Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd vrije tijd. Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening

Transcriptie

1 Graadnaam: Functienaam: Afdeling: Dienst Functionele loopbaan: Code : Deskundige Deskundige vrije tijd Jeugd/Cultuur/Sport Secretariaat B1-B3 VRT2 Doel van de entiteit De dienst vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- jeugd-, sport- en bibliotheekbeleid in de gemeente te stimuleren. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het diensthoofd vrije tijd Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam Gemeente Herne pagina 1 van 6

2 Kernresultaatsgebieden In deze functiebeschrijving gebruiken we meestal de mannelijke vorm hij om te verwijzen naar een persoon. Deze mannelijke vorm verwijst zowel naar mannen als naar vrouwen. De deskundige vrije tijd is verantwoordelijk voor de organisatie, coördinatie en continuïteit van één van de volgende deelsectoren van de dienst vrije tijd zijnde de sector cultuur, de sector jeugd, toerisme en ontwikkelingssamenwerking, of de sector sport. Ondersteuning van het verenigingsleven Het verenigingsleven logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen uitwerken van een subsidiereglement Ondersteunen adviesraad Het inhoudelijk en administratief ondersteunen van de werking van de adviesraad voor de deelsector (cultuur of jeugd, ontwikkelingssamenwerking, sport of cultuur) Doel: steunen en bevorderen van een kwalitatief en beleid bijwonen van vergaderingen verslaggeving van de vergaderingen inwinnen en opvolgen van adviezen opvolgen, coachen, sturen van initiatieven van de betreffende adviesraad Samenwerkingsinitiatieven Het uitbouwen van samenwerkingsinitiatieven tussen lokale besturen en met de vrije tijds actoren binnen en buiten de gemeente voor de entiteit cultuur of jeugd of sport of toerisme of ontwikkelingssamenwerking Doel: partnerschappen ontwikkelen, het draagvlak vergroten, het creëren van een meerwaarde buiten de reguliere werking van de partners uitbouwen en stimuleren van de participatie aan samenwerkingsinitiatieven voorbereiden van samenwerkingsinitiatieven opvolgen en evalueren Organisatie van projecten Stimuleren, organiseren, begeleiden, opvolgen van lokale jeugd-, sport, toeristische, of culturele of ontwikkelingssamenwerkingsprojecten en -initiatieven. Gemeente Herne pagina 2 van 6

3 Doel: aanbieden van een gevarieerd aanbod jeugd, sport, toeristische, culturele of ontwikkelingssamenwerkingsactiviteiten. praktische organisatie, voorbereiding en coördinatie van activiteiten, evenementen en initiatieven plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van alle initiatieven informatie- en adviesverstrekking het uitbouwen van samenwerkingsverbanden en netwerken opvolging speelpleinwerking of vakantiesportstages organiseren en opvolgen van werkgroepen contracteren van gezelschappen/ monitoren, groepen en afrekenen van de contracten Administratie De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, praktisch plannen en organiseren. Doel: de eigen werkzaamheden efficiënt laten verlopen zodat de vooropgestelde doelstellingen worden gerealiseerd. opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van verslagen en nota's tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures administratieve opvolging subsidieaanvragen voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de bestuursorganen Strategisch vrijetijdsbeleid Coördinatie van de strategische doelstellingen van het gemeentelijk vrije tijdsbeleid en het organiseren van overleg. Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk vrijetijdsbeleid en het op elkaar afstemmen van de strategische beleidsplannen voor de vrijetijdssector evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen opmaken, uitvoeren en evalueren van het beleidsplan voor het beleidsdomein vrije tijd, het jaarlijkse actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal vrijetijdsbeleid op gang brengen van de lokale dynamiek door het ondersteunen van lokale actieve actoren en het opzetten van bijzondere en vernieuwende activiteiten begeleiden van de processen die verbonden zijn aan de uitvoering en de evaluatie van het beleidsplan coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch integraal beleidsplan vrije tijd waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in Gemeente Herne pagina 3 van 6

4 overleg met bevoegde mandataris(sen) en collega s van andere entiteiten van de gemeentelijke organisatie verzamelen van werkingsresultaten m.b.t. het beleidsdomein vrije tijd en de verslaggeving ervan voorleggen aan bestuursorganen, beheerraad, Wetgeving, regelgeving en interne procedures Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving, regelgeving en interne procedures van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving, regelgeving en interne procedures toepassen volgen van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau en het delen ervan met collega s vakgerichte informatie raadplegen naleven van het arbeidsreglement o.a. door het correct gebruik van de prikklok, het gebruik van internet en op het werk, naleven van de deontologische code Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de diensthoofden, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit organiseren en opvolgen van intern overleg bevorderen van communicatie in alle richtingen (binnen de eigen en andere diensten, bevoegde schepen, bestuur,...) signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers voorbereiden en opmaken van gegevens voor het infoblad en doorgeven aan de dienst Communicatie Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: instaan voor een vlot contact met de burgers telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen Gemeente Herne pagina 4 van 6

5 ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten up-to-date houden van de pagina s van de eigen dienst op de website bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) onderhouden Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Gemeente Herne pagina 5 van 6

6 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functiebeschrijving Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Strategisch management X PC-vaardigheden Algemene pc-vaardigheid X X Software eigen aan de functie X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X Rekenbladen (Excel) X X Tekstverwerking (Word) X X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Werking van de organisatie X X Projectmatig werken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole X X vaardigheden Plannen en organiseren X X Informatieverwerkend Organisatiebewustzijn X X gedrag Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden Kwaliteit en nauwgezetheid X X gedrag Flexibiliteit X X Stressbestendigheid X X Leerbereidheid X Probleemoplossend Klantgerichtheid X X gedrag Waardegebonden gedrag Integriteit X X Resultaatgerichtheid X X Loyauteit X X Gemeente Herne pagina 6 van 6