Functiebeschrijving. Afdeling: Algemene Zaken Functienaam: Stafmedewerker

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Afdelingshoofd Afdeling: Algemene Zaken Functienaam: Stafmedewerker Dienst: / algemene zaken Functiegroep: Leidinggevend Subdienst: / Functionele loopbaan: A4a-A4b Doel van de entiteit De afdeling algemene zaken omvat de diensten secretariaat, buitenschoolse kinderopvang en patrimonium. De stafmedewerker is verantwoordelijk voor de aansturing van deze diensten en coördineert de activiteiten van elk van hen, met als doel een optimale afstemming tussen de diverse diensten te bekomen. De stafmedewerker is verantwoording verschuldigd aan de OCMW-secretaris en ondersteunt deze laatst op het vlak van beleidsvoorbereiding en uitvoering. Hij beheert de verzekeringsdossiers en is systeembeheerder. Hij vervangt de secretaris bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan alle medewerkers van de afdeling algemene zaken. Rapporteert aan de secretaris met betrekking tot de taken die hij uitvoert onder de functionele leiding van de secretaris. Is ambtshalve lid van het managementteam Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 5

2 Kernresultaatsgebieden Kernresultaat 1 Uitwerken van strategische en operationele beleidsdoelstellingen en toetsen en bijsturen van de strategische visie van de dienst met als doel optimale ondersteuning te verlenen aan de uitvoering van de beleidsbeslissingen. Hij is verantwoordelijk voor het op elkaar afstemmen van de (strategische) beleidsplannen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete take: beleidsvoorstellen voorbereiden in overleg met de OCMW-secretaris beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig bewaken van de kwaliteit van de door de diensten geleverde werkzaamheden voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen en de OCMWsecretaris evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan luisteren naar en evalueren van voorstellen van medewerkers of externen de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een strategische beleidsplanning waarin missie, visie en strategie worden bepaald Kernresultaat 2 Begeleiden, ondersteunen en coördineren van projecten over de diverse diensten heen. onder leiding van de secretaris de diverse beleidsimpulsen en impulsen tot beleidsvorming vanuit de diensten coördineren en systematiseren voorbereiding van de opmaak en actualisering van diverse beleidsplannen ondersteuning van de secretaris in het kader van de Nieuwe OCMW-boekhouding de verschillende diensthoofden begeleiden en ondersteunen in de ontwikkeling van het OCMW-beleid instaan voor interne en externe informatievoorziening aangaande welzijnsaangelegenheden CC Consult pagina 2 van 5

3 Kernresultaat 3 Functiebeschrijving Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten en het beleid, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. rapportering aan de OCMW- secretaris verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers Kernresultaat 4 Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het OCMW te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken extern vertegenwoordigen van het OCMW inzake algemene, juridische aangelegenheden opbouwen en onderhouden van interne en externe relatienetwerken bestaande relaties met externen in kaart brengen en onderhouden frequent overleg onderhouden met de gemeente goede contacten onderhouden met collegae van andere OCMW s. Kernresultaat 5 Het regelen van de verzekeringsmateries. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: zorgen voor de nodige contracten; zorgen dat de contracten in orde zijn; afhandelen van de dossiers. Kernresultaat 6 Verantwoordelijk voor het systeembeheer en netwerk. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: adviseren van het beleid naar aankoopbeleid inzake informatica (hardware en software); helpdeskfunctie inzake systeembeheer naar medewerkers; verzorgen van externe contacten met de leveranciers; installatie en configuratie van hard- en software coördinatie van de informatisering van de diensten programmeren van beperkte toepassingen beheer van de bestaande website(s) CC Consult pagina 3 van 5

4 Kernresultaat 7 Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving met betrekking tot de dienst; deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden de nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie. vertalen naar de diensten en medewerkers. Kernresultaat 8 Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de OCMWdiensten met het oog op een efficiëntere beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam; mee bewakern van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de OCMW-diensten; aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen; suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen met betrekking tot de optimalisering van de werking van de diensten; meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan. Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 4 van 5

5 Functieprofiel Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Financieel management Projectmanagement Strategische beleidsvoering PC-Vaardigheden Databanken Presentaties Rekenbladen Software eigen aan de functie Tekstverwerking OCMW Systeembeheer Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Werking van de OCMW-organisatie Werkmiddelen Wetgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Kennis van de wetgeving m.b.t. het OCMW Gedragscompetenties elementair voldoende Niveau grondig Cluster Informatieverwerkend gedrag Competentie Analytisch denken Conceptueel denken Flexibiliteit Organisatieverbondenheid Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken Leiderschap Leidinggeven Persoonsgebonden gedrag Integriteit Resultaatgerichtheid Stressbestendigheid - zelfcontrole Discretie Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid Klantgerichtheid CC Consult pagina 5 van 5