Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: hoofddeskundige(ondersteuning, financiën)

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: administratief medewerker Functienaam: administratief medewerker Functiefamilie: administratief medewerkers Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: ondersteuning Dienst: financiën Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling ondersteuning ondersteunt de verschillende lijndiensten van de gemeente en het OCMW en draagt zo bij tot een efficiënte en optimale werking. Deze ondersteuning gebeurt op het vlak van personeel, secretariaat, juridische ondersteuning, communicatie en ict. Tevens wordt binnen deze afdeling gewaakt over de correcte en efficiënte werking van de financiële dienst. De dienst financiën realiseert de wettelijke verplichtingen inzake gemeente- en OCMWfinanciën en zorgt voor de uitvoering van het financieel beleid. De dienst fungeert als ondersteuning voor de financieel beheerder. De dienst heeft als doel de correcte verwerking van de financiële stromen, het accuraat voeren van de boekhouding, het tijdig uitvoeren van de betalingen, het tijdig en correct innen van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten, en het verstrekken van informatie aan de burger m.b.t. specifieke financiële items zoals belastingen, retributies, toelagen, enz. Een optimale aanwending van de beschikbare financiële middelen wordt daarbij nagestreefd. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: hoofddeskundige(ondersteuning, financiën) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 15 februari 2018 pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Beheer en ondersteuning boekhouding Instaan voor de administratieve verwerking van alle boekhoudkundige documenten en gegevens. Doel: de juistheid van de financiële informatie verzekeren. registratie en beheer kasboeken (onder de functionele leiding van de financieel beheerder) administratieve ondersteuning bieden bij het opstellen van de jaarrekening inventarisbeheer volledig klassement van de boekhoudkundige stukken administratieve ondersteuning bij het opvolgen van te ontvangen subsidies en aan te gane leningen inschrijven in dag- en kasboek en het journaal Administratieve assistentie budget Administratieve assistentie bieden bij het verwerken van een budget of budgetswijziging. Doel: de financieel beheerder ondersteunen bij zijn opdrachten in kader van het budget. opzoeken van de juiste begrotingsartikels invoeren van alle verrichtingen op computer assistentie bieden bij het opstellen van het budgetsontwerp en budgetswijzigingen Inning van fiscale en niet- fiscale ontvangsten Administratieve ondersteuning bieden bij de opvolging en afhandeling van alle verrichtingen met betrekking tot fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Doel: ervoor zorgen dat de gemeente haar belastingen en retributies tijdig en correct int. tijdig verzenden van de aanslagbiljetten en aanmaningen toezien dat de retributies door de verschillende entiteiten correct geïnd worden burgers klantvriendelijk te woord staan en hen trachten te helpen bij problemen rond hun belastingen Overheidsopdrachten Administratieve ondersteuning bieden bij overheidsopdrachten. Doel: de overheidsopdrachten correct en conform de afspraken laten geschieden. opvragen prijzen bieden van ondersteuning bij de opmaak van het bestek CC Consult 15 februari 2018 pagina 2 van 5

3 Centrale aankoop Administratieve ondersteuning bieden bij het organiseren van de centrale aankoop van alle (gegroepeerde) bestellingen en contracten. Doel: de aankoop van (gegroepeerde) bestellingen en contracten ondersteunen en de desbetreffende procedures standaardiseren binnen de organisatie. Verzekeringen opmaak van bestekken en uitschrijven van prijsvragen administratieve ondersteuning bieden bij het voorbereiden van de gunningsprocedures controle van de ingediende offertes en rapportering met het oog op de gunning globaliseren prijsaanvragen beheren van aankoopcontracten uitvoeren van marktonderzoeken opstellen van lastenboeken Zorgen voor de administratieve ondersteuning bij verzekeringsdossiers. Doel: zorg dragen voor een correct beheer van de verzekeringsdossiers. uitvoeren van administratieve taken i.v.m. verzekeringen opvolgen van correspondentie i.v.m. schade aan het patrimonium, burgerlijke aansprakelijkheid, verkeersongevallen en arbeidsongevallen Administratie algemeen Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van verslagen en nota's voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratie dossiers voor de bestuursorganen instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van uitgaande brieven verwerken van inkomende en uitgaande post Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. CC Consult 15 februari 2018 pagina 3 van 5

4 Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit doorgeven en of afhandelen van binnenkomende interne vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken. de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 15 februari 2018 pagina 4 van 5

5 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X Projectmatig werken X Werking van de organisatie X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Voortgangscontrole X X Interactief gedrag Empathie (inlevingsvermogen) X Schriftelijke communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X X CC Consult 15 februari 2018 pagina 5 van 5