te verbeteren 5. Leidinggevende rllen Rl van leider De leider belichaamt en verkndigt helder de visie en inspireert daardr. De leider kijkt vruit en anticipeert p ntwikkelingen in de maatschappij. De leider neemt medige beslissingen in het publiek belang. Rl van manager De manager rganiseert efficiënt en effectief de middelen m de verwachte resultaten te behalen (middelen zijn.a. prcessen, structuur, budget, persneel, materiaal). De manager delegeert verantwrdelijkheden tt p het laagst mgelijke niveau waardr de autnmie van de medewerkers aangesprken wrdt. De manager berdeelt bjectief prestaties van medewerkers via een prestatiemanagementsysteem. Rl van ndernemer De ndernemer gebruikt zijn velsprieten m kansen vr de rganisatie te detecteren. De ndernemer grijpt pprtuniteiten m innvatieve plssingen vr de klant te creëren. De ndernemer neemt verantwrde risic s en gebruikt futen als leermmenten. De ndernemer stimuleert creativiteit bij de medewerkers. Rl van cach De cach begeleidt en ndersteunt medewerkers m hun ambities en passies te verbinden met de rganisatiebeheften. De cach stimuleert medewerkers m zich verder te ntwikkelen. De cach geeft feedback aan het team en het individu. Vlaamse ICT-vereniging 7 ICT Prjectleider Epert

8 Gelezen en gedgekeurd, Naam + handtekening Functiehuder Gelezen en gedgekeurd, Naam + handtekening Verantwrdelijke Gelezen en gedgekeurd, Naam + handtekening Directie Vlaamse ICT-vereniging 8 ICT Prjectleider Epert