Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. dienstverlening. Dienst: - Functienaam: afdelingshoofd

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: afdelingshoofd Functienaam: afdelingshoofd Functiefamilie: hoger leidinggevenden Functionele loopbaan: A1a-A3a Afdeling: Maatschappelijke dienstverlening Dienst: - Subdienst: Code: Doel van de entiteit Coördineren en leiden van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening en de beleidsmatige ondersteuning van het sociaal beleid van het lokaal bestuur Evergem. Hierdoor draagt u bij tot de organisatiedoelstellingen, met name het bieden van een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening aan de klanten en het zorg dragen voor een maximale tevredenheid van de medewerkers. Dit binnen het financieel, organisatorisch, structureel en reglementair kader van lokaal bestuur Evergem. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris(secretaris) Geeft leiding aan: hoofd maatschappelijk werkers en administratie sociale dienst. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam pagina 1 van 7

2 Kernresultaten Organiseren en bijsturen van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening Voortdurend evalueren en bijsturen van de werking van de afdeling. Doel: een efficiënte en effectieve (samen)werking van de diensten van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening. Vastleggen van de taakverdeling tussen de diverse diensten Bijsturen van taken in functie van wijzigende werklast, met aandacht voor een efficiënte personeelsbezetting Dragen van verantwoordelijkheid voor een specifieke dienst toegewezen door de secretaris Organiseren en bijsturen van het sociaal beleid van het lokaal bestuur - beleidsmatige aanpak Een beleid voeren met het oog op het realiseren van de vooropgestelde organisatiedoelen, inzonderheid met het oog op een kwaliteitsvolle dienstverlening. Doel: het uitstippelen van een sociaal beleid zodat aan de lokale welzijnsbehoeften kan voldaan worden. Actief richting geven aan het beleid en een inspirerende visie ontwikkelen op de toekomst van het sociaal beleid van het lokaal bestuur. Visie ontwikkelen op korte, middellange en lange termijn met betrekking tot de sociale dienstverlening en armoedebestrijding. Instaan voor de voorbereiding, ontwikkeling en uitwerking van het beleidsplan van de sociale diensten die binnen het verantwoordelijkheidsgebied van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening vallen. Meewerken aan beargumenteerde en verantwoorde budgetvoorstellen en oog hebben voor het efficiënt aanwenden van de ter beschikking gestelde financiële en andere middelen. Opnemen van een signaalfunctie waarbij op beleidsmatig vlak de secretaris geïnformeerd en geadviseerd wordt. Rapporteren omtrent lopende projecten en werkzaamheden met aandacht voor uitvoeringstermijnen, prioriteitenbepaling, pagina 2 van 7

3 Instaan voor een efficiënte en effectieve dienstverlening Waken over de efficiëntie en effectiviteit van de dienstverlening, alsook over de opvolging van diverse dienstoverschrijdende projecten en de kwaliteitszorg ervan. Doel: een sociaal lokaal beleid dat op een performante manier functioneert Opzetten en opvolgen van kwaliteitsbewaking Interne controle Procesbeheer Opvolgen financieel beheer van de diensten en bewaken van het budget Instaan voor de interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de hiërarchisch oversten, de andere diensten en het beleid. Doel: Elke medewerker heeft toegang tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. Dit omvat onder meer de volgende taken: Leiding geven aan de regelmatige vergaderingen van het werkoverleg met collegastafleden Samenwerken met andere welzijnsdiensten Samenwerken met de andere welzijnsdiensten. Doel: het maken van afspraken zodat een coherente dienstverlening kan aangeboden worden. Dit omvat onder meer volgende taken: Participeren in diverse overlegorganen Opvolgen en bijsturen van afspraken tussen de diverse diensten Overleggen met verschillende interne en externe partners, inzonderheid in het kader van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. pagina 3 van 7

4 Ondersteunen van de coördinatie van de diensten van het lokaal bestuur Ondersteunen, als lid van het management team, van de coördinatie van de gemeentelijke en OCMW- diensten met het oog op een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie Doel: De verschillende diensten werken mee aan een globale missie Dit omvat onder meer de volgende taken: Deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam (afdelingoverschrijdend) Mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten Aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen Suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten Meewerken aan en opvolgen van taken m.b.t. het globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie opstarten van projectgroepen ondersteunen van projectgroepen formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden pagina 4 van 7

5 Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de dienst voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen dienst briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. pagina 5 van 7

6 grondig voldoende elementair Functieprofiel Functiekaart De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X X HR-management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Outlook X X Presentaties (PowerPoint) X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken (dienstoverschrijdend) X X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X X Gedragscompetenties Gradatie pagina 6 van 7

7 gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functiekaart Cluster Beheersmatige vaardigheden Competentie Plannen en organiseren X X X Voortgangscontrole X X Visieontwikkeling X X X Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Netwerken X X X Schriftelijke communicatie X X Leiderschap Leidinggeven X X X Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Besluitvaardigheid X X X Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Loyauteit X X X pagina 7 van 7