Functiebeschrijving. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd(beleidsondersteuning)

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: deskundige informatie & communicatie Functiefamilie: deskundige Functionele loopbaan: B1-B3 Dienst: Beleidsondersteuning Subdienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit Deze dienst biedt administratieve ondersteuning aan de andere afdelingen en diensten van de gemeente en het OCWM op het vlak van overheidsopdrachten, aankopen en economaat,... Tevens staat deze dienst in voor de juridische en administratieve ondersteuning van de gemeente en OCMW-secretaris en de andere afdelingen en diensten. Het diensthoofd maakt deel uit van het managementteam. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd(beleidsondersteuning) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 7

2 Kernresultaten Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten Strategische beleidsvoering Concipïeren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen, binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's opmaken van een voorstel van strategische nota en meerjarenplanning waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen toezien op een goede integratie van het financiële luik in het geheel van de strategische nota jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken bespreken met en rapporteren aan de beleidsorganen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen volgen van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen CC Consult pagina 2 van 7

3 Communicatiebeleid Opzetten en opvolgen van een strategisch beleidsplan rond het communicatiebeleid van de organisatie. Doel: bevorderen van een integraal communicatiebeleid opmaak van een communicatiebeleidsplan (zowel extern als intern) opvolging, bijsturing van de uitvoering van het communicatiebeleidsplan evalueren van de uitvoering van het communicatiebeleidsplan en het neerschrijven van deze evaluaties in werkings- en jaarverslagen. de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een communicatiebeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met bevoegde mandataris(sen) de redactie van de jaarlijkse actieplannen in functie van wat in het beleidsplan is bepaald voorbereiden en realiseren van een participatiebeleidsplan uitvoering geven aan het decreet 'openbaarheid van bestuur', zowel passief als actief Administratie communicatie/publiekswerking Administratieve ondersteuning bij het opzetten en in stand houden van verschillende communicatiekanalen. Doel: ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Website coördinatie opmaak personeelskrant contactgegevens van de pers verzamelen en up-to-date houden interne verspreiding krantenknipsels actualisering van de website met name op het vlak van persberichten, maar ook aanpassingen op verzoek van andere entiteiten opvolging van briefwisseling, telefoons, meldingen en s maken van presentaties, persmappen, uitvoering van mailings foto s maken van activiteiten samenstellen onthaalmappen nieuwe inwoners opmaak jaarverslag en infogids Uitbouwen en beheren van de webstek van de organisatie. Doel: de burger informeren over het beleid en de dienstverlening via elektronische weg beheer en algemene structuur webstek CC Consult pagina 3 van 7

4 up to date houden van de gepubliceerde gegevens redigeren/controleren en aanpassen van de te publiceren teksten op de webstek opvolging beheer technische aspecten webstek aandacht voor toepassingen die de interactie met de burger bevorderen Beheer sociale media je beschikt over hands-on kennis van digitale en sociale media je zet Social Campaigns op, optimaliseert ze en verzorgt het conversation management gedeelte volledig je beheert nauwgezet de content planning, monitoring, advertenties en de tracking van de campagnes contentdistributie: je bent verantwoordelijk voor de optimale distributie van de sociale mediacontent via de verschillende sociale mediakanalen conversatie: je faciliteert interne werkprocessen om communicatie en interactie met onze bezoekers via sociale media te optimaliseren je deelt je kennis en inzichten met andere collega s (intern en extern) en coacht waar nodig je volgt de nieuwste trends rond digital en social media Klachtenmanagement Instaan voor het beheren en opvolgen van de klachten, zorg dragen voor de coördinatie van het klachtenbeheer en de processen m.b.t. klachten optimaliseren. Doel: zorgen dat klachten goed opgevolgd worden en dat het beheer leidt tot een betere organisatie bijwerken van een procedure voor behandeling van klachten die te maken hebben met de werking van de organisatie en de beleidsuitvoering registreren, opvolging, analyse en controle op termijnen stimuleren van coördinatie en voortgangscontrole van complexe dossiers die entiteit overschrijdend zijn formuleren van voorstellen en aanbevelingen om de dienstverlening van de organisatie te verbeteren, op basis van de resultaten van het klachtenonderzoek Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen CC Consult pagina 4 van 7

5 zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 5 van 7

6 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X X Financieel management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X Tekstverwerking (Word) X X Werking en Procedures en procesbeheer X X werkmiddelen Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de X X organisatie Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren X X vaardigheden Informatieverwerkend Analytisch denken X X gedrag Interactief gedrag Netwerking X X Overtuigingskracht X X Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden Flexibiliteit X X gedrag Kwaliteit en nauwgezetheid X X X Probleemoplossend Creativiteit X X gedrag Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Loyauteit X X X CC Consult pagina 6 van 7

7 CC Consult pagina 7 van 7