ASSISTENT (niveau C)

Transcriptie

1 ASSISTENT (niveau C) SELECTIEDIENST FOD JUSTITIE DG RECHTERLIJKE ORGANISTATIE Jobinhoud Profiel Werkgever Aanbod Deelnemingsvoorwaarden Solliciteren Kandidaten met een handicap Selectieprocedure Lijst van geslaagden Contactgegevens DIENST HR GERECHTSPERSONEEL JOBINHOUD Verscheidene complexe administratieve en uitvoerende taken autonoom uitvoeren ter ondersteuning van een dienst. Als selectieassistent speel je een cruciale rol bij het organiseren van de selectiegesprekken. Zo sta je na overleg met de attaché onder meer in voor het opmaken en beheren van de planning, het uitnodigen van de kandidaten, het verwerken en het opsturen van de resultaten. In de hoedanigheid van administratief medewerker de administratieve taken van de dienst volgens de geldende regels uitvoeren, teneinde de doelstellingen van de dienst te helpen verwezenlijken Mogelijke taken : De behandeling van inkomende en uitgaande briefwisseling Standaardbrieven en gepersonaliseerde brieven opmaken voor de dienst Tabellen opstellen Ingeven van facturen Bestellen van materiaal Instaan voor het klassement Als data-invoerder de gegevens in elektronische bestanden coderen en importeren, teneinde deze up to date te houden. Mogelijke taken: De data/gegevens coderen; De lijsten van ingevoerde gegevens afdrukken; De ingevoerde gegevens nakijken; De databank bijwerken. Als dossierbeheerder bijspringen op de personeelsdienst: het beheren en behandelen van de dossiers door opvolging van de opeenvolgende etappes binnen een bepaald kennis- of expertisedomein of toelichting op een specifiek deel van de wet- en regelgeving. 1/5

2 Mogelijke taken: Administratief opvolgen en controleren van verschillende dossierelementen Kennis inzake de relevante wet en regelgeving gericht toepassen en conclusies trekken ivm de te nemen stappen Tijdig indienen van dossiers en deadline gericht werken Opmaken van gestandaardiseerde documenten verbonden aan het dossier Algemeen administratieve taken inherent aan dossierbeheerder (opstellen van brieven, klasseren, ) Als aanspreekpunt fungeren voor onze contactpersonen, kandidaten en gerechtspersoneel teneinde gefundeerde informatie te verschaffen. Mogelijke taken : beantwoorden van vragen die ondermeer worden gesteld per brief, per telefoon, per het stelselmatig op puntstellen van de eigen documentatie zodat op een accurate manier informatie kan worden gegeven Verzorgen van het onthaal van bezoekers en instaan voor de praktische ondersteuning bij vergaderingen. PROFIEL Gedragsgerichte competenties Informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie. Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Kennis en informatie delen: Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. In team werken (K): Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Servicegericht handelen (K): Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Betrouwbaarheid tonen : Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Zichzelf ontwikkelen : De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. 2/5

3 Technische competenties Over een goede praktische kennis van het MS Office pakket (Word, Excel), Outlook en internet beschikken. Tewerkstelling binnen een tweetalige context (Nederlands/Frans), waarbij een basiskennis van de tweede landstaal een pluspunt vormt. Communicatief zijn (zowel mondeling als schriftelijk). WERKGEVER De FOD Justitie is de motor van: - een optimale en begrijpelijke wetgeving; - een adequate ondersteuning voor een toegankelijk en efficiënt gerechtelijk apparaat; - een evenwichtige uitvoering van de gerechtelijke beslissingen; - een integratie van de sociale dimensie bij justitie en bij de informatieverstrekking aan justitiabelen. Door zijn ondersteunende opdrachten ten behoeve van de wetgevende, rechterlijke en uitvoerende macht zowel op nationaal als op internationaal vlak wil de FOD Justitie bijdragen tot een rechtvaardigere samenleving en een harmonieuze relatie tussen de burger en justitie tot stand brengen. Om de 4 bovengenoemde opdrachten te verwezenlijken, is de FOD Justitie onderverdeeld in 4 directoratengeneraal, namelijk DG Wetgeving, Fundamentele Rechten en Vrijheden; DG Rechterlijke Organisatie; DG Penitentiaire Inrichtingen en DG Justitiehuizen. Het directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie voorziet onder andere in personele ondersteuning van de rechterlijke macht. U wordt tewerkgesteld op de selectiedienst waarbij u de ondersteuning zal bieden aan de Attaché HRM en springt in periodes van drukte of lopende projecten bij op de personeelsdienst. Selectiedienst: Voor het rechtsgebied Brussel zal u als selectie assistent functioneren. U werkt samen met de attaché HRM, die het personeelsmanagement ondersteunt binnen de arrondissementen Vlaams Brabant en Brussel (NL). Dit betekent onder andere instaan voor het organiseren, beheren en coördineren van selectieprocedures en de ontwikkeling, de implementatie en het beheer van HR-processen die bijdragen tot de professionalisering van het personeelsmanagement. Personeelsdienst: Als assistent voor de personeelsdienst zal u bijspringen in periodes van drukte binnen de cel administratief en financieel beheer. Deze dienst staat in voor het voor het administratief en financieel beheer van de dossiers van het gerechtspersoneel tewerkgesteld binnen de rechtbanken van het Vlaamse en Brusselse Gewest: het opvolgen en administratief afwerken van diverse loopbaanincidenten van het personeel, zoals onder meer ziekteverloven, verloven, aanwervingen, ontslag, pensioenen,... Plaats tewerkstelling: Justitiepaleis te Brussel 3/5

4 AANBOD U wordt aangeworven als assistent (niveau C) op basis van een contract van onbepaalde duur Weddenschaal C1 (minimum max bruto jaarsalaris volgens anciënniteit, niet geïndexeerd). Index op 01/01/2013 is 1,6084. Voor meer informatie: en Voordelen Minimum 26 dagen verlof Gratis openbaar vervoer van en naar het werk Mogelijkheid tot het volgen van diverse opleidingen Fed+ kaart Voordelige hospitalisatieverzekering DEELNEMINGSVOORWAARDEN Vereist diploma bij indiensttreding: Hoger diploma secundair onderwijs of gelijkgesteld SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met zondag 29 mei Heeft u interesse in deze functie, stuur dan uw curriculum vitae met motivatiebrief naar: bij voorkeur via [email protected] (referentie assistent selectiedienst ) KANDIDATEN MET EEN HANDICAP U kan een aanpassing vragen Als u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen aan de selectieprocedure, kan u contact opnemen met de selectiedienst. Nadien zal u gecontacteerd worden door de cel diversiteit van de FOD Justitie om te bepalen van welke aanpassingen u wenst gebruik te maken in onze selecties. SELECTIEPROCEDURE - Afhankelijk van het aantal kandidaten, behoudt de selectiecommissie zich het voorrecht een preselectie te doen op basis van een grondige analyse van de CV s. - Interview, mogelijk voorafgegaan door een praktische proef. Deze schriftelijke proef kan eliminerend zijn als het aantal kandidaten het toelaat. 4/5

5 - Er zal gepeild worden naar de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke eisen van de functie en de motivatie, belangstelling en affiniteit met het werkterrein. Het vereiste minimum om te slagen is 60%. - De selectie zal op volgende data plaatsvinden: 07/06/ /06/ /06/2016(reservedag) Feedback Na het ontvangen van uw resultaat bij iedere selectiefase kan u binnen drie maanden schriftelijk feedback vragen. LIJST VAN GESLAAGDEN En als u geslaagd bent? De rangschikking van de geslaagden wordt opgesteld op basis van de resultaten. Als u niet onmiddellijk aan de slag kan, komt u op een wervingsreservelijst die 1 jaar geldig is. CONTACTGEGEVENS Meer info over de functie en de selectieprocedure? Mevrouw Katleen Leemans, Attaché HRM, rechtsgebied Brussel [email protected] 5/5