BESLUIT ALGEMEEN DIRECTEUR VAN 10 OKTOBER Personeel. Vaststellen van de functiebeschrijving van een assistent-dienstleider.

Transcriptie

1 BESLUIT ALGEMEEN DIRECTEUR VAN 10 OKTOBER 2018 Personeel. Vaststellen van de functiebeschrijving van een assistent-dienstleider. Beknopte samenvatting Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 7 en op basis van het verslag aan de Vlaamse Regering betreffende het hierboven aangehaalde besluit. De functiebeschrijvingen worden vastgesteld onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur. Bevoegd Koen Codron, algemeen directeur DE ALGEMEEN DIRECTEUR Wetten en reglementen Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Verwijzingsdocumenten Het gemeenteraadsbesluit van 30 januari 2017 betreffende de goedkeuring van de rechtspositieregeling voor het personeel van de Stad Zottegem. Het gemeenteraadsbesluit van 23 december 2011 betreffende het wijzigen van het organogram en de personeelsformatie van de Stad Zottegem. Verantwoording Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 7 en op basis van het verslag aan de Vlaamse Regering betreffende het hierboven aangehaalde besluit. De functiebeschrijvingen worden vastgesteld onder eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur. BESLIST:

2 Artikel 1. De algemeen directeur stelt de functiebeschrijving van assistent-dienstleider vast: FUNCTIEBESCHRIJVING 1. Functiegegevens Functie: Rang: Graad: Niveau: Functionele loopbaan: Dienstverband: Assistent-dienstleider Bv Uitvoerend B B1-B3 Contractueel 2. Plaats in de organisatie Afdeling: Dienst: Vrijetijdszaken Bibliotheek Subdienst: / De assistent-dienstleider werkt onder de leiding van en rapporteert aan de bibliothecaris. De assistent-dienstleider geeft, in geval van afwezigheid van de bibliothecaris, leiding aan alle medewerkers van de afdeling. 3. Doel van de dienst De afdeling vrijetijdszaken stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De bibliotheek is een ontmoetingsplaats waar iedereen gelijke en vrije toegang krijgt tot informatie. Er wordt een goed onderbouwde en actuele collectie aangeboden en er wordt actief meegezocht naar het beantwoorden van vragen naar kennis, cultuur, informatie, ontspanning en vrijetijdsbesteding. KERNRESULTATEN 1. Strategisch bibliotheekbeleid Opzetten en opvolgen van een strategisch bibliotheekbeleid.

3 opvolging van de uitvoering van het beleidsplan formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur (rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de bibliotheek zoals vastgelegd in het cultuurdecreet) waken over de efficiëntie en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen verzamelen van werkingsresultaten en de verslaggeving ervan voorleggen aan gemeentebestuur en beheerraad de redactie van de jaarlijkse actieplannen in functie van wat in het beleidsplan is bepaald regelmatig toetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een strategische beleidsplanning waarin missie, visie en strategie worden bepaald evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan 2. Promotie bibliotheek Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband. promotieactiviteiten ontwikkelen die gericht zijn op de eigen bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers bij het plannen en organiseren van acties inspelen op lokale en bovenlokale evenementen uitdenken, uitwerken, begeleiden, adviseren en aan kwaliteitsbewaking doen van uitbreidingsactiviteiten die als doel hebben bij te dragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder werken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement 3. Collectievorming Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming (tegemoetkomend aan de informatie- en ontspanningsbehoeften van de (potentiële) gebruikers) en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie. instaan voor en begeleiden van medewerkers op vlak van ontsluiting, verwerking, opstelling van de collectie en doen toepassen van de gemaakte afspraken en procedures verantwoordelijk voor het aanschafbeleid en afvoerbeleid van een aantal onderdelen van de collectie evoluties (nieuwe media) binnen het informatieaanbod en de ontsluiting ervan opvolgen

4 toezicht op uitvoering publieksvriendelijke opstelling en signalisatie van de collectie 4. Budget en meerjarenplanning Opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en opmaken van een meerjarenplanning van de dienst teneinde de financiële doelstellingen van de afdeling en het gemeentebestuur te behalen. zorgen voor een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en budgetcontrole teneinde een financieel verantwoord beleid te helpen realiseren tijdig en nauwkeurig het budgetontwerp en de budgetwijzigingen opstellen teneinde een efficiënt en effectief financieel beheer mogelijk te maken aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten teneinde het resultaat en de kost van de dienst op een aanvaardbaar niveau te houden de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier inzetten 5. Coördinatie werking dienst Coördineren van de werking van de dienst en de opdrachten vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk actief bijdragen tot de nodige veranderingsprocessen en hierbij een voorbeeldfunctie uitoefenen nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor alle geformuleerde adviezen die gemaakt zijn in samenwerking met de medewerkers 6. Communicatie (extern) Sturen en bewaken van de externe communicatie in samenspraak met de communicatieambtenaar. instaan voor een adequate externe communicatie en public relations bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden ) onderhouden het gemeentebestuur of de gemeentelijke administratie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora,

5 7. Communicatie (intern) Instaan voor een open interne communicatie naar de dienstmedewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten, de bevoegde schepen en het beleid, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. 8. Wetgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de dienst. Deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden. de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de dienst vertalen in nieuwe richtlijnen naar de dienstmedewerkers instrueren van de dienstmedewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. FUNCTIEPROFIEL De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. 1. Technische competenties Niveau Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Management en beleid Communicatiemanagement Financieel management Strategisch beleidsvoering PC-vaardigheden Databanken Presentaties Rekenbladen

6 Software eigen aan de functie Tekstverwerking Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de gemeentelijke organisatie Werkmiddelen Wetgeving Kennis van de wetgeving met betrekking tot de functie Kennis van de wetgeving met betrekking tot de gemeente 2. Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Informatieverwerkend gedrag Conceptueel denken Kwaliteit en accuraatheid Interactief gedrag Mondelinge communicatie Teamwerk en samenwerken Leiderschap Delegeren Leidinggeven Persoonsgebonden gedrag Integriteit Resultaatgerichtheid Probleemoplossend Besluitvaardigheid Klantgerichtheid Organisatiebewustzijn

7 Koen Codron algemeen directeur