FUNCTIEFAMILIE 5.3 Projectmanagement

Transcriptie

1 Doel van de functiefamilie Leiden van projecten en/of deelprojecten de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen te garanderen. Context: In lijn met de overgekomen normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten. Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 1 / 7

2 Resultaatgebieden Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten 1. ANALYSE Analyseren van de gestelde problemen of behoeften een concreet en doelgericht projectplan te kunnen opstellen. Overleg plegen met betrokkenen Informatie verzamelen om probleem of behoefte te kunnen kaderen Uitdiepen van de vraag Detectie van klantenbehoeften 2. PROJECTDEFINITIE Definiëren en plannen van het project een duidelijke leidraad te hebben voor de uitvoering van het project. Opmaken, bespreken en laten goedkeuren van het projectplan Afspraken maken rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijdspanne en kwaliteit (ken- en stuurgetallen) De nodige middelen bepalen (budget, personeel) Een projectteam samenstellen 3. PROJECTOPVOLGING Opvolgen en eventueel mee uitvoeren van het project ervoor te zorgen dat de projectresultaten behaald worden Context: Binnen de afgesproken normen in termen van tijd, kwaliteit en kosten Tussentijds evalueren en eventueel bijsturen van de uitvoering en planning van de taken Opvolgen van budgetten, tijdslimieten, afspraken Kwaliteitsbewaking van de tussentijdse resultaten en de operationele werkzaamheden Coördineren van de werkzaamheden van de verschillende betrokken partijen Bepalen van prioriteiten Aansturen en opvolgen van externe begeleiders 4. LEIDINGGEVEN Leiden, motiveren en aansturen van projectleden een optimale inzet en bijdrage van de projectleden te bekomen. Projectvergaderingen organiseren en voorzitten Coachen en evalueren van de projectmedewerkers Bewaken van het leerproces van de projectleden Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 2 / 7

3 Resultaatgebieden Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten 5. RAPPORTEREN Rapporteren over de voortgang en de resultaten van het project de opdrachtgever op de hoogte te houden en eventuele wijzigingen in het projectplan mogelijk te maken. Verslag uitbrengen over de ontwikkeling van verschillende deelprojecten De inzet van middelen verantwoorden Voortgang van het project met de stuurgroep bespreken en op basis hiervan aanpassingen doen 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Informeren en een draagvlak te creëren. De projectinhoud, -aanpak en resultaten verduidelijken sensibiliseren van alle beschikbaar stellen op website actoren en regelmatig Beantwoorden van vragen van externen overleggen met de projectpartners Informatiesessies organiseren voor de doelgroepen, brochures opmaken, informatie 7. PROJECT- EN KENNISOVERDRACHT Overdragen van het project naar de organisatie de succesvolle implementatie van de projectresultaten mogelijk te maken. Opstellen van een technische handleiding en gebruikershandleiding Dienstnota s maken, verspreiden en toelichten Een overgangsfase organiseren Structurele maatregelen voorstellen Formuleren van adequate adviezen voor de invoering van het project Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 3 / 7

4 Indelingscriteria Vrijheidsgraad - rapporteert op korte termijn aan de opdrachtgever(bv. wekelijks) - rapporteert op regelmatige termijn (bv. maandelijks) aan de opdrachtgever - rapporteert na het afwerken van een volledig traject of een deelproject en bij fundamentele problemen - rapporteert na het afwerken van een volledig traject of een deelproject en bij fundamentele problemen - opdrachtgever is interne stuurgroep of chef - opdrachtgever is interne stuurgroep of chef - opdrachtgever is administratieve top of politieke top - opdrachtgever is politieke top Rol in projecten - leidt kleine projecten of deel van een groter project - doet naast de projectleiding delen van het project zelf (uitvoerende rol) - leidt middelgrote projecten of coördineert verschillende delen van een groot project - sterk coördinerende rol in projecten, minder uitvoerende rol - leidt grote projecten met verschillende deelprojecten - heeft coördinerende rol en zorgt voor permanente afstemming tussen de deelprojecten - leidt een programma over verschillende jaren - coördinatie en integratie van meerdere grote projecten veelal strategisch / beleid georiënteerd CRITERIA VOOR DE OMVANG VAN EEN PROJECT Indicatie: 1 à 7 5 à à totaal aantal medewerkers (inc. subprojecten, niet noodzakelijk full time, niet noodzakelijk als evaluator) Indicatie: 1 jaar 1 à 3 jaar 3 à 5 jaar 5 jaar planningshorizon Indicatie budget Subprojecten geen beperkt een aantal subprojecten een aantal subprojecten met elk de grootte en complexiteit van een groot project Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 4 / 7

5 Indelingscriteria CRITERIA VOOR DE COMPLEXITEIT VAN DE OPDRACHT Duidelijkheid van de opdracht - De projectdoelstelling is duidelijk omschreven - Het project is vrij duidelijk afgebakend - De projectdefinitie is eenvoudig af te leiden uit de doelstelling - De projectdoelstelling is duidelijk omschreven - Het project is niet duidelijk afgebakend - Veel onbekende variabelen moeten worden geanalyseerd vooraleer de projectdefinitie kan opgemaakt worden - De projectdoelstelling is in grote lijnen omschreven - Het project moet verder worden geconcretiseerd in subprojecten Aard van de opdracht operationeel project operationeel project met mogelijke beleidsaspecten - Haalbaarheidsstudies moeten worden uitgevoerd om een projectdefinitie op te maken beleidsproject Gevoeligheid van de opdracht - weinig tegengestelde belangen - problematiek is rationeel te benaderen - tegengestelde belangen komen regelmatig voor - gevoelige problematiek - tegengestelde belangen inherent aan de aard van de projecten -gevoelige problematiek Doelgroepen/betrokken actoren - Kleine, tamelijk homogene, vaak interne doelgroepen (extern is echter ook mogelijk) - Homogene groep van betrokken actoren, vaak intern - Heterogene doelgroepen intern of extern - Heterogene groep van betrokken actoren, intern of extern - Grote heterogene interne en externe doelgroepen met uiteenlopende belangen - Heterogene groep van betrokken actoren, mogelijk op hoger management / politiek niveau - Grote heterogene interne en externe doelgroepen met gevoelige materies en uiteenlopende belangen - Heterogene groep van betrokken actoren op hoger management / politiek niveau Sociale interactie De interactie met anderen is gericht op het doen begrijpen, beïnvloeden en / of ondersteunen van anderen, in het algemeen vanuit een zakelijke en rationele argumentatie De interactie met anderen is kritisch voor de functie en is gericht op het veranderen van gedrag. Het vereist het vermogen om anderen te overtuigen, te inspireren, te motiveren en het creëren van het juiste klimaat Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 5 / 7

6 Vaktechnische competenties Vakkennis Aan te vullen, specifiek voor de functies Opleidingsniveau en Master met enige Master met minstens 3 jaar Master met minstens 6 jaar Master met minstens 10 jaar gelijkwaardig door gelijkwaardig door gelijkwaardig door gelijkwaardig door Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 6 / 7

7 Competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegelmoet komen aan toekomstige uitdagingen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Voortgangscontrole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers 1 = neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk 2 = handelt in het belang van de organisatie 2 = stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen 1 = trekt logische conclusies op basis van beschikbare gegevens en formuleert een hypothese 2 = neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan 1 = werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken 3 = bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie 3 = creëert gedragen samenwerkingsverbanden en synergie over de entiteitsgrenzen heen 2 = werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit 2 = optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders 3 = vormt een geïntegreerd oordeel 3 = anticipeert via structurele maatregelen op toekomstige uitdagingen en stimuleert vernieuwing 2 = bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen 3 = ontwikkelt systemen om de voortgang te bewaken Vlaamse overheid 9apr2014 Pagina 7 / 7