FUNCTIEBESCHRIJVING STAFMEDEWERKER PERSONEELSZAKEN. Niveau. Plaats in het organogram. Hoofddoel van de functie. Resultaatsgebieden B1-B2-B3

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING STAFMEDEWERKER PERSONEELSZAKEN Niveau B1-B2-B3 Plaats in het rgangram De stafmedewerker persneelszaken rapprteert aan de secretaris en maakt deel uit van het managementteam. Je maakt deel uit van het team van de persneelsdienst. Hfddel van de functie De stafmedewerker persneelszaken adviseert en ndersteunt de secretaris inzake persneelsbeheer en beleid. Hij/zij cördineert tevens de werking van de persneelsdienst. Resultaatsgebieden 1. Delstellingen realiseren Als stafmedewerker ben je een sleutelfiguur m de missie, visie, waarden van het OCMW te vertalen naar de medewerkers 1. Samen met juw team zrg je ervr dat de delstellingen van het OCMW gerealiseerd wrden. Dit kan vlgende taken mvatten: Opvlgen van de strategische delstellingen Planning pmaken en pvlgen Overleg met de betrkken interne en externe diensten Beheer van middelen (materiaalbeheer, medicatiebeheer) p een ecnmisch verantwrde manier. 2. Kwaliteitsverbetering nastreven Als stafmedewerker bepaal je mee de kwaliteitsnrmen (ls van de wettelijke nrmen) en bewaak je het behalen ervan. Je streeft naar vrtdurende kwaliteitsverbetering. Dit kan vlgende taken mvatten: Uitwerken van prcedures Optimaliseren van prcessen en prcedures Waken ver de klantentevredenheid Cntinu willen verbeteren Veiligheid/ergnmie garanderen Medewerkers inlichten en bewustmaken ver de kwaliteitseisen Tezicht huden p de geleverde kwaliteit en desgewenst bijsturen 1 Medewerker wrdt ruim geïnterpreteerd en kan k niet-bezldigde medewerkers mvatten zals stagiairs en vrijwilligers.

2 3. De dienst rganiseren Als stafmedewerker rganiseer en cördineer je de werkzaamheden p juw dienst dr het efficiënt inzetten van mensen en middelen. Je geeft richting aan de manier waarp taken wrden uitgeverd zdat de vrpgestelde timing en kwaliteit van dienstverlening wrdt gehaald. Dit kan vlgende taken mvatten: Planning en/f uurrsters pmaken Werk- f taakverdeling pmaken Delegeren 4. Zrgen vr prfessinele medewerkers Je tnt je als een cach vr juw medewerkers, p wie ze mgen rekenen. Daarte infrmeer, begeleid en ndersteun je hen, zdat ze hun talenten ten vlle ntplien en maximaal inzetten. Je hebt aandacht vr juw mensen. Dit kan vlgende taken mvatten: Oplssen van prblemen met medewerkers Gedrag f talenten van mensen sturen dr het vrstellen van vrming Kansen geven aan medewerkers Richtlijnen geven en pvlgen Afhankelijk van de situatie: Pluimen geven f ter verantwrding repen Vrbeeldfunctie zijn 5. Zrgen vr een prfessineel team Als cach van juw team stimuleer je de cllegialiteit tussen de medewerkers zdat er een gede teamsfeer heerst. Je zrgt dat de randvrwaarden zals duidelijkheid en respect hiervr aanwezig zijn. Dit kan vlgende taken mvatten: Persneels- f teamvergaderingen rganiseren en leiden Vrming plannen en/f rganiseren Activiteiten buiten de werksfeer steunen 6. Mee buwen aan de ntwikkeling van de rganisatie Samen met de cllega s buw je p dynamische wijze mee aan de ntwikkeling van de rganisatie. Dit kan vlgende taken mvatten: Een bijdrage leveren m de visie-ntwikkeling mee vrm te geven. Externe cntacten nderhuden vb. regivergaderingen, leveranciers cntacteren Nieuwe initiatieven uitwerken en ten uitver brengen, rekening hudend met de bestaande middelen. Permanente pleiding en vrming Actualiteit pvlgen Cultuur creëren waarbinnen mensen meedenken met de rganisatie

3 Cmpetenties A. Kerncmpetenties Deskundigheid Men beschikt ver de gespecialiseerde kennis vr het uitefenen van de functie. De individuele inspanningen m nieuwe vaardigheden aan te leren en p de hgte te blijven van nieuwe ntwikkelingen wrden hierbij k in rekening gebracht. Dynamiek De mate waarin men zich engageert in de functie. Om te blijven vlden aan nze missie en m nze visie te verwezenlijken, meten we dynamisch zijn. Verandering is immers inherent aan het hebben van een visie. Wil je iets bereiken, dan met je er iets vr den Integriteit De mate waarin men algemeen aanvaardbare nrmen en waarden handhaaft bij de uitefening van zijn functie. Is zich ged bewust van eigen nrmen en waarden en handelt er eerlijk en cnsequent naar. Staat vr gedane tezeggingen en verplichtingen Respect De mate waarin de kandidaat respect heeft vr en zich kan inleven in de mstandigheden waarin mensen zich sms bevinden en zich kan vrstellen he ze zich daarbij velen. Hij heeft daar begrip vr en tnt dat. Verantwrdelijkheidszin Men velt zich verantwrdelijk vr het resultaat van zijn/haar werk k als meerdere mensen hierte hebben bijgedragen. Kmt afspraken na en zekt geen uitvluchten vr eigen futen. B. Generieke cmpetenties Cachen Het behalen van resultaten met medewerkers dr hen aan te sturen, verantwrdelijkheden en taken te te wijzen en p te vlgen, met aandacht vr begeleiding, persnlijke ntwikkeling en mtivatie van medewerkers. Delegeren Vertruwen tnen in de mgelijkheden van anderen en hen mtiveren dr belangrijke aspecten van de eigen verantwrdelijkheid en taken dr hen te laten verrichten. Op afstand vrtgangscntrle huden. Plannen en rganiseren De mate waarin men efficiënt pdrachten plant, rganiseert en uitvert. De mate waarin men zich kan huden aan deadlines, de dagelijkse taken nder cntrle kan huden en pririteiten naar vr kan schuiven in functie van dringende gevallen en bjectieven van de rganisatie.

4 Besluitvaardigheid Op basis van beschikbare infrmatie tijdig juiste en realistische cnclusies trekken, beslissingen nemen en deze beslissingen (laten) uitveren. Resultaatgerichtheid Handelingen en besluiten richten p het daadwerkelijk realiseren van begde resultaten ndanks prblemen, tegenslag, tegenwerking f afleiding. Ondernemen Signaleren van kansen en mgelijkheden vr bestaande en nieuwe dienstverlening, deze kansen vertalen in cncrete acties en daarbij verantwrde risic s durven nemen. Inlevingsvermgen Gedrag dat getuigt van het begrijpen van de beheften en gevelens van anderen. Zich bewust tnen van andere mensen en de mgeving en van de eigen invled hierp. Klantgerichtheid De mate waarin de medewerker pririteit geeft aan service en klanttevredenheid. Onderzeken van wensen en beheften van de cliënt/bewner en hiernaar handelen. Anticiperen p de beheften. Kwaliteitsvl werken Cntinu gericht zijn p verbetering en hiervr de ndige acties ndernemen. Hge eisen stellen aan kwaliteit van prducten en diensten en hiernaar handelen. Vrtdurend verbeteringen nastreven en brging van kwaliteit. Deze cmpetenties zijn uitgewerkt in het cmpetentiewrdenbek. C. Technische cmpetenties 1. Adviseren en Ondersteunen 1. Advies en Ondersteuning geven m.b.t. Persneelsbeleid (HRM) - Human Resurces- beleidsmateries pvlgen en implementeren (Aanwerving, Onthaal, Vrming, Waardering, Aanwezigheidsbeleid, ) - Rechtspsitieregeling pvlgen; - Arbeidsreglement pvlgen; 2. Advies en Ondersteuning geven m.b.t. Persneelsbeheer waarnder: - Bewaken van het efficiënt en deltreffend inzetten van mens en middelen - In- en uitstrm pvlgen en cördineren - Persneelsstatistieken pmaken en pvlgen; - Aanwervingen en selecties pvlgen en cördineren; - Ken- en stuurgetallen inzake HRM pvlgen; - Wetgeving m.b.t. persneelsmateries pvlgen en implementeren; 3. Een visie kunnen ntwikkelen, uitwerken en uitdragen 4. Analytisch en prjectmatig de zaken kunnen benaderen

5 2. Cördineren 1. Opvlgen van de werkzaamheden inzake persneelsadministratie- en beleid 2. Inspringen bij de persneelsadministratie indien ndig 3. Instaan vr de ntulering van de punten van de persneelsdienst 4. Instaan vr de uitvering van de genmen beslissingen inzake persneel 5. Instaan vr de cmmunicatie met de diensthfden inzake relevante infrmatie van de persneelsdienst; 3. Cmmunicatieve en relatinele vaardigheden 1. In staat zijn p een cnstructieve manier samen te werken 2. Cmmunicatieve en redactinele vaardigheden a. zrgen vr een gede interne cmmunicatie b. helder en verzichtelijk kunnen rapprteren c. dssiers nauwkeurig, gestructureerd en kernachtig kunnen pmaken en bijhuden d. brieven kernachtig, zakelijk en delgericht kunnen pstellen e. redactie in het kader van externe en interne cmmunicatie (intranet, publicaties, interne dienstnta s, enz ); 3. Sftware: tijdsregistratie, persneelsinfrmatiesysteem, ffice 4. Vervult de functie van vertruwenspersn vr het persneel 5. Discreet zijn en alle vertruwelijke situaties van medewerkers benaderen met tact, discretie en verantwrdelijkheidszin. 4. Verbetering en innvatie 1. Opvlgen van nieuwe mgelijkheden en pprtuniteiten. 2. Psitief kritisch zijn en actief meedenken p het vlak van cntinue verbetering van de rganisatie. 3. Medewerkers stimuleren in het kader van verbetering en innvatie. 5. Wetgeving / Kennis Bij aanwerving: - gede kennis van de OCMW-Wetgeving - gede kennis sciale wetgeving - kennis HRM-technieken Tijdens de uitefening van de functie: - grndige kennis van de rechtspsitieregeling - grndig inzicht verwerven in de werking van de OCMW- en gemeentelijke diensten

6 Selectieprcedure Stafmedewerker Persneelszaken Functiebeschrijving Aangepast (niet leidinggevend) Jury Frank Remy, secretaris OCMW Jhan Huybrechts, stafmedewerker OCMW Ria Eyskens, cördinatr persneelszaken Gemeente Wuustwezel Inge Peeters, Ascent Secretaris van de jury : Mnique Weygers, medewerker persneelsdienst, OCMW Planning 14/10: Publicatie: Website gemeente + Kempenklk en Brasschaatse Film. Verwijzing naar infrmatiebrchure p website. (14 dagen) 28/10: einddatum indienen CV s 30/10: Cv s zijn gescreend en kandidaten wrden uitgendigd. De uitndiging vermeldt de data van de preselectie (indien meer dan 10 kandidaten), het schriftelijk deel, de psychtechnische preven en het mndeling deel. (10 dagen) 10/11: preselectie dr Ria en Jhan (Mtivatie, Inzicht, Affiniteit Werkdmein, Verwachtingen (ln), Cmmunicatie) ca 20 / pp Resultaat: 10 best gerangschikte met min. 50% wrden uitgendigd vr schriftelijk 17/11: schriftelijk deel (lgistiek wrdt verzrgd dr Mnique en Els) 19/11: de juryleden geven tegen 12u punten dr aan M&E, zij verwerken en maken identiteit kandidaat kenbaar. Deliberatie en kandidaten uitndigen vr mndeling 23/11: mndeling Indien meer dan drie kandidaten geslaagd zijn vr de selectieprcedure, zullen alleen de eerste drie kandidaten, p basis van de punten vr het schriftelijk en het mndelinge gedeelte van het examen, de psychtechnische pref afleggen. Ingeval er maar één kandidaat geschikt bevnden werd van deze drie kandidaten, kunnen de drie vlgende geslaagde kandidaten deze psychtechnische pref afleggen. Indien van deze drie kandidaten niemand geschikt bevnden wrdt vr deze psychtechnische pref, wrden de vlgende drie kandidaten pgerepen en z verder. 1/12: psychtechnische preven dr Acent (bij Acent) Resultaat: geschikt/niet-geschikt 1