Functiebeschrijving. Staat aan het hoofd van de organisatie en geeft op basis hiervan leiding aan alle medewerkers van de organisatie

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: secretaris Functienaam: secretaris Functiefamilie: Afdeling: Dienst: Subdienst: Functionele loopbaan: decretale graad Code: Doel van de entiteit De stad probeert een zo optimaal mogelijke dienstverlening voor de bevolking te ontwikkelen en te realiseren in die domeinen waar zij verantwoordelijk is of al naargelang ze in het kader van de plaatselijke behoeften zelf initiatieven genomen heeft. Als ambtelijk verantwoordelijke en hoofd van de organisatie, draagt de secretaris zorg voor de uitvoering van deze opdrachten. Hij zal het beleid ondersteunen, uitvoeren en bijdragen tot de evaluatie van de uitgevoerde opdrachten in het kader van de uitvoering van het beleid. Plaats in de organisatie Staat aan het hoofd van de organisatie en geeft op basis hiervan leiding aan alle medewerkers van de organisatie Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam pagina 1 van 8

2 Kernresultaten Strategische beleidsvoering Ontwikkelen en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen opmaken van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de stedelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de stedelijke diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) voorzitten van het managementteam Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor strategische en operationele beleidsdoelstellingen en ze regelmatig toetsen en bijsturen. Doel: voor het bestuur en de administratie een kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten pagina 2 van 8

3 beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen opmaken van een voorstel van strategische nota toezien op een goede integratie van het financiële luik, opgemaakt door de financieel beheerder, in het geheel van de strategische nota bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig Beleidsuitvoering en organisatie Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie. Doel: de doelstellingen van het bestuur helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening verzekeren aansturen van de dienstverantwoordelijken en eigen medewerkers verzekeren van de uitvoering van beslissingen van de bestuursorganen coördineren van dienstoverschrijdende dossiers instaan voor de voorbereiding en verspreiding van documenten aan alle belang- en rechthebbenden verzekeren van de dossiers en van de ontwerpen van besluit voor de bestuursorganen bijwonen van de raad, het college en eventueel de commissies Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur toelichting geven aan de bestuursorganen beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de uitvoering ervan verzekeren samenwerking tussen de entiteiten bevorderen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is pagina 3 van 8

4 Budgetbeheer Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de stad. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle opvolgen van het dagelijks financieel beheer advies verlenen afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de stedelijke begroting Intern controlesysteem (ICS) Uitwerken en opvolgen van een intern controlesysteem. Doel: verhogen van de efficiëntie, de kwaliteit en de transparantie in de organisatie rapporteren en communiceren van de wijze waarop de interne controle wordt georganiseerd aan het managementteam en de medewerkers opstellen van maatregelen en procedures die bepalen op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd opvolgen en indien nodig bijsturen van het intern controlesysteem Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de stad in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van het bestuur pagina 4 van 8

5 Ondersteunen raad Het inhoudelijk en administratief ondersteunen van de werking van de raad. Doel: steunen en bevorderen van een kwalitatief en beleid bijwonen van vergaderingen verslaggeving van bijeenkomsten opvolgen, coachen, sturen van initiatieven van de raad inwinnen en opvolgen van adviezen Wettelijke en decretale bevoegdheden Uitoefenen van de wettelijke en decretale bevoegdheden. afsluiten van een afsprakennota met het bestuur bevoegd voor het 'dagelijks personeelsbeheer' verantwoordelijk voor de uitvoering van de betalingen van de uitgaven en voor het chartaal kasbeheer instaan voor de organisatie van de behandeling van de briefwisseling verantwoordelijk voor het beheer van het archief en de titels eindverantwoordelijke voor de opmaak van de notulen van de beraadslagingen van de organen kasprovisies toekennen en toelating verlenen aan personeelsleden tot inning van geringe dagontvangsten en tot kasverrichtingen instaan voor het opzetten en de organisatie van een intern controlesysteem Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, verzorgen van public relations zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. pagina 5 van 8

6 Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen bevorderen van communicatie in alle richtingen toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers pagina 6 van 8

7 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 CC Consult Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X X HRM-management X X X Strategisch management X X X PC-Vaardigheden Tekstverwerking (Word) X X Rekenbladen (Excel) X X Presentaties (Powerpoint) X X Databanken (Access) X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Software eigen aan de functie X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren X X X vaardigheden Informatieverwerkend Visieontwikkeling X X X gedrag Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X X Assertiviteit X X X Leiderschap Leiding geven X X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X X gedrag Probleemoplossend Klantgerichtheid X X X gedrag Initiatief X X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X X Resultaatsgerichtheid X X X pagina 7 van 8

8 Loyauteit X X pagina 8 van 8