Algemene en bijzondere voorwaarden

Transcriptie

1 Informatiebundel Selectieprocedure voor een administratief medewerker met het oog op de opmaak van een werfreserve (C1-C3 contractueel - voltijds) (C1-C3 contractueel halftijds) 1/9

2 Inhoudstafel Algemene voorwaarden 3 Functiebeschrijving administratief medewerker 4 Aanwervingsvoorwaarden en inschrijving 7 Wat houdt de selectieprocedure in 8 Hoe kunt u zich best voorbereiden 9 2/9

3 Algemene en bijzondere voorwaarden - Een wettig verblijf in België en een algemene toegang tot de arbeidsmarkt. - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. - De burgerlijke en politieke rechten genieten. - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk. - Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18/07/ Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is. Voor de functie van administratief medewerker dient u in het bezit te zijn van een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. - Slagen voor de selectieprocedure. De kandidaten die ten onrechte aan het examen hebben deelgenomen, kunnen in géén geval toelaatbaar worden verklaard. 3/9

4 Functiebeschrijving administratief medewerker (m/v) C1-C3 Functienaam: Polyvalent Administratief medewerker Functiefamilie: Administratief uitvoerend Functionele loopbaan:c1-c3 Functie Afdeling: Dienst: Subdienst: Code: Doel van de entiteit Ondersteuning bieden aan de verschillende gemeentelijke diensten (dienst Burgerzaken, dienst Grondzaken, dienst Financiën, dienst Interne zaken, dienst Ruimtelijke Ordening en milieu, dienst Vrije tijd). Administratief opmaken en afhandelen van dossiers volgens de procedures en regels van de desbetreffende dienst. Verlenen van een kwaliteitsvolle dienstverlening op een klantvriendelijke en klantgerichte manier. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris en respectievelijke diensthoofden en werkt in zijn/haar functie nauw samen met de andere administratieve medewerkers. Kernresultaten Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de dienst. tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materiaal om het dossier te vervolledigen verwerken van inkomende en uitgaande post Telefonisch onthaal Instaan voor de telefoonpermanentie om de diverse actoren op een correcte en klantvriendelijke manier te informeren en indien noodzakelijk te begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten. 4/9

5 Doel: optimaal informeren van de diverse actoren. Onthaal instaan voor de bediening van de telefoon(centrale) burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen correct informeren en doorverbinden met de juiste dienst De bezoekers op een klantvriendelijke en klantgerichte manier onthalen. verstrekken van algemene info aan bezoekers opdat zij voldoende geïnformeerd zijn burgers klantvriendelijk te woord staan en trachten hen zo goed mogelijk te helpen Voorbereiding bestuursorganen (notulering) Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers. zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen dienst en tussen de diensten onderling voorbereiden en afwerken van dossiers in opdracht van het diensthoofd of de gemeentesecretaris notulen opmaken uittreksels opmaken van de dienst Toepassen van wet- en regelgeving Het kunnen toepassen van wet- en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de taken correct uitvoeren en de juiste informatie verstrekken. het opvolgen van richtlijnen, wetgeving en procedures vakgerichte informatie raadplegen Bijhouden van het dynamisch en statisch archief Werkzaamheden die ertoe bijdragen het archief up-to-date te houden volgens de wet- en regelgeving. Doel: een overzichtelijk en correct archief te bewaren. Toezicht op en uitvoeren van het klassement van de actuele dossiers Coderen volgens NDC-code van de verschillende dossiers Up-to-date houden van het archief Schonen van dossiers en hierop controle uitvoeren Mee opvolgen van regelgeving die betrekking heeft op het archiefbeheer Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende of van de gemeentesecretaris verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 5/9

6 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden Outlook Rekenbladen (Excel) Tekstverwerking (Word) Werking en Procedures en procesbeheer werkmiddelen Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Werking van de organisatie Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren vaardigheden Interactief gedrag Schriftelijke communicatie Mondelinge communicatie Teamwerk en samenwerken Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit Kwaliteit en nauwgezetheid Probleemoplossend Initiatief gedrag Klantgerichtheid Waardegebonden gedrag Integriteit 6/9

7 Inschrijving Om aan de selectieproeven te kunnen deelnemen dient men te voldoen aan de algemene voorwaarden, zoals hierboven beschreven. Sollicitaties (brief, CV, kopie van diploma en uittreksel uit het strafregister) kan je richten aan het college van burgemeester en schepenen (K. Albertlaan 1, 9840 De Pinte) of mailen naar en dit uiterlijk vrijdag 24 maart 2017 (poststempel geldt). Onvolledige dossiers worden niet in aanmerking genomen. 7/9

8 Wat houdt de selectieprocedure in? Na de deadline voor het indienen van de kandidaturen, worden de sollicitatiedossiers nagekeken en voorgelegd aan het bestuur. Zij beslissen of je in aanmerking komt voor deelname aan de selectieprocedure of niet. Als je alle gevraagde documenten aangeleverd hebt en voldoet aan de gestelde voorwaarden, wordt je kandidatuurstelling door het bestuur ontvankelijk verklaard. Als je niet voldoet aan de voorwaarden, kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure. Je wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Het is belangrijk om zo snel mogelijk alle gevraagde documenten (kopie van diploma, uittreksel uit het strafregister) door te sturen (uiterlijk op 24 maart 2017). Zo niet, kan je niet deelnemen aan de selectieprocedure. Als er meer dan 25 kandidaten zijn voor deelname aan de selectieprocedure, wordt er een preselectieproef georganiseerd. Enkel de 15 eerst gerangschikte kandidaten worden toegelaten tot de reguliere selectieprocedure. In het geval van ex aequo op de vijftiende plaats worden alle kandidaten met eenzelfde puntenaantal toegelaten. Deel 1: schriftelijk gedeelte Het schriftelijk gedeelte bestaat uit een competentieproef en een worksampleproef. Bij de competentieproef wordt de kandidaat geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitvoering van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. De worksampleproef omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst en waarvoor de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis met betrekking tot de functie kan hierin worden verwerkt. Je kan slechts deelnemen aan het mondeling gedeelte indien je geslaagd bent in het schriftelijk gedeelte. Deel 2: Mondeling gedeelte Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, zijn persoonlijkheid, werkervaring, vakkennis en van interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten voor elk selectiegedeelte 60% van de punten behalen. Indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien 50% van de punten behalen op elk van die proeven. 8/9

9 Hoe kunt u zich best voorbereiden? De eventueel te kennen leerstof zal na het aanvaarden van de kandidaturen op de website geplaatst worden. Ook nuttige links en bronnen zullen dan doorgegeven worden. Als u verdere informatie wenst te bekomen betreffende het loon, de algemene voorwaarden of de functie, kunt u zich richten tot de personeelsdienst op het telefoonnummer: of via mail internezaken@depinte.be 9/9