Functiebeschrijving. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Functienaam:

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: Functiefamilie: administratief uitvoerend Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: Financiële Zaken Dienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit Deze afdeling staat in voor de uitvoering van de financiële taken opgelegd aan het gemeentebestuur en het OCMW. De ondersteunende dienst financiën werd samengevoegd voor de beide lokale besturen: gemeente én OCMW. Vooral de uitvoering en opvolging van de boekhouding en de financiële verrichtingen staan hier centraal. Deze afdeling zorgt ook voor de administratieve ondersteuning van diverse gemeentelijke en OCMW-diensten. De administratieve taken worden aangevuld met de jaarlijkse voorbereiding van het meerjarenplan, het budget en de budgetwijzigingen en de voorbereiding voor de jaarrekening van gemeente en OCMW in het kader van de Beheers- en Beleidscyclus (BBC). Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van: bestuurssecretaris (Financiële Zaken) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam

2 Kernresultaten Interne regelgeving De regelgeving van toepassing op de organisatie en entiteit hanteren. Doel: de werking van de organisatie (en de entiteit) laten gebeuren volgens de afgesproken regels en procedures naleven van het arbeidsreglement o.a. door het correct gebruik van de tikklok, het gebruik van internet en op het werk, naleven van de deontologische code interne afspraken en procedures naleven Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving kunnen toepassen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vakgerichte informatie raadplegen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit ontvangen en signaleren van binnenkomende vragen en opmerkingen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen instaan voor een vlot contact met de burger ontvangen en signaleren van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten

3 Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van uitgaande brieven opmaken van verslagen en nota's opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen Beheer boekhouding Instaan voor de verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens. Doel: de juistheid van de financiële informatie verzekeren boekhoudkundige verwerking van alle financiële verrichtingen registratie en beheer kasboeken (onder de functionele leiding van de financieel beheerder) volledig klassement van de boekhoudkundige stukken opmaken en doorboeken van de aanrekenlijsten instaan voor debiteuren- en crediteurenbeheer opvolgen van te ontvangen subsidies en aan te gane leningen financiële verrichtingen registreren in de boekhouding voor bepaalde rekeningen boekhoudkundige verwerking van alle girale verrichtingen voorbereiden van de jaarrekening het uitvoeren van de verschillende eindejaarsverrichtingen met het oog op het opstellen van de jaarrekening Ondersteuning boekhouding Ondersteunen van de werkzaamheden betreffende de gemeentelijke en OCMWboekhouding (BBC). Doel: ervoor zorgen dat de verschillende entiteiten hun boekhoudkundige opdrachten verrichten in overeenstemming met het financieel beleid van de organisatie opvragen van ontbrekende gegevens bij de betreffende entiteiten assistentie bieden bij de opmaak van bestelbons

4 ingave en controle bestelbons en facturen verantwoordelijk voor opmaken van bestelbons, mandaten, betaalopdrachten, facturen en invorderingsstaten boekhoudkundige registraties van ontvangsten en uitgaven Fiscaliteit Opvolgen en afhandelen van bezwaarschriften. Doel: tijdig en correct behandelen van bezwaren van belastingplichtigen opvolgen van bezwaarschriften Dagontvangsten ontvangen van geringe dagontvangsten en omgaan met wisselgeld bijhouden van kasboek interne afspraken met betrekking tot dagontvangsten naleven correct toepassen van de vastgestelde retributies Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.

5 grondig voldoende elementair Gemeente Galmaarden Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement Financieel management PC-Vaardigheden Databanken Presentaties Rekenbladen Software eigen aan de functie Tekstverwerking Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Wetgeving en regelgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Kennis van de wetgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Interactief gedrag Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Persoonsgebonden Flexibiliteit gedrag Kwaliteit en accuraatheid Stressbestendigheid Probleemoplossend Initiatief gedrag Klantgerichtheid Waardegebonden gedrag Integriteit