Functiebeschrijving. Rapporteert aan : de hiërarchisch overste

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Functietitel Doel van de functie Functiefamilie Plaats in de organisatie Administratief medewerker Uitvoeren van administratieve taken gekoppeld aan een bepaalde werking/dienst en met een dienstverlenend karakter Intern administratief meewerken Ten behoeve van alle diensten Rapporteert aan : de hiërarchisch overste Jobinhoud/taakomschrijving Verantwoordelijkheidsgebied 1 : Ondersteunen, voorbereiden en organiseren van de werkzaamheden van een bepaalde inhoud/cel Beheren van de agenda van medewerkers en/of leidinggevenden van de dienst. Inspringen bij afwezigheid van collega s. Inspringen bij bepaalde werkpieken. Coördineren, organiseren van praktische zaken. Verantwoordelijkheidsgebied 2 : Inwinnen van informatie en/of adviezen en/of verzamelen van gegevens Inwinnen van de nodige gegevens aansluitend bij de te behandelen opdrachten. Verzamelen van verschillende documenten en gegevens. Verantwoordelijkheidsgebied 3 : Verstrekken van inlichtingen en/of ter beschikking stellen van documentatie/informatie aan klanten (burgers, interne diensten) Verstrekken van informatie: telefonische of persoonlijk ; desgevallend doorverwijzen naar andere diensten Score 1 : /20 Score 2 : Score 3 :

2 Beantwoorden van specifieke vragen omtrent reglementering of dossierbehandeling Telefoon beantwoorden Verantwoordelijkheidsgebied 4 : Verifiëren en verwerken van administratieve gegevens Onderzoeken of gegevens aan de reglementering voldoen. Volledigheid controleren van dossiers. Verwerken van gegevens aan de hand van formulieren. Verwerken van gegevens via bepaalde software. Invoeren en actualiseren van gegevens. Score 4 : /20 Verantwoordelijkheidsgebied 5 : Opstellen of aanmaken van documenten conform procedures of regelgeving Opstellen van contracten. Eindafwerking van besluiten en opmaak van besluiten in specifieke gevallen. Voorbereiding van diverse documenten. Uiwerken van notulen. Uitschrijven van processen en procedures. Opmaak van verslagen. Score 5 : Verantwoordelijkheidsgebied 6 : Verzorgen van het klassement en / of beheer van administratieve stukken Klasseren en up-to-date houden van afgeleverde vergunningen. Klasseren van tijdschriften, wetgeving. Klasseren van administratieve stukken eigen aan de dienst. Organisatie van het klassement, archiveren van stukken met betrekking tot de eigen dienst Organisatie van het digitale klassement Score 6 : 2

3 Verantwoordelijkheidsgebied 7 : Uitvoeren van allerhande administratieve taken Beheren van het postgebeuren. Verwerken van inkomende/uitgaande briefwisseling. Meewerken aan de ontwikkeling en lay-out van informatiemateriaal. Instaan voor de correspondentie (brief, , fax). Verantwoordelijkheidsgebied 8 : Uitvoeren van specifieke organisatorische, logistieke of administratieve opdrachten Inspringen bij afwezigheid van bepaalde collega s. Inspringen bij bepaalde werkpieken. Coördineren, organiseren en voorbereiden van bepaalde werkzaamheden eigen aan de dienst. Score 7 : Score 8 : Functieprofiel/competenties Functiegerichte competenties 1. Loyauteit Zich aansluiten bij de filosofie en het engagement van de organisatie. Zich houden aan haar sociale en ethische normen. Functioneren zoals dat wordt verwacht en zoals bepaald in verschillende voorschriften. Zich volledig kunnen vinden in de missie van de organisatie en steeds handelen vanuit die waarden en normen. 2. Flexibiliteit zich vlot kunnen aanpassen aan een veranderende omgeving, nieuwe taken en verantwoordelijkheden, of aan nieuwe mensen. Gepast reageren op onverwachte omstandigheden en Score 1 : Score 2: 3

4 het niet erg vinden als men zijn werkwijze daardoor volledig moet aanpassen. 3. Stressbestendigheid Hoogstaand efficiciënt blijven presteren onder tijdsdruk, bij tegenslag of teleurstelling, in stresssituaties of bij al dan niet terechte tegenstand. Score 3 : 4. Zelfstandigheid als dat nodig is, kunnen werken zonder coaching of leiding. Er geen problemen mee hebben zelfstandig te werken en de opdrachten tot een goed einde te brengen zonder te veel te moeten rekenen op anderen. Aan de andere kant die zelfstandigheid niet overdrijven, opdat samenwerking geen probleem vormt Score 4 : /15 5. Samenwerken In staat zijn om als volwaardig lid van een team te functioneren en effectieve bij dragen te leveren aan een gezamenlijk resultaat. Zonodig rekening houden met de behoeften en wensen van de collega s en het eigenbelang of de eigen ambitie volledig ondergeschikt kunnen maken aan het belang van de groep. Score 5 : 6. Klantgerichtheid Op elk moment proberen de behoeften, gevoeligheden en wensen van de interne e externe klant in te schatten en het denken en handelen daarop afstemmen. 7. Praktisch inzicht Inzicht hebben in de praktische aspecten van het werk en voldoende weten tot waar je eigen kunnen reikt. Dat inzicht hanteren om de opgelegde werkzaamheden efficiënt te laten verlopen en zelfs nog te verbeteren. Score 6 : Score 7 : /15 4

5 Technische competenties 1. Bereidheid tot het verwerven van de specifieke vakkennis, eigen aan de dienst 2. Elementaire kennis van het gemeentedecreet (Titel I, V, VIII) 3. Grondige kennis van de organisatie en werking van een gemeentebestuur en de gemeentelijke administratie (of bereid zijn zich daarin te verdiepen) 4. Kennis van de courante software applicaties (in het bijzonder Excel, Outlook, PPT en Word) en bereid zijn om zich nieuwe software eigen te maken en/of bereid zijn om zich daarin te verdiepen. 5. Kennis van de BIN-normen (of bereid zijn zich daarin te verdiepen) Score 8 : /20 Algemene toelatingsvoorwaarden bij aanwerving De kandidaten moeten - Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie, te toetsen aan de hand van een uittreksel uit het strafregister - De burgerlijke en politieke rechten genieten - Medisch geschikt zijn - Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Slagen voor de selectieprocedure - Voldoen aan de diplomavereiste Specifieke voorwaarden bij Niet van toepassing aanwerving of bevordering Diplomavereisten bij aanwerving Een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs Toegankelijk voor laatstejaarsstudenten of scholieren? Selectieprocedure, -programma en -instantie Neen De functies zijn vacant bij wijze van aanwerving (2,5 statutaire ambten en 1 contractueel ambt ten behoeve van de gemeentelijke diensten). Het selectieprogramma ziet er alsvolgt uit: Om geslaagd te zijn op een onderdeel dient men minstens 50% te behalen op dat deel. Enkel de kandidaten die geslaagd zijn op het schriftelijk deel, gaan door naar het mondeling deel. Om geslaagd te zijn voor de totale selectieprocedure dienen kandidaten minstens 60% van de punten te behalen. 5

6 Schriftelijk deel (50ptn) o Eén of meerdere cases die kunnen voorkomen in de functie van administratief medewerker, die de vereiste competenties toetsen en aan de hand van dewelke de algemene kennis met betrekking tot het werkingsveld gemeente en omgeving en met betrekking tot (de werking van) de gemeentelijke organen, wordt gepeild. o Proef redactie die de schriftelijke vaardigheden toetst. De proef redactie kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. o Test informatica (MS Office pakket) die de kennis en vaardigheden van noodzakelijke informaticatoepassingen toetst. De test informatica kan deels of geheel verwerkt worden in het luik cases. Mondeling deel (50ptn) o Rollenspel waarin de klantvriendelijkheid en communicatievaardigheden getoetst worden. o Interview waarin er getoetst wordt naar de competenties die vereist zijn voor de functie en waarin er gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein. Alle selectieprocedures resulteren in een bindende rangschikking in volgorde van de behaalde punten van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. Sollicitaties (motivatiebrief, CV, attest van goed gedrag en zeden model A en een copie van het hoogste diploma) dienen per aangetekend schrijven of door afgifte tegen ontvangstbewijs gericht te worden aan : het College van Burgemeester en Schepenen, Dorp 1 te 9860 Oosterzele en dit uiterlijk op dinsdag 2 augustus 2011 (datum verzending geldt). 6

7 Niveau Rang Graad Salarisschaal Wervingsreserve Proeftijd De examendata zijn alsvolgt: De schriftelijke proef vindt plaats op woensdag 17 augustus De mondelinge proef vindt plaats op vrijdag 2 september 2011 en op maandag 5 september C Cv administratief medewerker C1-C3 3 jaar 6 maanden 7