Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: Deskundige Functienaam: Deskundige Vrije Tijd Functionele loopbaan: B1-B3 Functiegroep: Code: Afdeling: Vrije tijd Dienst: Subdienst: Doel van de entiteit De dienst Vrije tijd coördineert de sectoren jeugd, sport, cultuur, bibliotheek, erfgoed, toerisme, senioren, evenementen en kunstonderwijs. Zij stimuleert het organiseren van een breed en toegankelijk aanbod in iedere sector. De dienst Vrije tijd vult dit aanbod aan met een eigen gevarieerd, vernieuwend en toegankelijk aanbod en promoot dit aanbod bij het publiek. De dienst Vrije tijd zet in op een ruime beleidsparticipatie en stimuleert de deelname van alle doelgroepen aan het vrijetijdsaanbod, telkens met bijzondere aandacht voor meer kwetsbare doelgroepen. De dienst zet in op een integrale en geïntegreerde beleidswerking. Zij ondersteunt en stimuleert het verenigingsleven. Zij faciliteert en schept de nodige voorwaarden voor het organiseren van lokale initiatieven. De dienst zorgt voor een kwalitatieve dienstverlening en draagt hierdoor bij aan het verbeteren van de leefkwaliteit van elke burger en het streven naar een zorgzame leefgemeenschap. De dienst werkt gericht samen met zowel interne als externe partners (o.m. dienst Opvoeden, OCMW, dienst Openbare ruimte, dienst Facility). Plaats in de organisatie Werkt in nauwe samenwerking met de medewerkers jeugd, sport en cultuur onder leiding van het diensthoofd Vrije tijd. Rapporteert aan het diensthoofd Vrije tijd. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 5

2 Kerntaken Ondersteunen en organiseren van initiatieven en projecten Het ondersteunen van lokale actieve actoren en initiatieven en het opzetten van activiteiten en projecten binnen het team Vrije tijd. Doel: aanbieden van een gevarieerd vrijetijdsaanbod Projectmatig werken binnen het vrijetijdsaanbod. Praktische organisatie, voorbereiding, coördinatie, uitvoering, evaluatie en bijsturing van gemeentelijke vrijetijdsinitiatieven Bekend maken en instaan voor de promotie van het vrijetijdsaanbod Overleg met sectorale actoren, scholen, gemeentelijke diensten, lokale partners Verkennen van het vrijetijdsaanbod Strategisch beleid Opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen van de gemeentelijke meerjarenplanning, luik Vrije tijd. Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk vrijetijdsbeleid, met oog voor het bereiken van maatschappelijk kwetsbare doelgroepen. opmaken, uitvoeren en evalueren van beleidsplanning Vrije tijd verzamelen van werkingsresultaten en de verslaggeving ervan voorleggen aan gemeentebestuur en afdelingshoofd vrije tijd uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal vrijetijdsbeleid begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van het beleidsplan, luik Vrije tijd adviseren en beleidsondersteuning: formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de vrije tijdsdienst waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit vrije tijd. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie CC Consult pagina 2 van 5

3 aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten opvolgen van het dagelijks financieel beheer inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vakgerichte informatie raadplegen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlotte dienstverlening aan verenigingen bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, voeren van promotie, o.m. schrijven artikels De Schakel telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen CC Consult pagina 3 van 5

4 informatie- en adviesverstrekking omtrent vrijetijdsmogelijkheden binnen en buiten de gemeente zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur Ondersteuning van het verenigingsleven Het verenigingsleven logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat het verenigingsleven zich ten volle kan ontplooien controleren van het aanwenden van de aan de verenigingen toegekende subsidies en budgetten uitwerken van een subsidiereglement zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende verenigingen Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen controleren en toegang verlenen tot specifieke infrastructuur opmaken van verslagen en nota's administratieve opvolging subsidieaanvragen opmaken van uitgaande brieven Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 4 van 5

5 grondig voldoende elementair grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en scompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X X HRM-management X X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Tekstverwerking X X Werking en Procedures en procesbeheer X X werkmiddelen Projectmatig werken X X X Werking van de organisatie X X Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de X X organisatie Gedragscompetenties Niveau Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend Competentie Plannen en organiseren X X X Analytisch denken X X Conceptueel denken X X Flexibiliteit X X Organisatieverbondenheid X X X Interactief Mondelinge communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden Probleemoplossend Integriteit X X Initiatief X X X Klantgerichtheid X X X CC Consult pagina 5 van 5