Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst : Werken in eigen beheer en uitbestede werken

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: deskundige openbaar domein en werken Functiegroep: leidinggevend Functionele loopbaan: A1a-A3a Afdeling: Grondgebiedzaken Dienst : Werken in eigen beheer en uitbestede werken Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling Grondgebiedzaken heeft als doel de gehele infrastructuur en ruimte van de gemeente te beheren, te onderhouden en nieuwe infrastructuur te voorzien en duurzaam te ontwikkelen. Ze werkt hierbij volgens een doordachte visie. De dienst Werken staat in voor alle technische werken uitgevoerd aan gebouwen, wegen en groen, gelegen op het openbaar domein of behorend tot het gemeentelijk patrimonium. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan de algemeen directeur Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Eventueel : De afdelingscoördinator is lid van het beheersteam en zorgt voor de coördinatie tussen de diensten werken in eigen beheer, uitbestede werken, ruimtelijke ordening en milieu. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 7

2 Kernresultaten Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften signaleren van wervings- en vormingsbehoeften instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers waken over de uitvoering van de opdrachten CC Consult pagina 2 van 7

3 Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottomup en horizontaal) informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) organiseren en opvolgen van intern overleg meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken naleven van het arbeidsreglement vakgerichte informatie raadplegen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit CC Consult pagina 3 van 7

4 organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, instaan voor een vlot contact met de burger Coördinatie, opvolging en controle uitbestede werken Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken opmaken van bestekken en voorbereiding overheidsopdrachten opvolging werven controleren van vorderingsstaten controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de entiteit bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers opmaken van plaatsbeschrijvingen CC Consult pagina 4 van 7

5 contacten met studiebureaus en aannemers van werken controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen verantwoordelijk voor de definitieve oplevering der werken beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten opmaken en opvolgen van werkbrieven/ werkopdrachten Coördinatie, opvolging en controle van de werken in eigen beheer Controle en opvolging van de werken in eigen beheer, bijgestaan door de werkleiders / ploegbazen van de verschillende subdiensten. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst en waken over de uitvoering van de opdrachten inschatten van personeel, benodigd materiaal, tijdsbesteding toezien op het juiste gebruik van gereedschappen, materiaal en middelen zorg dragen dat de materialen optimaal ingezet worden begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers instaan voor de administratieve voorbereiding en opvolging coördineren van de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse planning van de werkzaamheden, rekening houdend met de lokale toestand en met de voorhanden zijnde werklieden en materialen planning van de werken en nacalculatie opdat de werken in eigen beheer en onderhoudswerken tijdig en juist zouden worden uitgevoerd Preventie Preventief optreden en treffen van veiligheidsmaatregelen en naleven van minimale veiligheidsnormen Doel: de mogelijke risico's en schade beperken. Het veiligheidsbeleid moet het personeel beschermen, de beschikbaarheid en de integriteit van de goederen en diensten vrijwaren en de continuïteit van de werking van de entiteit garanderen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Gelet op de aard van de functie is dit vereist (bijvoorbeeld bij storm- of noodsituaties, specifieke weersomstandigheden enz. buiten de normale kantooruren). CC Consult pagina 5 van 7

6 grondig voldoende elementair grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X HRM-management X X Strategisch management X PC-Vaardigheden PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X Presentaties (PowerPoint) X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Voortgangscontrole X X X vaardigheden Informatieverwerkend Conceptueel denken X X gedrag Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X X Leiderschap Leidinggeven X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X gedrag Probleemoplossend Klantgerichtheid X X X gedrag Waardegebonden gedrag Integriteit X X X Organisatieverbondenheid X X X CC Consult pagina 6 van 7

7 CC Consult pagina 7 van 7