Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Functienaam: diensthoofd technische dienst

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: diensthoofd Functienaam: diensthoofd technische dienst Afdeling: Grondgebiedszaken Dienst: Technische dienst Functionele loopbaan: A1a A3a Doel van de entiteit De afdeling grondgebiedszaken heeft als doel het patrimonium, de infrastructuur, het openbaar domein en de publieke ruimte van de stad te beheren, te onderhouden en van nieuwe infrastructuur te voorzien en deze duurzaam te ontwikkelen. Ze werkt hierbij volgens een doordachte visie. De technische dienst staat in voor de aanleg, de instandhouding, de renovatie en het onderhoud van de stedelijke accommodaties en infrastructuur zodat de burgers en de verschillende stedelijke diensten kunnen beschikken over een aangepaste, veilige, comfortabele omgeving en een degelijk onderhouden patrimonium. Tevens is deze entiteit medeverantwoordelijk voor alles wat met preventie en bescherming op het werk te maken heeft. Plaats in de organisatie Werkt onder de directe leiding van en rapporteert aan de algemeen directeur en werkt in nauw overleg met (de deskundigen van) de dienst planning en stedenbouw en de dienst milieu. Geeft leiding aan alle medewerkers van de dienst. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 8

2 Kernresultaten Managementteam Voor de duur van de toewijzing van het lidmaatschap van het managementteam, de coördinatie van de stedelijke diensten ondersteunen met het oog op een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in functie van een globale missie. Doel: zorgen voor een goede, gecoördineerde organisatie aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot het globale personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de stedelijke diensten frequent overleg met de algemeen directeur om problemen te bespreken, advies te verlenen, informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is Coördinatie en leiding van de dienst Coördineren van de werking van de dienst en de opdrachten vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerker(s). Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst opmaak onderhoudsprogramma voor wegen, fietspaden en patrimonium algemene opvolging van de werkplanning van de werklieden algemene opvolging van de werkzaamheden uitgevoerd in eigen beheer begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures instaan voor de continuïteit van de dienst uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de dienst CC Consult pagina 2 van 8

3 organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de dienst die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor alle beslissingen die gemaakt zijn in samenwerking met de medewerkers actief bijdragen tot de nodige veranderingsprocessen en hierbij een voorbeeldfunctie uitoefenen Coördinatie en opvolging van uitbestede investeringswerken Technische en administratieve voorbereiding en opvolging van de diverse investeringsopdrachten die uitbesteed worden (wegen, waterlopen, gebouwen, leveringen, diensten,...). Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning controleren van vorderingsstaten en aanrekeningen tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de dienst controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers opvolging werven contacten met studiebureaus en aannemers van werken beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen verantwoordelijkheid over de toegekende budgetten Coördinatie van de uitvoering van het integraal waterbeleid Coördineert de acties die dienen te worden ondernomen in het kader van de uitvoering van het gebiedsdekkend uitvoeringsplan en het zoneringsplan. Doel: zorgen dat het waterbeleid op effectieve wijze wordt uitgevoerd planning en opvolging van de uitvoering van rioleringswerken verantwoordelijke toezicht plaatsing en werking individuele en kleinschalige waterzuiveringsinstallaties verantwoordelijke toezicht huisaansluitingen CC Consult pagina 3 van 8

4 uitvoeren van de werkzaamheden als stedelijk afkoppelingsadviseur opmaak onderhoudsprogramma waterlopen en straatgrachten Duurzaamheid en milieuvriendelijkheid Opvolgen van het milieu- en duurzaamheidsbeleid van de stad in de praktijk. Doel: uitbouwen van een duurzame werking toezien op het gebruik van duurzame en milieuvriendelijke producten opvolging intern energieverbruik (gebouwen, voertuigen, materialen) toezien op de toepassing van deskundig en milieuvriendelijk groenonderhoud Interne dienst voor bescherming en preventie op het werk Uitvoeren van het uitgewerkte veiligheids- en preventiebeleid voor het stadspersoneel door te streven naar optimale arbeidsomstandigheden. Samen met de externe dienst alle preventieve initiatieven formuleren, implementeren, beheren en rapporteren op grond van een lokale analyse van de veiligheidsproblematiek van de interne organisatie. Doel: ondersteunen van de organisatie bij haar beleid in het kader van welzijn en veiligheid op het werk periodieke veiligheidscontroles van materialen en voertuigen periodiek onderhoud van de technische installaties rondgang van de gebouwen (o.a. brandpreventiemaatregelen) verstrekken van adviezen bij aankopen sensibiliseren van de werknemers, voorlichting en vorming van de werknemers inzake de voorkoming van arbeidsongevallen en beroepsziekten aanspreekpunt voor thema s i.v.m. veiligheid begeleiden en uitwerken van verschillende veiligheidsprojecten. Nood- en interventieplanning Instaan voor de logistieke organisatie (discipline 4) inzake nood- en interventieplanning. Doel: garanderen van de veiligheid van de burger bij noodsituaties opvolging en actualisatie van de planning bij calamiteit instaan voor de organisatie en coördinatie van de interventies Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de dienst. CC Consult pagina 4 van 8

5 Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer personeelsbehoeften binnen de dienst objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften. leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de dienst volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie met de dienstmedewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten en het beleid. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de organisatie meewerken aan en waken over een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepenen. Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een adequate externe communicatie en public relations behandeling van klachten en meldingen betreffende de werking van de technische dienst bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden instaan voor een vlot contact met de burger telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen. Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 5 van 8

6 grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement: kent de X methoden en werkmiddelen van communicatiemanagement Financieel management: kent de methoden en werkmiddelen van financieel management HRM-management: weet wat een goed X personeelslid is en kent de verschillende personeelsbeleidsinstrumenten Strategisch management: kent de X theorieën en technieken die er bestaan rond strategisch management PC-Vaardigheden Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Databanken (Access) X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties (PowerPoint) X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer: kent de werking van de dienst kent de procedures die gevolgd moeten worden om de eigen opdracht te vervullen Projectmatig werken: : kent het principe van projectmatig werken en kan het toepassen kan de verschillende stappen in een project herkennen Werking van de stedelijke organisatie Werkmiddelen en werkmethodieken: kan werken met de beschikbare werkmiddelen heeft achtergrondkennis van de werkmiddelen om de opdracht tot een goed einde te brengen X Wetgeving en Wetgeving en regelgeving m.b.t. de X CC Consult pagina 6 van 8

7 grondig voldoende elementair regelgeving Gedragscompetenties functie: is op de hoogte van de wetgeving die belangrijk is voor het uitoefenen van de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de stad: is op de hoogte van de wetgeving die op lokale besturen van toepassing is (administratief recht, nieuwe gemeentewet, decreet lokaal bestuur) Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag Leiderschap Persoonsgebonden gedrag Competentie Plannen en organiseren: structuur brengen in tijd en ruimte en prioriteiten stellen bij het aanpakken van problemen Flexibiliteit: de mogelijkheid om zich snel aan te passen en om effectief te werken in diverse situaties en met diverse personen of groepen kan verschillende taken combineren kan problemen of plotse veranderingen in de omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen opvangen door zich aan te passen Analytisch denken: een (complexe) situatie kunnen begrijpen, onderscheiden en onderzoeken dit veronderstelt een systematische aanpak van problemen, bepalen van prioriteiten op een rationele wijze, het identificeren van tijdsaspecten, verbanden leggen, anticiperen op en vooruitdenken Teamwerk en samenwerken: toont een echte intentie tot constructief samenwerken met anderen deel willen uitmaken van een team en betrekken van anderen samenwerking boven competitiviteit en separate werking stellen Leiding geven: Stuurt medewerkers aan, inspireert en motiveert vanuit een welbepaalde visie zodat ze hun doelstellingen en die van het team individueel of in teamverband kunnen realiseren. Integriteit: handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, X CC Consult pagina 7 van 8

8 Probleemoplossend gedrag zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie Initiatief: uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen Klantgerichtheid: wil anderen helpen en dienen richt aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die verwachtingen overtreffen Besluitvaardigheid: zich eenduidig uitspreken voor een bepaald standpunt of voor een bepaalde actie, ondanks onvolledige kennis van de te volgen alternatieven en/of hun risico s Organisatiebewustzijn: bekwaamheid om de informele structuren, de machtsrelaties en de positie van de organisatie te begrijpen is in staat de werkelijke beslissers te identificeren en de personen die invloed op hen hebben is in staat om het effect in te schatten van nieuwe gebeurtenissen X X X CC Consult pagina 8 van 8