Functiebeschrijving. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: verantwoordelijke(vrijetijdszaken)

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Deskundige Functienaam: Sport- en Cultuurbeleidscoördinator Functiefamilie: Coördinerend/Deskundig Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Vrijetijdszaken Dienst: Sport en Cultuur Subdienst: Code:FB-VTZ-010 / FB-VTZ-005 Doel van de entiteit De afdeling vrijetijdszaken stuurt, begeleidt, en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De dienst sport en cultuur heeft tot doel het sport- en cultuurbeleid van de gemeente uit te werken, uit te voeren en op te volgen aan de hand van het sport- en cultuurbeleidsplan. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: verantwoordelijke(vrijetijdszaken) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening. Personeelslid Direct leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam pagina 1 van 7

2 Kernresultaten Strategisch sport- en cultuurbeleid Opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen van het gemeentelijk sport- en cultuurbeleid. Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk sport- en cultuurbeleid coördineren en begeleiden van de opmaak van een strategisch sport- en cultuurbeleidsplan waarin missie, visie en strategie worden bepaald en dit in overleg met bevoegde mandataris(sen) opmaken, uitvoeren en evalueren van het sport- en cultuurbeleidsplan, het jaarlijkse actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het sport- en cultuurbeleidsplan waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan op gang brengen van de lokale dynamiek door het ondersteunen van lokale actieve actoren en het opzetten van bijzondere en vernieuwende activiteiten uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal sport- en cultureel beleid verzamelen van werkingsresultaten met betrekking tot cultuur en sport en de verslaggeving ervan voorleggen aan bestuursorganen, de verantwoordelijke vrijetijdszaken, beheerraad, formuleren van beleidsadviezen aan het bestuur Cultuurprogrammatie Plannen en programmeren van culturele activiteiten en deze promoten bij het grote publiek. Doel: aanbieden van een gevarieerd cultuurprogramma verkennen van het cultuuraanbod overleg met culturele actoren, scholen, gemeentelijke diensten opstellen van het jaarprogramma bekend maken en instaan voor de promotie van het cultuuraanbod pagina 2 van 7

3 Integrale sportpromotie Stimuleren, ondersteunen, organiseren en coördineren van sport gerelateerde projecten en evenementen. Doel: burgers aanzetten tot sportbeoefening en op een aangename manier laten kennis maken met sport praktische organisatie, voorbereiding en coördinatie gemeentelijke sportinitiatieven plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van alle eigen sportinitiatieven informatie- en adviesverstrekking omtrent sportmogelijkheden binnen en buiten de gemeente het uitbouwen van samenwerkingsverbanden en netwerken rond het thema sport informatieopmaak en -verdeling betreffende sportieve aangelegenheden ondersteunen en eventueel mee begeleiden van initiatieven van derden en van de gemeentelijke sportraad instaan voor de financiële opvolging van activiteiten Cultuurprojecten Opzetten, coachen, ondersteunen, bijsturen van cultuurprojecten. Doel: stimuleren van het culturele leven in de gemeente en innoverende en experimentele initiatieven een kans bieden bespreken en evalueren van de projecten inpassen van de projecten in het globale culturele aanbod ondersteunen op inhoudelijk en materieel gebied Beleidsondersteuning gemeenschapscentrum Taken uitvoeren in verband met de beleidsplanning en de financiële opvolging van het gemeenschapscentrum. Doel: zorgen voor een gezond beleid van het gemeenschapscentrum zowel inhoudelijk als financieel opvolgen van de budgetten van het centrum opmaken van jaarverslagen van het gemeenschapscentrum opstellen en uitvoeren van beleidsplanning pagina 3 van 7

4 Ondersteuning van het verenigingsleven Het verenigingsleven logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien uitwerken van een subsidiereglement behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten administratieve opvolging van subsidieaanvragen dienstverlening (doorgeven van informatie, kopiëren, ) zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden Samenwerkingsinitiatieven Het uitbouwen van samenwerkingsinitiatieven tussen lokale besturen en met culturele actoren binnen en buiten de gemeente. Doel: partnerschappen ontwikkelen, het culturele draagvlak vergroten, het creëren van een meerwaarde buiten de reguliere werking van de partners deelnemen aan werkgroepen in het kader van de programmering op (sub-) regionaal, provinciaal en Vlaams niveau Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur opzoeken van gegevens voor invullen van enquêtes, onderzoeken, bevragingen, beleidsindicatoren bijhouden van administratieve deelnamegelden, opmaken van statistieken en bezoekerscijfer zorgen voor reservatie en boekhouding verzorgen van verzekeringspolissen opstellen artikels voor het gemeentelijk infoblad opvolgen van uitleenmateriaal pagina 4 van 7

5 Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, verzorgen van public relations voeren van promotie telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen, klachten en opmerkingen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie & ICT (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers pagina 5 van 7

6 Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen Overheidsopdrachten Correcte toepassing van de wet op de overheidsopdrachten bij het organiseren van prijsvragen. Doel: de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken laten geschieden Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. pagina 6 van 7

7 grondig voldoende elementair grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Algemeen HRM-beleid X X Communicatiemanagement X X Financieel management X X Strategische beleidsvoering X X X PC-Vaardigheden Databanken X Presentaties X X Rekenbladen X X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking X X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X X Werking van de gemeentelijke organisatie X X X Werkmiddelen X X X Wetgeving en regelgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie X X X Kennis van de wetgeving m.b.t. de gemeente X X X Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X Voortgangscontrole X X Kwaliteit en accuraatheid X X Veranderingsbereidheid X X Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X X Schriftelijke communicatie X X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag Integriteit X X Resultaatgerichtheid X X Creativiteit X X Initiatief X X X Klantgerichtheid X X X pagina 7 van 7