Informatiebundel 1/10

Transcriptie

1 Informatiebundel Aanwerving van een administratief medewerker dienst Financiën (C1-C3 contractueel - voltijds) Selectieprocedure wervingsreserve van twee jaar 1/10

2 Inhoudstafel Algemene en bijzondere voorwaarden... 3 Functiebeschrijving administratief medewerker Financiën... 4 Aanwervingsvoorwaarden en inschrijving... 8 Wat houdt de selectieprocedure in... 9 Bijkomende informatie /10

3 Algemene en bijzondere voorwaarden - Een wettig verblijf hebben in België en algemene toegang hebben tot de arbeidsmarkt. - Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. - De burgerlijke en politieke rechten genieten. - Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van zijn werk. - Voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18/07/ Voldoen aan de diplomavereiste die geldt voor het niveau waarin de functie gesitueerd is. Voor de functie administratief medewerker Financiën moet men een diploma van het secundair of daarmee gelijkgesteld onderwijs kunnen voorleggen. Laatstejaarsscholieren of studenten worden toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum vijf maanden hun einddiploma behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente. - Slagen voor de selectieprocedure. De kandidaten die ten onrechte aan het examen hebben deelgenomen, kunnen in géén geval toelaatbaar worden verklaard. 3/10

4 Functiebeschrijving Functienaam: Administratief medewerker financiën Functie Afdeling: Functiefamilie: Administratief uitvoerend Functionele loopbaan:c1-c3 Dienst: Financiële dienst Subdienst: Code: Doel van de entiteit De financiële dienst staat in voor de ondersteuning van het financieel beleid van de gemeente en streeft een efficiënte en kostenbewuste aanwending van de beschikbare middelen na. Zij heeft als taken het opmaken van de financiële nota van het budget en meerjarenplan, het opmaken van de jaarrekening, het accuraat voeren van de boekhouding, het tijdig uitvoeren van de betalingen, het tijdig en correct innen van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verzorgen van de interne en externe communicatie omtrent specifieke financiële items. De dienst stelt haar expertise inzake overheidsopdrachten en financiën ter beschikking van andere diensten en is tevens motor in het ontwikkelen van (financiële) controlesystemen en een systeem van beheerscontrole. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: financieel beheerder Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Kernresultaten Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken opmaken van verslagen en nota's opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen opmaken van uitgaande brieven voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen administratieve opvolging subsidieaanvragen verwerken van inkomende en uitgaande post 4/10

5 Telefonisch onthaal Instaan voor de telefoonpermanentie om de diverse actoren op een correcte en klantvriendelijke manier te informeren en indien noodzakelijk te begeleiden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten. Doel: optimaal informeren van de diverse actoren instaan voor de bediening van de telefoon(centrale) burgers klantvriendelijk te woord staan en hen de juiste informatie verschaffen correct informeren en doorverbinden met de juiste entiteit Toepassen van wet- en regelgeving Het kunnen toepassen van wet- en regelgeving van belang voor de dienst. Doel: de taken correct uitvoeren en de juiste informatie verstrekken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie naleven van het arbeidsreglement het opvolgen van richtlijnen en procedures vakgerichte informatie raadplegen Ondersteuning boekhouding Ondersteunen van de werkzaamheden betreffende de gemeentelijke boekhouding. Doel: ervoor zorgen dat de verschillende entiteiten hun boekhoudkundige opdrachten verrichten in overeenstemming met het financieel beleid van de organisatie verantwoordelijk voor opmaken van bestelbons, mandaten, betaalopdrachten, facturen en invorderingsstaten en problemen oplossen dienaangaande boekhoudkundige registraties van ontvangsten en uitgaven opvragen van ontbrekende gegevens bij de betreffende entiteiten instaan voor het debiteuren- en crediteurenbeheer assistentie bieden bij de opmaak van bestelbons assistentie bieden bij de kwartaalaangifte btw door middel van aanmaken aanrekeningen Controle boekhouding Uitoefenen van boekhoudkundige en financiële controles. Doel: zekerheid verschaffen over de juistheid van de boekhoudkundige verrichtingen inschrijving in dag- en kasboek en het journaal boekingen rekeninguittreksels bijhouden van een grootboek controle van de maandelijkse afsluitingen controleren van de juistheid en volledigheid van de facturen 5/10

6 grondig voldoende elementair Administratieve assistentie budget Administratieve assistentie bieden bij het verwerken van een budget of budgetwijziging. Doel: de financieel beheerder ondersteunen bij zijn opdrachten in kader van het budget opzoeken van de juiste begrotingsartikels invoeren van alle verrichtingen op computer aanleggen van het dossier budget verrichten van kopieer- en zoekwerk inzake het opmaken van rekeningen, budget en budgetwijzigingen administratief beheer en opvolging i.v.m. subsidiëring en toelagen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende of de gemeentesecretaris verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Financieel management X Strategisch management X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X Outlook X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X Projectmatig werken X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de X organisatie 6/10

7 gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Gedragscompetenties Gradatie Cluster Beheersmatige vaardigheden Competentie Plannen en organiseren Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X Kwaliteit en nauwgezetheid X Leerbereidheid X X Probleemoplossend Initiatief X X gedrag Klantgerichtheid X X Waardegebonden gedrag Integriteit X Resultaatgerichtheid X X X 7/10

8 Inschrijving Om aan de selectieproeven voor de aanwerving van administratief medewerker Financiën te kunnen deelnemen dient men te voldoen aan de algemene en bijzondere voorwaarden zoals hierboven beschreven. Sollicitaties (brief, CV, kopie van diploma en uittreksel uit het strafregister) kan je richten aan het college van burgemeester en schepenen (K. Albertlaan 1, 9840 De Pinte) of mailen naar en dit uiterlijk 30 maart 2018 (poststempel geldt). Onvolledige dossiers worden niet in aanmerking genomen. 8/10

9 Schriftelijk gedeelte Proef 1: Wat houdt de selectieprocedure in? Kennisproef gebaseerd op de kennisvereisten die in het functieprofiel en de taakomschrijving werden bepaald. Hierbij wordt ook de kennis en de vaardigheden inzake ICT beoordeeld. Proef 2: Een geïntegreerde gevalstudie waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een staal van het uit te voeren werk en waarbij analysevaardigheden, inzicht en kennis van de materie worden beoordeeld. Mondeling gedeelte Een interview/evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals zijn/haar motivatie en zijn/haar interesse voor het werkterrein, van zijn/haar organisatievermogen en van zijn/haar sociale vaardigheden. Hierbij kan onder andere gebruik gemaakt worden van een persoonlijkheidstest. Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten voor elk selectiegedeelte 60% van de punten behalen. Indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien 50% van de punten behalen op elk van die proeven. 9/10

10 Bijkomende informatie Wij bieden: Een verloning op C1-C3 niveau met een geïndexeerde brutojaarwedde van minimum ,60 euro aangevuld met een haard-of standplaatstoelage, maaltijdcheques (7 euro), fietsvergoeding, tussenkomst in het openbaar vervoer, een hospitalisatieverzekering en een gunstige verlofregeling. Voor de opbouw van de anciënniteit worden de werkelijke diensten bij een overheid in aanmerking genomen. Beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt met een maximum van zes jaar in aanmerking genomen op voorwaarde dat ze relevant is voor de uitoefening van de functie. Verdere informatie over het loon (persoonlijke berekening op aanvraag), de algemene voorwaarden of de functie kan verkregen worden bij de personeelsdienst op het telefoonnummer: of via mail De eventueel te kennen leerstof zal na het aanvaarden van de kandidaturen op de website geplaatst worden. Ook nuttige links en bronnen zullen dan doorgegeven worden. 10/10