Functiekaart. Functionele loopbaan: B4 B5

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Coördinator Functienaam: Coördinator Vrije Tijd Functionele loopbaan: B4 B5 Code: Cluster: Samenleving, Leven en Welzijn Afdeling: Vrije tijd, ontspanning en vrijwilligers Dienst: Subdienst: CODE Doel van de entiteit Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: beleidscoördinator Samenleving Leven en Welzijn Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam

2 Kernresultaatsgebieden Strategisch vrijetijdsbeleid In overleg met de beleidscoördinator Leven en Welzijn, en in samenwerking met de vrijetijdsdiensten het gemeentelijk vrijetijdsbeleid opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk vrijetijdsbeleid opmaken, uitvoeren en evalueren van de beleidsdoelstellingen, het actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag m.b.t. vrije tijd begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van de beleidsdoelstellingen omtrent vrije tijd uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal vrijetijdsbeleid voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren actief samenwerken met de vrijetijdsdiensten om doelstellingen te bereiken Coördinatie en leiding van de dienst Vrije Tijd Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de dienst en concrete opdrachten en doelstellingen voor de directe medewerkers bepalen. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst waken over de uitvoering van de opdrachten optimaal inzetten van medewerkers opvolgen van de planning van de werkzaamheden opvolgen van de diverse projecten instaan voor de continuïteit van de dienst uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken waken over de kwaliteit van de interne werking en de dienstverlening

3 organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk indicatoren van de eigen dienstverlening bepalen Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst in overleg met de afdeling HRM & loopbaanbeheer. Doel: continuïteit en een kwalitatieve werking van de dienst garanderen leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleidcoördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de dienst objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers instaan voor het onthaal van nieuwe medewerkers (onthaalbeleid) stimuleren en begeleiden van medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing bewaken van een goede werksfeer Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen

4 coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten opstarten van projectgroepen ondersteunen van projectgroepen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijken, de collega's van andere diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de dienst waken over een optimale interne communicatie binnen de dienst informeren van de medewerkers van de eigen dienst over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de dienst zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, pers, ) bevorderen van communicatie in de hele organisatie toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent doelgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen Externe contacten Goed onderhouden van externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van de organisatie

5 te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Vorming: Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

6 grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en scompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische competenties niveau Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Presentaties (PowerPoint) X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Wetgeving en Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de X X organisatie Werking en Mondelinge communicatie X X X werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X X Schriftelijke communicatie X X Werking van de organisatie X X Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X X HR-management X X Strategisch management X X

7 grondig voldoende elementair Gedragscompetenties niveau Cluster Competentie Informatieverwerkend Conceptueel denken X X Kwaliteit en accuraatheid X X Organisatieverbondenheid X X Interactief Relatie - Netwerking X X Teamwerk en samenwerken X X X Leiderschap Leiding geven X X X Persoonsgebonden Integriteit X X Persoonsgebonden Resultaatgerichtheid X X Probleemoplossend Creativiteit X X X Klantgerichtheid X X