Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Functienaam: deskundige toerisme B1-B3. Dienst: Vrije Tijd

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: deskundige toerisme Functienaam: deskundige toerisme B1-B3 Functiefamilie: deskundige Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Welzijn en Vrije tijd Dienst: Vrije Tijd Subdienst: toerisme Code: Doel van de entiteit De afdeling vrije tijd heeft tot doel een duurzaam, gevarieerd en breed toegankelijk vrijetijdsbeleid uit te bouwen. Zij speelt een coördinerende rol tussen de verschillende sectoren in het vrijetijdsveld, nl. sport, jeugd, bibliotheek, cultuur, evenementen en toerisme. Zij schept de nodige voorwaarden voor het organiseren van een veelzijdig aanbod in iedere sector en voor het promoten van dit aanbod. Zij stimuleert een optimale participatie van de gehele bevolking aan het vrijetijdsaanbod met bijzondere aandacht voor specifieke doelgroepen en werkt hiertoe samen met andere actoren. Zij doet dit door te zorgen voor een kwalitatieve dienstverlening; het ondersteunen en het stimuleren van het verenigingsleven en het aanbieden van een eigen vernieuwend aanbod. Zij draagt hierdoor bij aan het verbeteren van de leefkwaliteit van elke burger en het streven naar een verdraagzame en zorgzame leefgemeenschap. Toerisme Houthulst heeft tot doel het toeristisch potentieel van de gemeente te optimaliseren, dit op alle mogelijke manieren te vermarkten en het onthaal van toeristen te verzorgen. Hiertoe werkt zij projecten uit om het toeristisch patrimonium te optimaliseren, organiseert zij evenementen, zorgt zij voor het toeristisch onthaal van groepen en individuen en voert zij promotie. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van: Diensthoofd Vrije Tijd Geeft leiding aan: / CC Consult pagina 1 van 7

2 Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 2 van 7

3 Kernresultaten Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen naleven van het arbeidsreglement en de deontologische code correct gebruiken van de tikklok Strategische beleidsvoering Concipïeren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch beleidsplan inzake toerisme, waarin missie, visie en waarden worden bepaald en dit in overleg met het diensthoofd en het bestuur opmaken, uitvoeren en evalueren van het beleidsplan inzake toerisme waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen en acties begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het beleidsplan uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal beleid toerisme verzamelen van werkingsresultaten toerisme en de verslaggeving ervan voorleggen aan het bestuur evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing er van adviseren en beleidsondersteuning : formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de dienst toerisme uitwerken van duurzame toeristische projecten voorbereiden en afwerken van dossiers voor de bestuursorganen CC Consult pagina 3 van 7

4 Toeristische activiteiten en feestelijkheden Verantwoordelijk voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van projecten, activiteiten en feestelijkheden inzake toerisme. Doel: meehelpen bij en ondersteunen van de organisatie van eigen activiteiten: manifestaties, feestelijkheden, recepties, vergaderingen, etc opvolgen en begeleiden van gidsen en vrijwilligers instaan voor de administratie en de inhoudelijke voorbereiding van de activiteit meehelpen tijdens de activiteit eindverantwoordelijkheid voor toeristische activiteiten en feestelijkheden Erfgoedbeheer In overleg met de verschillende actoren instaan voor het opzetten van initiatieven voor het bewaren van het erfgoed in de gemeente. Doel: het erfgoed levend houden in de gemeente educatieve programma's rond het erfgoed opzetten beheer van de archeologische collectie meewerken aan het behoud het beschermen en bewaren van het erfgoed voor huidige en toekomstige generaties uitdenken, uitwerken en stimuleren van lokale en bovenlokale projecten en - programma's rond erfgoed ondersteuning en begeleiding bieden in de werking van de lokale actoren of erfgoedorganisaties opvolgen van vergaderingen, overleg actief meewerken bij initiatieven zoals tentoonstellingen, uitgaven boeken, verzamelingen, rapporteren naar het bestuur Promotie toerisme Verantwoordelijk voor het uitbouwen, coördineren en organiseren van de promotie inzake toerisme. Doel: zorgen dat toeristen zich aangetrokken voelen voor een bezoek planning voor de plaatsing van een promotiestand op grote evenementen in Houthulst en omgeving, op vraag van en in afspraak met het bestuur permanentie verzorgen op de promotiestand verantwoordelijke voor het plaatsen en opstellen van advertenties in vakspecifieke tijdschriften, publicaties en dagbladen opmaken of instaan voor de coördinatie van de opmaak van brochures en folders CC Consult pagina 4 van 7

5 Administratie toeristen ontvangen aan de balie en hen de nodige informatie en documentatie verschaffen voor een kwaliteitsvol bezoek aan onze gemeente plannen en organiseren van groepsbezoeken aan de gemeente, op maat van de aanvragers en in overleg met de lokale toeristische actoren Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve ondersteuning bij de opmaak van strategische plannen en beleidsnota's verwerken van inkomende en uitgaande post algemeen secretariaat van de werkgroep(en) toerisme actief participeren aan de vergaderingen verslaggeving van de bijeenkomsten Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, CC Consult pagina 5 van 7

6 telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten coördineren en begeleiden van de opmaak van het gemeentelijk infoblad plannen, aansturen en administratief ondersteunen van het redactieteam verzamelen en bundelen van aangeleverde artikelen voor het infoblad en deze aan de ontwerper bezorgen corrigeren van het voorontwerp in afspraak met het bestuur en de belanghebbenden plannen van de opmaak en de verspreiding van het infoblad Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen opvolgen van intern overleg zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, artikels voor het infoblad, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers aan de leidinggevende bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 6 van 7

7 grondig voldoende elementair grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X HR-management X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Rekenbladen (Excel) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren X X vaardigheden Informatieverwerkend Kwaliteit en accuraatheid X X gedrag Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X gedrag Probleemoplossend Creativiteit X X gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X Loyauteit X X CC Consult pagina 7 van 7