Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd Extramurale dienst

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker dienst ouderen en thuiszorg Functiegroep: administratief medewerker publieksgericht Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: Sociaal Huis Dienst: Extramurale dienst Subdienst: dienst ouderen en thuiszorg Code: Doel van de entiteit Het Sociaal Huis is een samenwerkingsverband tussen gemeente en OCMW met als doel eigentijdse, geïntegreerde, laagdrempelige sociale dienstverlening te verstrekken op één plaats, op maat van de gemeente De extramurale dienst geeft uitvoering aan de missie en visie van het Sociaal Huis en van het OCMW. Gelet op de diversiteit aan domeinen hebben wij verschillende doelgroepen: enerzijds is er de doelgroep ouderen (60+) en thuiswonende zorgbehoevenden, anderzijds is er de doelgroep werkzoekenden en leeflooncliënten. In beide doelgroepen bekommeren we ons om de meest kwetsbaren. Onze rol verschuift van regisseur naar actor en terug, van initiatiefnemer naar partner en terug, dit afhankelijk van de noodzaak en van de eigen mogelijkheden of die van de partners. De dienst ouderen en thuiszorg is een subdienst van de extramurale dienst en focust zich op de doelgroep ouderen (60+) en thuiswonende zorgbehoevenden. De domeinen waarop we werken zijn zeer divers gaande van thuiszorg, mobiliteit, tot huisvesting en vrijetijd. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: diensthoofd Extramurale dienst Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 15 november 2016 pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Uitvoeren van administratieve handelingen Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit opmaken van dagelijkse en wekelijkse planningen (in het bijzonder poetsdienst en maaltijden aan huis) verwerken van de binnengekomen wijzigingen verwerken van de papieren en elektronische dienstencheques bijhouden van meetpunten/statistieken bijhouden van allerlei lijsten ondersteuning bieden bij activiteiten (kaarten maken, flyers maken, ) ondersteuning bieden bij het verspreiden van informatie van de dienst (vb nieuwsbrief) instaan voor de archivering van documenten van de dienst Fysiek en telefonisch onthaal Verzorgen van de dienstverlening naar de diverse actoren toe en hen op een correcte en klantvriendelijke manier begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten en het beantwoorden van vragen. Doel: optimaal informeren van de diverse actoren instaan voor de bediening van de telefoon(centrale) burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen correct informeren en doorverbinden met de juiste entiteit bemannen van het loket Dagontvangsten Belast met de ontvangst van geringe dagontvangsten overeenkomstig art. 162, 2 van het gemeentedecreet. Doel: een normale, vlotte werking garanderen van de entiteit Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Goed onderhouden van externe contacten met relevante personen of instanties. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden CC Consult 15 november 2016 pagina 2 van 5

3 Dagelijkse communicatie met de klanten van de dienst Dagelijkse communicatie met de leveranciers van de dienst Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dagelijkse communicatie met de medewerkers van de poetsdienst, de maaltijddienst en de vrijwilligers van KADANZ meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de entiteit actieve deelname aan intern overleg goede samenwerking en informatie-uitwisseling met andere diensten Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 15 november 2016 pagina 3 van 5

4 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Kennen en kunnen Gradatie Cluster Competentie voldoende elementair PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden (+) grondig Excel (+) Outlook (+) Word (+) Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer (+) Werking van de organisatie (+) Werkmiddelen en werkmethodieken (+) Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (+) Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie (+) Gedrag Gradatie Cluster Competentie gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3 Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken (KERN) Mondelinge communicatie (GROEPS) Empathie (inlevingsvermogen) (FUNCTIE) Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit (GROEPS) CC Consult 15 november 2016 pagina 4 van 5

5 Stressbestendigheid (GROEPS) Leerbereidheid (+) Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid (KERN) Initiatief (GROEPS) Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit (KERN) CC Consult 15 november 2016 pagina 5 van 5