Functiekaart. Werkt onder de leiding van en rapporteert aan secretaris(secretaris) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de afdeling

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: afdelingsverantwoordelijke Functienaam: afdelingshoofd B en WZ Functionele loopbaan: A1a-A2a Functiegroep: Leidinggevenden (MAT) Code: Afdeling: Burger- en welzijnszaken Dienst: Subdienst: Doel van de entiteit De afdeling burger-& welzijnszaken verzorgt de dienstverlening naar de burger toe voor alles wat betrekking heeft op sociale zaken, bevolking en burgerlijke stand. Daarnaast heeft ze een regiefunctie om op een inclusieve manier gelijke kansen en het welzijn van elke burger te bevorderen met oog voor inspraak van specifieke doelgroepen. Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan secretaris(secretaris) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de afdeling Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 7

2 Kerntaken Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers waken over de uitvoering van de opdrachten toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken kwaliteitszorg implementeren en opvolgen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid signaleren van wervings- en vormingsbehoeften personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal CC Consult pagina 2 van 7

3 Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit correct gebruiken van de tikklok organiseren van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau wetgeving en regelgeving kunnen toepassen naleven van het arbeidsreglement vakgerichte informatie raadplegen de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie Bevolkingsaangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten registreren, opvolgen en verwerken van adreswijzigingen informeren van de burger inzake bevolkingsaangelegenheden opmaken, verwerken en afleveren van identiteitskaarten alsook de daarmee gepaard gaande attesten en documenten informatie verstrekken en instaan voor administratieve handelingen aan het loket inschrijven/afschrijven van vreemdelingen en burgers opmaken van diverse statistieken ondersteuning bij verkiezingen (inclusief het afleveren van volmachten) CC Consult pagina 3 van 7

4 Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen organiseren en opvolgen van intern overleg zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen Aangelegenheden burgerlijke stand Opmaken van aktes, dossiers en documenten met betrekking tot de burgerlijke stand evenals aanverwante registers en het bijhouden van statistieken. Doel: bijhouden van de registers van burgerlijke staat de gegevens van het strafregister up to date houden en op vraag het uittreksel uit het strafregister ter beschikking stellen registratie, opmaak van aktes en documenten m.b.t. huwelijk en echtscheiding, geboorten, betwisting afstamming, sterfgevallen, erkenningen, adoptie en volle adoptie, naamsverandering, nationaliteitsveranderingen, verandering huwelijksvermogenstelsel, opmaken van grafconcessies, erfrechtverklaring contact opnemen met bevoegde instanties bijhouden van statistieken CC Consult pagina 4 van 7

5 Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Verkiezingen Instaan voor de administratieve organisatie en de coördinatie van logistiek. instaan dat de kiezerslijsten correct opgemaakt worden en dat iedereen tijdig zijn kiesbrief ontvangt administratieve voorbereiding van verkiezingen informatie bezorgen aan alle bevoegden meewerken aan of secretariaat vervullen van het hoofdbureau bij de gemeenteraads- en provincieverkiezingen CC Consult pagina 5 van 7

6 Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur samenwerking tussen de entiteiten bevorderen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de uitvoering ervan verzekeren toelichting geven aan de bestuursorganen frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen, Wijzigingen en problemen met eigen dienst ter bespreking brengen op het MAT Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult pagina 6 van 7

7 Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X Financieel management X HRM-management X X Strategisch management X PC-Vaardigheden Databanken X X Presentaties X Rekenbladen X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking X X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties elementair elementair voldoende Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren X X X vaardigheden Informatieverwerkend Flexibiliteit X X gedrag Organisatieverbondenheid X X X Leiderschap Leidinggeven X X Persoonsgebonden Integriteit X X X gedrag Stressbestendigheid X X Probleemoplossend Initiatief X X X gedrag Klantgerichtheid X X X Organisatiebewustzijn X X voldoende grondig grondig CC Consult pagina 7 van 7