Voltijds deskundige (m/v) secretariaat

Transcriptie

1 De gemeente Kapellen is een dynamische gemeente van ca inwoners, gelegen midden in het groen. Kapellen beschikt over heel wat troeven, zowel op sportief, cultureel als sociaal vlak. Voor de verdere ontwikkeling van de organisatie zijn wij op zoek naar een: Voltijds deskundige (m/v) secretariaat statutaire aanstelling (niveau B1-B3) 38 uren prestaties per week Functie: De deskundige secretariaat werkt op de dienst secretariaat en werkt nauw samen met de administratieve medewerkers van de dienst. Hij/zij rapporteert aan de beleidscoördinator interne zaken. De deskundige is verantwoordelijk voor het administratief voorbereiden en verwerken van de beslissingen van de beleidsorganen (College van Burgemeester en Schepenen, Gemeenteraad, adviesraden, ). Hij/zij staat in voor de administratieve en praktische ondersteuning van de beleidscoördinator interne zaken en de gemeentesecretaris in functie van een zo optimaal mogelijk besluitvormingsproces en een efficiënte en effectieve werking van de gemeentelijke diensten. Profiel: In het bezit zijn van een bachelordiploma of gelijkwaardig. Beschikken over volgende competenties: klantgerichtheid, samenwerken, adviseren, probleemoplossend vermogen, initiatief en pro-activiteit, stressbestendigheid, flexibiliteit, communicatief vermogen, integriteit Vaktechnische kennis en vaardigheden: degelijke algemene kennis en inzicht in de werking van de gemeentelijke diensten, basiskennis van administratief recht en het gemeentedecreet en administratieve vaardigheden Selectieprocedure: De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een mondeling gedeelte en een assessment. Enkel de beste 10 geslaagden van het schriftelijke gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte. Ons aanbod voor deze functie Een aangename werkomgeving en interessante vakantieregeling Glijdende werktijden Aansluiting hospitalisatieverzekering Maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling openbaar vervoer woon- werk Brutoloon van ten minste 2342 euro (zonder ervaring) Relevante privé- jaren kunnen in aanmerking genomen worden voor uw loonberekening Solliciteren voor deze functie Kandidaturen (inschrijvingsformulier, cv en kopie van het gevraagde diploma) moeten uiterlijk op dinsdag 1 september 2015 ingediend worden. Dit kan via ons e-loket (vacature deskundige Secretariaat (m/v)) op onze website:

2 PERSONEELSDIENST ADMINISTRATIEF CENTRUM ANTWERPSESTEENWEG KAPELLEN FUNCTIE: VOLTIJDS STATUTAIR DESKUNDIGE SECRETARIAAT (38/38) NIVEAU B1 B3 INHOUD: 1. ALGEMENE AANWERVINGSVOORWAARDEN 2. BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN 3. FUNCTIEBESCHRIJVING 4. EXAMENPROGRAMMA 5. HOE SOLLICITEREN?

3 1. ALGEMENE AANWERVINGSVOORWAARDEN De algemene aanwervingsvoorwaarden zijn opgenomen in de rechtspositieregeling van toepassing op het gemeentepersoneel. Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1. Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, dan mag de kandidaat een schriftelijke toelichting voorleggen. Uittreksel voor te leggen op het moment van indiensttreding. 2. a. Voor een statutaire functie: Belg zijn als de uit te oefenen functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur, of in de andere gevallen, Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse bondstaat; b. Voor een contractuele functie: Belg zijn als de uit te oefenen functie een rechtstreekse of onrechtstreekse deelname aan de uitoefening van het openbaar gezag inhoudt of werkzaamheden omvat die strekken tot de bescherming van de belangen van het bestuur, of in de andere gevallen, is er geen nationaliteitsvereiste; 3. De burgerlijke en politieke rechten genieten. 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Taalkennis: Om in aanmerking te komen voor de aanwerving, moeten de kandidaten: 1. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2. Slagen voor de selectieprocedure.

4 Diplomavereiste: In het bezit zijn van een bachelordiploma of gelijkwaardig.

5 2. BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN De bijzondere aanwervingsvoorwaarden zijn opgenomen in de rechtspositieregeling van toepassing op het gemeentepersoneel. Voor deze functie zijn er geen bijzondere aanwervingsvoorwaarden van toepassing.

6 3. FUNCTIEBESCHRIJVING Salarisschaal: niveau B, salarisschaal B1-B3 Dienst/Cluster: dienst sceretariaat, cluster Interne Zaken Plaats in het organogram: De deskundige secretariaat werkt op de dienst secretariaat en werkt nauw samen met de administratieve medewerkers van de dienst secretariaat. Hij/zij rapporteert aan de beleidscoördinator interne zaken. Hoofddoel functie: Het administratief voorbereiden en verwerken van de beslissingen van de beleidsorganen (College van Burgemeester en Schepenen, Gemeenteraad, adviesraden, ) en bieden van administratieve en praktische ondersteuning aan beleidscoördinator interne zaken en gemeentesecretaris in functie van een zo optimaal mogelijk besluitvormingsproces en een efficiënte en effectieve werking van de gemeentelijke diensten. Functie-inhoud: Inhoud van de functie: De deskundige secretariaat staat onder meer in voor : Voorbereiden en verwerken van beslissingen van de beleidsorganen (College van Burgemeester en Schepenen, Gemeenteraad, ) met als doel de kwaliteit van het besluitvormingsproces binnen de gemeente te ondersteunen. Dit omvat onder andere volgende taken: - Voorbereiden, opmaken en verwerken van allerlei documenten die deel uitmaken van het besluitvormingsproces - Ondersteunen van de diensten bij de opmaak van dossiers en ontwerpbesluiten - Opvolgen van wetgeving - Administratief ondersteunen van de communicatie voor, tijdens en na de besluitvorming - Opstellen van brieven, nota s, documenten in uitvoering van de beleidsbeslissingen het coördineren van projecten, producten en dossiers van de dienst secretariaat. Dit omvat onder andere volgende taken: - Inwinnen van informatie - Opmaken van planningen/draaiboeken en initiëren en opvolgen van samenwerking met anderen - Bewaken van de voortgang van dossiers, projecten, producten

7 - Bepalen van de prioriteiten en opvolgen van de werklast van de dienst, in nauw overleg met de administratieve medewerkers Instaan voor een optimale informatiedoorstroming teneinde een volwaardige ondersteunende dienst te vormen voor de hele organisatie: - Een toegankelijk aanspreekpunt vormen voor alle andere diensten - Helpen op begeleiden van collega s van de eigen dienst of andere diensten - Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven Initiëren, ontwikkelen en onderhouden van samenwerkingsverbanden met interne en externe partners zoals OCMW-diensten, politiediensten, brandweer, adviesraden, andere overheden, Ondersteuning van de beleidscoördinator interne zaken bij de nood- en interventieplanning binnen de organisatie in functie van een optimaal veiligheidsbeleid: - Opvolgen en toepassen van de regelgeving terzake - Administratief ondersteunen van de veiligheidscel en bij crisissituaties Administratieve ondersteuning van de gemeentesecretaris en beleidscoördinator Interne Zaken. Beheer en opvolging van het klassement Opvolgen van budgetten en opmaken van begrotingsvoorstellen Functie-eisen: Specifieke vaktechnische competenties: Degelijke algemene kennis en inzicht in de werking van de gemeentelijke diensten Basiskennis van administratief recht en het gemeentedecreet Administratieve vaardigheden Persoonlijke competenties: Klantgerichtheid: pro-actief inspelen op noden en vragen van bestuur, klanten, andere diensten en diensthoofden Samenwerken: een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van de dienst, alsook dienstoverschrijdend Adviseren: gericht advies geven aan anderen binnen en buiten de gemeente, vertrouwensrelatie met anderen uitbouwen op basis van eigen geloofwaardigheid en expertise Probleemoplossend vermogen: zelfstandig kunnen analyseren, oplossen en formuleren van voorstellen n.a.v. problemen die betrekking hebben op het vakgebied

8 Initiatief en pro-activiteit: kansen zien en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen. Anticiperen op toekomstige problemen Stressbestendig en flexibel zijn: omgaan met crisissituaties, snel kunnen wisselen tussen verschillende taken Communicatief vermogen: zowel verbaal als non-verbaal zich vlot en genuanceerd kunnen uitdrukken; informatie op een correcte, tactvolle en begrijpelijke manier overbrengen Integriteit: Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie, inschatten van de grens tussen openbaarheid van bestuur en vertrouwelijkheid van gegevens

9 4. EXAMENPROGRAMMA De selectieprocedure bestaat uit: - een schriftelijk gedeelte - een mondeling gedeelte - een assessment De beschreven competenties in de functiebeschrijving zullen hierin getoetst worden. De kandidaten dienen ten minste 50% te behalen op elk gedeelte afzonderlijk en ten minste 60% op het totaal om te slagen. Enkel de beste 10 geslaagden van het schriftelijke gedeelte gaan door naar het mondeling gedeelte.

10 5. HOE SOLLICITEREN? Gelieve het inschrijvingsformulier via het e-loket samen met uw CV en een kopie van het gevraagde diploma aan ons te bezorgen: Het inschrijvingsformulier kan u terugvinden via volgende link: Uw kandidatuur kan alleen aanvaard worden indien deze volledig is (inschrijvingsformulier, CV en kopie van het gevraagde diploma). Uw kandidatuur dient ten laatste op dinsdag 1 september 2015 verstuurd te worden. Laattijdig of onvolledig ingediende kandidaturen worden niet aanvaard. Iedere kandidaat krijgt een ontvangstmelding van zijn kandidatuur.