FUNCTIEFAMILIE 2.3 Organisatie-ondersteunend

Transcriptie

1 Doel van de functiefamilie Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden Functionele domeinen kunnen zijn: ICT, HRM, juridische zaken, financiën en begroting, logistiek, kwaliteit, communicatie, documentatie, emancipatiezaken en diversiteit Context: Rekening houdend met het beleid, geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit, van het functioneel domein en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 1 / 9

2 Resultaatgebieden Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten 1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening 2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen Context: In overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, 3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen,, IT-programma s databanken, concepten voor financieel beheer Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 2 / 9

3 Resultaatgebieden FUNCTIEFAMILIE 2.3 Organisatie-ondersteunend Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten 4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein 5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening 7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 3 / 9

4 Resultaatgebieden FUNCTIEFAMILIE 2.3 Organisatie-ondersteunend Wat Resultaat Voorbeelden van activiteiten 8. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen Context: m.b.t. het eigen functionele domein. bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Deelnemen aan cross functionele projectgroepen Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 4 / 9

5 Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Complexiteit van de problematiek Verschillende oplossingen zijn beschikbaar. Analyse en interpretatie zijn nodig om de juiste oplossing aan de klant te bieden Oplossingen zijn slechts gedeeltelijk gekend. Oplossingen voor de problematiek vereisen maatwerk De problematiek analyseren en in de ruimere context plaatsen. Oplossingen vereisen vaak afstemming en integratie met andere vakgebieden. De problematiek analyseren en in de ruimere context plaatsen. Oplossingen vereisen vaak afstemming en integratie met andere vakgebieden. Diepte-analyse van de problemen is nodig. Innovatie is nodig voor de aanpak van nieuwe uitdagingen en opportuniteiten. Anticipatie op mogelijke valkuilen of weerstanden. Graad van autonomie Indelingscriteria Beleidsvoorbereiding Sociale interactie Wordt beoordeeld op voortgang van opdrachten Wordt beoordeeld op tussentijdse resultaten op afgesproken momenten (bij mijlpalen) Levert vanuit het vakgebied input aan het beleid voor het functioneel domein. De interactie met anderen is gericht op het doen begrijpen, beïnvloeden en /of ondersteunen van anderen, in het algemeen vanuit een zakelijke en rationele argumentatie Wordt beoordeeld op eindresultaten. Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie (RG) Wordt beoordeeld op het realiseren van ruime doelstellingen binnen een functioneel domein Vanuit ervaring mee bepalen van het beleid binnen het functioneel domein het beleid te doen aansluiten op de noden van de organisatie. (RG) De interactie met anderen is kritisch voor de functie en is gericht op het veranderen van gedrag. Het vereist het vermogen om anderen te overtuigen, te inspireren, te motiveren en het creëren van het juiste klimaat. Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 5 / 9

6 Indelingscriteria FUNCTIEFAMILIE 2.3 Organisatie-ondersteunend Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Optimalisatie van de dienstverlening Coördineren / kennisdelen Signaleert vanuit de praktijk problemen Stemt eigen werk af met collega s Neemt deel aan overleg met het oog op verbetering van de dienstverlening / werkprocessen Helpt collega s vakinhoudelijk Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is (RG) Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen (RG) Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is (RG) Denkt op strategisch niveau mee na over de dienstverlening van de entiteit Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen (RG) EN Begeleidt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden (RG) Bouwt de kennis verder uit en stelt methodes voor kennisdeling ter beschikking om de kennis te verspreiden in de organisatie (RG) Rol in projecten Neemt deel aan werkgroepen of projecten Leidt werkgroepen, kleinere projecten of delen van grote projecten Leidt grote projecten. Afstemming met topmanagement is vaak vereist Leidt grote projecten en ook programma s. waarbij de coördinatie en integratie van verschillende projecten moet gebeuren. Afstemming met topmanagement is meestal vereist Beschikbare middelen Waakt erover dat alle uitgaven binnen het bepaalde budget vallen Staat in voor de opmaak, het beheer en de opvolging van het budget, toegewezen aan het functioneel domein, het budget optimaal aan te wenden voor een kwaliteitsvolle dienstverlening (RG) Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 6 / 9

7 Vaktechnische competenties Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Vakkennis Opleidingsniveau & ervaring Goede kennis binnen één vakgebied of basiskennis van de verschillende vakgebieden binnen het hele functionele domein. professioneel gerichte Bachelor met ervaring Master Dieptekennis binnen één vakgebied of goede kennis van de verschillende vakgebieden binnen het hele functionele domein. Master met minimaal 3 jaar ervaring gelijkwaardig door ervaring Dieptekennis binnen één vakgebied of goede kennis van de verschillende vakgebieden binnen het hele functionele domein. Goede kennis van de hele organisatie en inzicht in formele en informele netwerken. Aan te vullen, specifiek voor de functies Master met minimum 6 jaar ervaring gelijkwaardig door ervaring Dieptekennis van verschillende vakgebieden binnen het eigen functionele domein en affiniteit hebben met andere functionele domeinen om het eigen domein erin te kunnen integreren. Grondige kennis van de heersende cultuur in de hele organisatie en aanverwante organisaties en inzicht in formele en informele netwerken. Master met minimum 10 jaar ervaring gelijkwaardig door ervaring gelijkwaardig door ervaring Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 7 / 9

8 Competenties Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Verantwoordelijkheid nemen Handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Oordeelsvorming Mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria 1 = Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk 1 = Ziet de essentie van het probleem 2 = Verzorgt de interactie 2 = Legt verbanden en ziet oorzaken 1 = Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese 2 = Handelt in het belang van de organisatie 2 = Stimuleert de samenwerking binnen zijn entiteit, werkgroepen of projectgroepen 3 = Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken 2 = Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan 3 = Vormt een geïntegreerd oordeel Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 8 / 9

9 Competenties Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Innoveren Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren 1 = Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) 1 = Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden 1 = Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader 2 = Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders 2 = Betrekt brede (maatschappelijke, technische) factoren bij zijn aanpak 2 = Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit 3 = Optimaliseert de dienstverlening van de organisatie aan belanghebbenden via structurele acties Vlaamse overheid 28mar2014 Pagina 9 / 9