Functiebeschrijving. - In het bezit zijn van het diploma van bachelor of een daarmee gelijkgesteld diploma. - In het bezit zijn van een rijbewijs B

Transcriptie

1 Functie Functiefamilie: Leiding Functienaam: Teamverantwoordelijke wijkwerk Functionele loopbaan: B1-B3 Departement: Welzijn Afdeling: niet-wettelijke dienstverlening Dienst: Omkadering wijkwerken Aanwervingsvoorwaarden - In het bezit zijn van het diploma van bachelor of een daarmee gelijkgesteld diploma. - In het bezit zijn van een rijbewijs B Doel van de entiteit Vanuit het departement Welzijn wordt de coördinatie opgenomen wat betreft het wijkwerken. Het intergemeentelijk samenwerkingsverband Zuidwest Rand organiseert dit in samenwerking met de VDAB voor haar gemeenten Beersel, Dilbeek, stad Halle en Sint Pieters Leeuw. Met het wijk-werken gaan heel wat werkzoekenden aan de slag in scholen, in verenigingen, bij de gemeente of in land- en tuinbouwbedrijven. Maar ook bij veel mensen thuis helpen ze vaak enkele uren per week om extra werkervaring op te doen. Deze ervaring is voor veel werkzoekenden een stap in hun zoektocht naar een duurzame job. De inzet van deze wijkwerkers wordt geregeld door een team van VDAB personeel (bemiddelaars-wijkwerken) ter beschikking gesteld aan Zuidwest Rand. Voor dit team en de algehele coördinatie van het wijkwerk wordt een teamverantwoordelijke gevraagd. De coördinator begeleidt alsook stuurt, coacht en ondersteunt het team bemiddelaarswijkwerken. Hij/zij garandeert een optimale, kwalitatieve dienstverlening en begeleiding van deze bemiddelaars. Plaats in de organisatie De teamverantwoordelijke als coach: - werkt onder de leiding van en rapporteert aan de afdelingsverantwoordelijke nietwettelijke dienstverlening. - geeft leiding aan de bemiddelaars-wijkwerken. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Voor kennisname Datum Handtekening Naam Personeelslid Direct Leidinggevende 7/12/2017 pagina 1 van 5

2 Kernresultaatsgebieden Functiebeschrijving In deze functiebeschrijving gebruiken we meestal de mannelijke vorm hij om te verwijzen naar een persoon. Deze mannelijke vorm verwijst zowel naar mannen als vrouwen. Coördinatie en leiding van de dienst Formuleren, coördineren, aansturen en opvolgen van de werking en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Coördinatie en werkverdeling van de operationele, dagelijkse taken van de bemiddelaars-wijkwerken en waken over de uitvoering van de opdrachten. - Begeleiden en optimaal inzetten van de bemiddelaars-wijkwerken. - Instaan voor de continuïteit van de werking. - Zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk. - Uitwerken van procedures voor het vlot verloop van de werkzaamheden. - Toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van interne project- en procesmethodieken. - Tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures. - Geven van adviezen en instructies. - In overleg met de rechtstreeks leidinggevende bepalen van ken- en stuurgetallen, meetcriteria voor de dienstverlening. - Behandelen van vragen en klachten (ombudsfunctie) inzake de dienstverlening. - Overleg met de VDAB teamleider. - Verslag werkzaamheden aan Zuidwest Rand - Faciliteiten verzorgen op de diverse zitlocaties - Overleg VDAB en OCMW over de toeleiding van wijkwerkers - Zorgen dat er voldoende (aangepaste) activiteiten zijn en acties ondernemen ter promotie van deze maatregel, wanneer er een tekort van aanbod is. Uitbouwen van klantenbestand. Het onderhouden van contacten met de deelnemende gemeenten ifv behoeften en eventuele opdrachten. - Incidenteel indien nodig zelf optreden als bemiddelaar-wijkwerken Personeelsbeleid van de dienst Instaan voor de goede werking van de dienst, in overleg met de rechtstreeks leidinggevende en afdelingsverantwoordelijke van de afdeling Personeel en Organisatie en VDAB - Toepassen van de principes van het personeelsbeleid, rekening houdend met de eigenheid van de dienst. - Instaan voor het voeren gesprekken met de directe medewerkers op regelmatige basis, waarbij taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal staan. - Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de bemiddelaars-wijkwerken. - Mogelijke knelpunten signaleren aan VDAB - Signaleren van wervings- en vormingsbehoeften aan Zuidwestrand/VDAB. - Personeelsbehoeften binnen de dienst en binnen de verschillende domeinen objectiveren en opvolgen. - Coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer. - Begeleiding van stagiairs, vrijwilligers en/of jobstudenten. 7/12/2017 pagina 2 van 5

3 Inhoudelijke ondersteuning Inhoudelijke ondersteuning bij de uitvoering van de opdracht en werking van de eigen dienst ten opzichte van de interne en externe doelgroepen teneinde de gewenste doelstellingen te realiseren. Inhoudelijke ondersteuning bieden aan de rechtstreeks leidinggevende en Zuidwest Rand. Correct uitvoeren van inhoudelijke taken ter ondersteuning van de werking van de dienst. - Tijdig opstarten, toepassen en opvolgen van diverse procedures. - Actief bijdragen tot veranderingsprocessen op basis van eigen inzichten en ervaringen. - Opstellen van beslissingen, verslagen en nota s. - Rapportage, registratie en administratie van gegevens. - Advies verlening. - Ontwikkelen van samenwerkingsinitiatieven (intern en extern). - Voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers. - administratieve opvolging van ingediende wijkwerkcheques - gebruikersovereenkomsten verzorgen van de klanten Dagelijks financieel beheer Advies, ondersteuning en uitvoering verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en te komen tot een accuraat beheer en controle van het budget om zo een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren. - De beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten. - Onkosten en declaraties opvolgen - Aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten. - Financiële opvolging en rapportage in overleg/afstemming met Zuidwest Rans en je rechtstreeks leidinggevende. - Controle uitvoeren om zo te komen tot een financieel verantwoord beleid. - Documenten en cijfers aanmaken voor het jaarverslag, beleidsnota en budget. Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de eigen verantwoordelijkheden; deze vertalen en invoeren teneinde de procedures en de kennis actueel te houden. - De nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking. - Kennis hebben van wetgeving, regelgeving en uitvoeringsbesluiten relevant voor de functie. - Vertalen in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers. - Instrueren van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau. - Respecteren van de veiligheidsvoorschriften en signaleren van gebreken. 7/12/2017 pagina 3 van 5

4 Communicatie (intern) Instaan voor een open interne communicatie naar de bemiddelaars-wijkwerken, de hiërarchische oversten, Zuidwestrand, VDAB en de andere diensten en het beleid, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. - Instaan voor de informatiestroom naar de afdeling bestuursondersteuning (intranet, info voor website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ). - Frequent overleg met de rechtstreeks leidinggevende en collega s om problemen te bespreken, advies te verlenen, - Meewerken aan een optimale interne communicatie met het bestuur. - Organiseren en opvolgen van overleg binnen de eigen dienst en met de andere diensten. - Beslissingen van het bestuur/zuidwestrand communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren. - Signaleren van noden, behoeften en tekorten aan de rechtstreeks leidinggevenden/vdab/zuidwestrand. - Afhandelen van ingekomen vragen en opmerkingen en deze op een vlotte manier telefonische en/of schriftelijk beantwoorden. - Verstrekken van informatie aan collega s en doorspelen van nuttige kennis en informatie. Communicatie (extern) Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties; de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van de organisatie te faciliteren en haar belangen te verdedigen. - In overleg met de rechtstreeks leidinggevende instaan voor een adequate externe communicatie voor de eigen diensten. - Netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de organisatie (kunnen) betrokken zijn. - Bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, experten, collega s, beroepsvereniging, ) in kaart brengen en goed onderhouden. - De organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties, op evenementen, fora, - Zorgen voor een functiespecifieke toepassing van de richtlijnen / wet openbaarheid van bestuur. - Communicatie naar externen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 7/12/2017 pagina 4 van 5

5 Functieprofiel Functiebeschrijving De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Pc-Vaardigheden Tekstverwerking Rekenbladen Presentatie PIM Software eigen aan de functie Wetgeving Kennis van de wetgeving m.b.t. het OCMW Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Werking en werkmiddelen Werking van het OCMW Werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Management en beleid Strategische beleidsvoering Algemeen HRM-beleid Financieel management Communicatiemanagement Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren Informatieverwerkend gedrag Conceptueel denken Waardegebonden gedrag Integriteit Resultaatgerichtheid Interactief gedrag Mondelinge communicatie Teamwerk en samenwerken Leiderschap Leidinggeven Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit Probleemoplossend gedrag Besluitvaardigheid Klantgerichtheid 7/12/2017 pagina 5 van 5