Selectiereglement dossierbeheerder personeel

Transcriptie

1 1. Functiebeschrijving De dossierbeheerder maakt deel uit van de afdeling Personeel & Organisatie en werkt voor het personeelsbeheer en de loonadministratie nauw samen met de verantwoordelijke personeelsadministratie. De dossierbeheerder staat in voor het opvolgen en administratief afwerken van diverse loopbaanincidenten van een medewerker, zoals onder meer aan- en afwezigheden, verloven, aanwervingen, pensioenen, opleidingen, De dossierbeheerder heeft een degelijke kennis van de van toepassing zijnde wetten en reglementering. 1.1 Doel van de functie Inhoudelijke en administratieve ondersteuning bieden binnen één of meerdere specifieke kennisof expertisedomeinen, rekening houdend met wet- en regelgeving, teneinde een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. 1.2 Situering in de organisatie De dossierbeheerder werkt binnen een afdeling of dienst van het Havenbedrijf en rapporteert aan de leidinggevende. 1.3 Hoofdtaken en verantwoordelijkheden A. Dossierbeheer - Verantwoordelijkheid over een aantal dossiers, naargelang de toegewezen specialiteit - Inhoudelijk en administratief opvolgen en controleren van de verschillende dossierelementen - Analyseren en vervolledigen van (delen van) dossiers - Kennis inzake de relevante wet- en regelgeving gericht toepassen en conclusies trekken i.v.m. de te nemen stappen - Voortgang opvolgen en kwaliteit bewaken - Tijdig en correct rapporteren - Interne en externe contacten leggen in functie van een effectief en efficiënt dossierbeheer - Algemeen administratieve taken inherent aan dossierbeheer (brieven, klassement, verslagen, ) - Actief participeren aan interne overlegmomenten B. Expertise verder uitbouwen en ter beschikking stellen van anderen - Wet- en regelgeving en vakliteratuur opvolgen - Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring - Aanspreekpunt voor de toegewezen dossiers p.1/5

2 1.4 Kerncompetenties - Reflecterend vooruitgaan Vanuit een positieve houding kritisch staan ten opzichte van het eigen functioneren en de werking van de organisatie teneinde deze te optimaliseren. Actief meewerken aan het verbeteren van de werking van de entiteit. - Organisatiebetrokkenheid Zich identificeren met de collega s en met het Havenbedrijf als organisatie en als werkgever. Afstemmen van het eigen handelen op de prioriteiten en doelstellingen van het Havenbedrijf om zo op een constructieve wijze bij te dragen aan de realisatie van deze doelstellingen. Werkt actief mee, levert inspanningen om de waarden en doelstellingen van het Havenbedrijf Gent te realiseren. - Het werk organiseren Uit eigen beweging zaken aanpakken volgens een efficiënte en doelmatige werkmethode. Werkt zelfstandig, pakt de eigen taken op een gestructureerde manier aan en neemt volle verantwoordelijkheid op voor de eigen taken. - Servicegericht handelen Met het oog op het bereiken van de doelstellingen van het Havenbedrijf Gent, de eigen acties afstemmen op de gevoelens, behoeften en wensen van interne en externe klanten, ook wanneer die niet rechtstreeks geuit worden. Werkt samen met de klant. 1.5 Generieke competenties volgens functiefamilie - Zelfontplooiing - Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - Samenwerken - Analyse - Flexibiliteit - Zorgvuldigheid - Voortgangscontrole - Resultaatgerichtheid p.2/5

3 1.6 Vaktechnische kennis en vaardigheden - Goede kennis van het werkveld en de relevante wet- en regelgeving (naargelang de toegewezen specialiteit) - Gevorderde kennis MS Office - Talenkennis (Frans, Engels) 1.7 Andere vereisten - Bereid zijn om indien nodig te werken buiten de geldende dienstregeling verloond conform de vigerende reglementering. - Bereid zijn tot het volgen van een doorgedreven opleiding inzake het kennis- en expertisedomein waarbinnen hoofdzakelijk werkzaam. 1.8 Weddeschaal B Voorwaarden Voorwaarden voor externe kandidaten, bij kandidaatstelling: Onderdaan zijn van één der lidstaten van de EER of Zwitserse Bondstaat In het bezit zijn van een professionele bachelor (hoger onderwijs korte type) en relevante werkervaring hebben. Voorwaarden voor externe kandidaten, bij aanstelling of benoeming: Het vooropgestelde niveau in de selectieprocedure behalen en in de volledige procedure slagen Medisch geschikt zijn voor de normale uitoefening van de beoogde functie Voorwaarden voor interne kandidaten, bij kandidaatstelling: Aangesteld of benoemd zijn door het Havenbedrijf Gent Voorwaarden voor interne kandidaten, bij aanstelling of benoeming: Het vooropgestelde niveau in de selectieprocedure behalen en in de volledige procedure slagen. p.3/5

4 3. Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit cv-selectie, een assessment en een interview. Cv-selectie De cv s worden beoordeeld op hun geldigheid op basis van de gestelde voorwaarden. Enkel de geldige kandidaturen kunnen deelnemen aan de verdere procedure. Assessment Het assessmentgedeelte screent de capaciteiten, persoonlijkheid, motivatie etc. aan de hand van assessmentoefeningen en een gedragsgericht interview. Dit onderdeel resulteert in een beoordeling 'zeer geschikt', 'geschikt' of 'niet geschikt'. Een kwalificatie 'niet geschikt' betekent het einde van de procedure voor de kandidaat. Interview De geslaagde kandidaten van het assessment worden voor een interview uitgenodigd. Tijdens dit gesprek wordt ingegaan op motivatie, ervaring en competenties. Een vergelijkende rangschikking wordt opgemaakt op basis van de resultaten van het interview. Men dient minstens 60% te behalen om geslaagd te zijn. Een werfreserve wordt opgesteld met de geslaagde kandidaten met een geldigheid van 3 jaar. 4. Salaris Naargelang uw relevante anciënniteit situeert uw bruto maandloon zich tussen en (index jan 2013). Verder geniet u onder meer van maaltijdcheques t.w.v. 7 per gewerkte dag, volledige dertiende maand, groeps- en hospitalisatieverzekering en een aanvullende ziekteverzekering. 5. Openbaarheid van bestuur Gelet op de wet van 11 april 1994 betreffende de openbaarheid van bestuur kunnen de kandidaten feedback vragen m.b.t. hun resultaat. p.4/5

5 6. Inschrijving uiterlijk op 19 mei 2014 Ga naar en ga naar de vacature via de knop bekijk onze jobs. Op de vacaturepagina klikt u rechts onderin op solliciteer nu en vult u het standaard-cv in. Indien u zich voor de eerste keer aanmeldt, dient u zich eerst te registeren. Uw kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als u tijdig solliciteert via het online standaard-cv op Uiterste inschrijvingsdatum is 19 mei Indien uw kandidatuur wordt weerhouden, zult u uitgenodigd worden voor het vervolg van de procedure. 7. Contactpersoon Inhoudelijke & procedurele info: Evelien Meirlaen, HR Manager Havenbedrijf Gent John Kennedylaan 32 B-9042 Gent tel.: + 32 (9) fax: + 32 (9) [email protected] p.5/5