Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Functienaam: diensthoofd.

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Functie Graadnaam: diensthoofd Functienaam: diensthoofd Functiefamilie: managementteam Functionele loopbaan: A1a-A3a Afdeling: Ondersteuning Dienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling ondersteuning ondersteunt de verschillende lijndiensten van de gemeente en het OCMW en draagt zo bij tot een efficiënte en optimale werking. Deze ondersteuning gebeurt op het vlak van personeel, secretariaat, juridische ondersteuning, communicatie en ict. Tevens wordt binnen deze afdeling gewaakt over de correcte en efficiënte werking van de financiële dienst. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris Geeft leiding aan: alle medewerkers van de afdeling ondersteuning en de dienst burgerzaken Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 6

2 Kernresultaten Functiebeschrijving Interne controle Uitwerken en opvolgen van een intern controlesysteem. Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie rapporteren en communiceren van de wijze waarop de interne controle wordt georganiseerd aan het managementteam en de medewerkers opstellen van maatregelen en procedures die bepalen op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd opvolgen en indien nodig bijsturen van het intern controlesysteem opmaken en opvolgen van het kwaliteitshandboek en/of organisatiehandboek opstellen van processen en maatregelen ter verbetering van de efficiëntie, kwaliteit en transparantie begeleiden en ondersteunen van verbeterprocessen in functie van kwaliteitsvolle dienstverlening voor de hele organisatie Juridische en decretale ondersteuning van de secretaris Ondersteunend juridisch werk en advies verrichten voor de secretaris. Doel: zorgen voor een juridisch correcte afhandeling van dossiers en adviesverlening afhandelen van juridische dossiers bieden van juridische ondersteuning aan de secretaris met betrekking tot allerhande contracten, erfdienstbaarheden, administratief toezicht alsook andere juridische documenten algemeen juridisch advies bieden bij aanvragen, projecten, e.d. Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam. Verzorgen van het secretariaatswerk van het managementteam onder supervisie van de secretaris mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten CC Consult pagina 2 van 6

3 Functiebeschrijving meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) uitvoeren en interpreteren van een omgevingsanalyse i.k.v. de opmaak van een meerjarenplanning Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor beleidsdoelstellingen en ze regelmatig toetsen en bijsturen. Doel: voor het bestuur en de administratie een kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen opmaken en opvolgen van een voorstel van strategische nota evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de visie in beleidsdoelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig Personeel- en organisatiebeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de afdeling, in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de afdeling objectiveren en opvolgen leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de afdeling volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer signaleren van wervings- en vormingsbehoeften CC Consult pagina 3 van 6

4 Coördinatie en leiding van de entiteit Functiebeschrijving Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers verbeterprojecten voorstellen in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) CC Consult pagina 4 van 6

5 Functiebeschrijving signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit (zie afdelingshoofd vrije tijd) wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 5 van 6

6 Functieprofiel Functiebeschrijving De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X X HR-management X X X Strategisch management X X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (outlook) X X Presentaties (power point) X Rekenbladen (excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving mbt de functie X X X Wetgeving en regelgeving mbt de organisatie X X X Gedragscompetenties elementair voldoende Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren X X X Informatieverwerkend gedrag Visieontwikkeling X X X Interactief gedrag Empathie (inlevingsvermogen) X X X Teamwerk en samenwerking X X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X X Resultaatgerichtheid X X X Leiderschap Leidinggeven X X X gradatie 1 gradatie 2 grondig gradatie 3 CC Consult pagina 6 van 6