Functiebeschrijving: Directeur audit

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Directeur audit Functiefamilie Controle en audit functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Auditcomité VDAB Auditors en administratief deskundige 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: / 2. Doel van de functie 5 auditors A1 1 administratief deskundige B1 geen Interne audit uitvoeren teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf de gepaste acties te ondernemen Leiding geven aan de dienst en de medewerkers van de dienst Context: de controle/audit gebeurt onafhankelijk volgens vastgelegde normen en procedures (vastgelegd door wet of controlerende entiteit). 3. Resultaatgebieden Resultaat Planning en voorbereiding Plannen en voorbereiden van de controle/audit teneinde er voor te zorgen dat de Voorbeelden van activiteiten Als leidinggevende: - Opstellen voorstel jaarplan en opvolging van de goedkeuring jaarplan audit 2

3 controle/audit ter plaatse efficiënt kan verlopen. - Planning, organisatie, bijsturing en opvolging van de uitvoering van het auditjaarplan, in combinatie met de ad hoc-opdrachten Als auditor: - studie van documenten, instructies, reglementeringen, veranderde wetgeving, voorgaande of gelijkaardige controles/audits, Uitvoering Ter plaatse uitvoeren van controles/audits en analyses teneinde de naleving van de geldende (*) normen (reglementeringen, wetgeving, jaarrekeningen, kwaliteitsstandaarden, ) na te gaan. (*) opgelegde normen en procedures, vastgelegd door wet of door de controlerende entiteit Rapportering Samenvatten en vastleggen van de bevindingen teneinde de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft. Opvolging Nagaan of gepast gevolg gegeven werd aan de vaststellingen in het verslag teneinde bij te dragen tot de naleving van reglementeringen, normen, - Participeren aan het project en eventueel hiervan het leiderschap opnemen - Relaties auditcomité: realiseren van de opdrachten, aanbesteding en opvolging/organisatie van de uitbestede auditonderzoeken - Organiseren en opvolgen van de correcte toepassing van de onderrichtingen. Inzonderheid bespreken en toelichten van de nieuwe onderrichtingen die van toepassing zijn op het bevoegdheidsdomein. - Oplossen van betwistingen bij de uitvoering van audits - Objectief en gestructureerd weergeven van vaststellingen ter plaatse gedaan in een verslag - Verzamelen van bijkomende informatie nuttig voor de rapportering - Communicatie, briefings en rapportering over de audit aan gedelegeerd bestuurder, directiecomité, lijnverantwoordelijken, - Adviseren van de entiteit waar een controle of audit werd uitgevoerd teneinde de vastgestelde tekortkomingen te verhelpen. - Nagaan of geformuleerde aandachtspunten werden opgenomen - Nakijken of er gevolg werd gegeven aan proces verbaal/administratieve rechtshandeling/sanctie/opgelegde maatregel, - Bijkomende voorwaarden opnieuw inspecteren - Sensibiliseren van de belanghebbenden m.b.t. de naleving van de normen Als leidinggevende: - Opvolging van de hoofdauditors (projectmatig), bijstelling van de activiteiten Administratief beheer Zorgen voor het administratief beheer van het eigen dossier volgens de afspraken binnen de entiteit teneinde alle relevante gegevens i.v.m. de controle/audit samen te hebben en informatie hierover snel te kunnen vinden. - Bijhouden van organisatie-evoluties, de beleidsbeslissingen - Beheren van auditdocumenten, effectief en efficiënt zoeksysteem, opvolgen van het systeem voor updating van de gegevens - Statistieken opmaken 3

4 Communicatie en contacten Communiceren en informeren over de geldende normen, procedures, methodologie, aanpak teneinde er voor te zorgen dat alle actoren correct geïnformeerd zijn en gestimuleerd worden de normen na te leven. Overleg Samenwerken en overleggen met diverse collega s teneinde een uniforme aanpak van het controle-of auditproces te garanderen Kennis m.b.t het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Beleidsadvies Denkt mee aan langetermijnbeleidsvoorstellen, rekening houdend met trends, teneinde er voor te zorgen dat het beleid voldoende input heeft vanuit de realiteit Optimalisatie van de werking Organiseert overleg en introduceert verbeteringen van het controle- of auditproces, teneinde ervoor te zorgen dat de aanpak steeds zo efficiënt en actueel mogelijk is. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen - Promoten van het imago van de auditdienst - Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante algemene VDAB informatie naar de medewerkers van de dienst, afdeling of de provincie die betrokken zijn in het auditproces - Contacten onderhouden met belanghebbenden, administraties, het werkveld, openbare besturen e.a. met het oog op informatie-uitwisseling - Voorlichtingsvergaderingen organiseren en algemene communicaties geven over de materie aan betrokkenen - Tijdig doorgeven van relevante informatie aan collega s - Intern bespreken van problemen en opportuniteiten (van de te controleren dienst) om een zo goed mogelijke oplossing te vinden - Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken - Lezen van vakliteratuur en deelnemen aan cursussen - Activiteiten bijwonen om voeling met de sector te houden - Zich op de hoogte houden en ontwikkelen van expertise op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk - Studiewerk verrichten om de recentste evoluties op het werkveld en de werkmethoden te kennen - Formuleren van beleidsadviezen over efficiëntie- en effectiviteitsverbetering van de organisatie - Streven naar een uniforme aanpak - Afspraken over vorm en inhoud van de verslaggeving maken - Coördinatie, beslissing i.v.m. de in te zetten middelen (o.m. tijdsbesteding van het personeel) voor de uitvoering van de audits - Bewaking van de correcte gedragslijn en de werkmethodes van de 4

5 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Assertiviteit Oordeelsvorming Analyseren Klantgerichtheid Plannen en organiseren Richting geven Coachen 4.2. Vaktechnische competenties auditmedewerkers - Activiteiten voor de ontwikkeling van medewerkers Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Niveau 3 Reageert gevat in emotionele of kritieke situaties Niveau 3 Vormt een geïntegreerd oordeel Niveau 3 Maakt verhelderende analyses van complexe vraagstukken Niveau 2 Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Niveau 2 Coördineert het eigen werk en dat van anderen Niveau 2 Geeft richting op het niveau van processen en structuren Niveau 2 - Ondersteunt anderen bij de ontwikkeling van vaardigheden en gewenst gedrag Werking van VDAB Strategie en aanpak van de VDAB Dienstenaanbod van VDAB Geldende onderrichtingen, wetgeving en interne procedures Beleidsdocumenten VDAB Managementtechnieken 5. Andere functierelevante informatie 5