Diensthoofd interne werking en burgerzaken (B1-B3)

Transcriptie

1 Diensthoofd interne werking en burgerzaken (B1-B3) A. Algemene toelatingsvoorwaarden een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert de burgerlijke en politieke rechten genieten medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk bij een statutaire aanwerving: burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat bij een contractuele aanwerving: geen nationaliteitsvereiste (wel legaal in België verblijven en tot de arbeidsmarkt zijn toegelaten) B. Algemene en specifieke aanwervingsvoorwaarden houder zijn van een diploma dat minstens toegang geeft tot een functie van niveau B (een bachelordiploma of een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld onderwijs) in het bezit zijn van een geldig rijbewijs van minstens categorie B voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 slagen voor de selectieprocedure C. Kandidatuurstelling Stuur ten laatste op 25 februari 2013 (poststempel geldt als bewijs) uw kandidatuur met cv en kopie van uw diploma en rijbewijs aan het college van burgemeester en schepenen, Harelbekestraat 27, 8540 Deerlijk. D. Selectieprocedure (selectietechnieken en verloop) 1. schriftelijk gedeelte: 65 punten a) 40 punten: gevalstudie die verband houdt met de functie en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd proef waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een of meerdere sta(a)l(en) van het uitvoerend werk dat in de beoogde functie aan bod komt b) 25 punten: kennis van de werking van een gemeentebestuur grondige kennis van de regelgeving die tijdens de uitoefening van de beoogde functie aan bod komt De kandidaten zullen een gedetailleerde lijst ontvangen van de regelgeving waarover ondervraagd zal worden.

2 2. assessment center (competentiegerichte tests en persoonlijkheidsonderzoek): gunstig scoren 3. mondeling gedeelte: 35 punten Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie evenals van zijn motivatie en interesse voor het werkterrein. E. Timing De selectieprocedure zal ongeveer 3 maanden in beslag nemen. Deze vooropgezette timing is niet bindend en er kan van worden afgeweken naargelang de omstandigheden en het aantal kandidaten. F. Beoordeling Bij elk selectiegedeelte, per onderdeel en/of subonderdeel is het behalen van minstens 50% of gunstig scoren, in het geval de resultaten van een selectietechniek niet weergegeven worden in punten, een voorwaarde om door te gaan naar het volgende gedeelte. Om als geslaagd te worden beschouwd moet de kandidaat 60% van de totaliteit van de punten behalen op het schriftelijk en mondeling gedeelte samen en gunstig scoren voor het assessment center. De selectieprocedure resulteert in een lijst van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. G. Selectiecommissie 3 ervaringsdeskundigen met een kwalificatie minstens gelijkgesteld aan niveau A (schriftelijk en mondeling gedeelte) 1 selectiedeskundige van een selectiebureau met een kwalificatie van niveau A (assessment center en mondeling gedeelte) H. Selectiecriteria vereiste vaardigheden: goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden software) goede managementvaardigheden: coachende leiderschapsstijl, conflictbeheersing en delegatie beschikken over vlotte communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken prioriteiten kunnen leggen vlot kunnen samenwerken kennis: inzicht in werking met informatica grondige kennis van de regelgeving gerelateerd aan de diensten interne werking (secretariaat en personeelszaken) en burgerzaken

3 grondige kennis van en inzicht in de werking van de gemeentelijke structuren en dienstverlening grondige administratieve kennis gerelateerd aan de diensten interne werking en burgerzaken attitude: grote interesse in en voeling met het gemeentelijk gebeuren in het algemeen en de diensten interne werking en burgerzaken in het bijzonder klantvriendelijk professionaliteit met zeer grote zin voor verantwoordelijkheid flexibel zijn leergierig zijn creatief zijn analytisch/probleemoplossend denken voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren van de diensten interne werking en burgerzaken ondernemend zijn/initiatief nemen discreet zowel zelfstandig als in team kunnen werken kwaliteit nastreven FUNCTIEBESCHRIJVING 1. Functienaam Diensthoofd interne werking en burgerzaken (B1-B3) 2. Relaties Intern (o.m.): Gemeentesecretaris (rapporteren) Beleidsmedewerker (rapporteren) Financieel beheerder Bevoegde schepen(en) (informeren) Burgemeester (informeren) Extern (o.m.): Andere gemeentelijke diensten Hogere overheid Intercommunales Burgers Instellingen die zich bezighouden met de gemeentelijke problematiek

4 3. Basisdoelstellingen Het diensthoofd interne werking en burgerzaken is onder leiding van de gemeentesecretaris en de beleidsmedewerker verantwoordelijk voor de werking en het uitbouwen van de diensten interne werking (personeel en secretariaat) en burgerzaken. 4. Verantwoordelijkheden en taken 4.1. Verantwoordelijkheid: leiding en supervisie van de diensten interne werking en burgerzaken Coördineren van de verschillende taken Opvolging uitgevoerde taken Motiveren van de medewerkers Begeleiden van de medewerkers Opmaak planning Opvolging dossier-flow Medewerker in eigen dienst 4.2. Verantwoordelijkheid: voorbereiden, opvolgen, uitvoeren en adviseren m.b.t. dossiers gerelateerd aan de diensten interne werking en burgerzaken Opvolgen wetgeving Adviseren college van burgemeester en schepenen en gemeenteraad College van burgemeester en schepenen en gemeenteraad: ontwerpbeslissingen en opmaak dossiers Syndicaal overleg (inclusief bijwonen van de vergaderingen) 4.3. Verantwoordelijkheid: aanreiken en uitwerken van nieuwe concepten gerelateerd aan de diensten interne werking en burgerzaken Aanreiken Uitwerken Implementeren Opvolgen Evalueren 4.4. Verantwoordelijkheid: planning, voorbereiding, organisatie en controle budget gerelateerd aan de diensten interne werking en burgerzaken Controleert en waakt over de budgetten van de diensten Interne Werking en Burgerzaken

5 4.5. Verantwoordelijkheid: algemeen beleidsplan Uitvoeren, opvolgen en evalueren van de in het algemeen beleidsplan vervatte principes gerelateerd aan de diensten interne werking en burgerzaken 4.6. Verantwoordelijkheid: taken opgelegd door hogere overheden Meewerken aan de uitvoering van doelstellingen geformuleerd door hogere overheden 4.7. Verantwoordelijkheid: rapportering en informatiedoorstroming Verslaggeving over stand van dossiers Rapportering aan leidinggevenden Medewerkers informeren over beleidsbeslissingen Relevante informatie meedelen aan medewerkers Wensen van burgers kenbaar maken Overleg met en advies aan gemeentesecretaris en/of beleidsmedewerker inzake de leiding, coördinatie en evaluatie binnen de dienst 4.8. Verantwoordelijkheid: integrale kwaliteitszorg (IKZ) Taken (o.m.) Responsabilisering bij het uitvoeren van de eigen taak en taakinhoud waarbij IKZ zowel middel als doel is 4.9. Verantwoordelijkheid: a) persoonlijke vorming Continue bijscholing door o.m. bijhouden van de actuele wetgeving Opvolgen vakliteratuur Bijwonen studiedagen en initiatief nemen voor het volgen ervan b) vorming personeel Opzoeken en inventariseren vormingsaanbod De functiebeschrijving is niet limitatief in die zin dat bepaalde nieuwe taken kunnen worden toevertrouwd nadat de nodige vorming is aangereikt.

6 5. Dimensies Dienst interne werking Dienst burgerzaken 4 functie-eenheden 3 functie-eenheden 6. Verruimende vermelding Is bereid om in samenspraak met de gemeentesecretaris ook andere taken op zich te nemen. 7. Profiel 7.1. Vaardigheden Goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden software) Goede managementvaardigheden: coachende leiderschapsstijl, conflictbeheersing en delegatie Beschikken over vlotte communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) Zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken Prioriteiten kunnen leggen Vlot kunnen samenwerken 7.2. Kennis Inzicht in werking met informatica Grondige kennis van de regelgeving gerelateerd aan de dienst Grondige kennis van en inzicht in de werking van de gemeentelijke structuren en dienstverlening Grondige administratieve kennis gerelateerd aan de dienst 7.3. Attitude Grote interesse in en voeling met het gemeentelijk gebeuren in het algemeen en de diensten interne werking en burgerzaken in het bijzonder Klantvriendelijk Professionaliteit met zeer grote zin voor verantwoordelijkheid Flexibel zijn Leergierig zijn Creatief zijn Analytisch/probleemoplossend denken Voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren van de diensten interne werking en burgerzaken Ondernemend zijn/initiatief nemen Discreet Zowel zelfstandig als in team kunnen werken Kwaliteit nastreven