Functiebeschrijving: Coördinator Management Ondersteuning Management Assistent Afdelingshoofd

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Coördinator Management Ondersteuning Management Assistent Afdelingshoofd (Afdeling Toezicht en Handhaving, Team Managementondersteuning) Functiefamilie administratief ondersteunende functies - niveau 4 Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Marc Willems Naam functiehouder Datum + Handtekening VACANT

2 1. Context van de functie 1.1. Departement Werk en Sociale Economie Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : Afdeling Toezicht en Handhaving De functie van coördinator Pool Secretariaat en Administratieve ondersteuning/ Management Assistent Afdelingshoofd situeert zich binnen de afdeling Toezicht en Handhaving, meer specifiek binnen het team managementondersteuning. 2

3 1.3. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Als Management Assistent aan het afdelingshoofd van de afdeling Toezicht en Handhaving Als Coördinator van het team managementondersteuning van de Afdeling Toezicht en Handhaving, aan de diensthoofden van de operationele inspectiediensten. De medewerkers van het team Managementondersteuning van de Afdeling Toezicht en Handhaving - de administratief ondersteuners - de dossier- en gegevensbeheerders 3

4 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2 administratief ondersteuners (niv D,C) 1 dossier- en gegevensbeheerder (niv B) nvt nvt 2. Doel van de functie Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan het afdelingshoofd Toezicht en handhaving en/of aan één of meer personen binnen de afdeling waartoe het team managementondersteuning behoort teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3. Resultaatgebieden Informatieverzameling en -verwerking Resultaat Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Informatie verstrekken (teams, staf, briefing) - Adviseren en bijstaan van het afdelingshoofd - Bijwonen / voorzitten van werkgroepen, vergaderingen, o.a. teamvergadering administratie, staf afdeling, teamvergaderingen buitendiensten, vergaderingen projectgroepen op afdelingsniveau, designteam managementassistenten, - Informatie verzamelen en uitwisselen met collega s en medewerkers, o.m. relevante informatie en genomen beslissingen binnen de hierboven genoemde overlegorganen, info met betrekking tot personeels- en infrastructuuraangelegenheden, info uitgaande van andere departementen / agentschappen, relevante info met betrekking tot HRM (persoonlijke ontwikkeling en vorming), - Contacten met de regio s / inspecteurs onderhouden door deelname aan regionale teamvergaderingen - Verzorgen van goede schriftelijke en mondelinge communicatie. Informatiebeheer - Coördineren van aanvragen materiaal, bijvoorbeeld werk- en 4

5 Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. beschermkledij voor inspecteurs, GSM, IT materiaal, bureauticamateriaal, drukwerk, ticket-on-line, postzegels, - Coördinatie opvolging en controleren van leveringen, bijvoorbeeld werken beschermkledij voor inspecteurs, GSM, IT materiaal, bureauticamateriaal, drukwerk, ticket-on-line, postzegels, catering, - Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is - Administratieve ondersteuning en dossierbeheer via GINA - Registreren van documenten en dossiers - Inspringen in piektijden - Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen - Instaan voor en organisatie van het secretariaat van de afdeling - Opmaken van lay-out en typedocumenten - Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening, zoals: overzichten van geregistreerde dossiers, werkzaamheden in het kader van dossierbeheer, notulen van werk- en overlegvergaderingen, rapporteringsdocumenten, bestellingen materiaal, telefonische dienstverlening, opgedragen taken in het kader van personeelsdossiers (verloven, onkostenstaten) - Regelmatig controleren van de prestaties van het team, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen - termijnbewaking - Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten, bijvoorbeeld bij bemerkingen inzake klantgerichtheid en kwaliteit van de dienstverlening (correctheid volledigheid dossiers - timing) vanwege teamleden, externe klanten, MOD,... - Bewaken van gelijkvormige uitvoering - Kwaliteitszorg - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan afdelingshoofd - Mee opvolgen en realiseren vormingsplan van de afdeling - Taken met betrekking tot personeelsaangelegenheden, o.m. wervingen, contacten MOD, Jobpunt, - Managementondersteunende taken in kader van doelstellingen, 5

6 strategisch plan, organisatie van de afdeling (opvolging afspraken en rapportering. - Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van het afdelingshoofd Toezicht en Handhaving of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan, coördineert het MA-overleg, om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, - Briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden - Opvolgen van correspondentie in PC systeem - Ontvangen en begeleiden van bezoekers of van deelnemers aan vergaderingen - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie (ook van anderstaligen) - Uitdelen en verspreiden informatiepakketten - Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (ook van anderstaligen - Afspraken maken - Signaleren of herinneren aan afspraken - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden te verwittigen, - Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en meeting, zowel intern als met externen - Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten - Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers - Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing - Toewijzen van taken - Administreren en registreren van werkuren, afwezigheden, verloven, - Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen - Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten - Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers - Organiseren van on-the-job training - Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren 6

7 Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. - Begeleiden en coachen van medewerkers - Coördineren van het overleg met de MA - Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker - Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden - Organiseren van on-the-job training en stimuleren van deelname aan interne en externe opleidingen - - Up to date houden van de eigen kennis en actief kennisdelen (individueel, in team of via kennisdelingsmomenten) - Kennisdelingsmomenten MA s vlaamse overheid 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Communiceren niveau 2 Plannen en organiseren niveau 2 Initiatief niveau 1 Samenwerken niveau Vaktechnische competenties Ervaring Minstens 6 jaar ervaring in een gelijkaardige functie binnen de Vlaamse Overheid Kennis van Sharepoint of op korte termijn de toepassing eigen maken Kennis van GINA, elektronisch inspectiedossier Grondige kennis van bureautica-toepassingen (Word, Excel, Outlook, internet,.) Administratief-organisatorische vaardigheden Passieve en actieve kennis van het Frans en Engels is een pluspunt Ervaring inzake coaching en leiding geven aan team Blijk geven van organisatietalent Opleiding Ploeg (Evaluaties-planningen van team managementondersteuning) 7

8 5. Andere functierelevante informatie 8