Functiekaart. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: coördinator(vrije tijd, bibliotheek)

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: bibliotheekassistent Functienaam: bibliotheekassistent Functiefamilie: administratief medewerkers Functionele loopbaan: C1-C3 Afdeling: vrije tijd Dienst: bibliotheek Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De afdeling bestaat uit de dienst jeugd, sport, cultuur, bibliotheek en toerisme. Daarenboven wordt ook aandacht besteed aan ontwikkelingssamenwerking, sociale zaken en drugpreventie. De bibliotheek is een ontmoetingplaats waar iedereen vrije toegang krijgt tot de verschillende diensten, waar een goed onderbouwde en actuele collectie (gedrukte en audiovisuele materialen) wordt aangeboden, waar vragen naar kennis, cultuur, informatie, ontspanning en vrijetijdsbesteding worden beantwoord. De bibliotheek heeft als doelstelling een vrije en drempelloze toegang tot kennis en cultuur te garanderen, levenslang leren te stimuleren en het gemeenschapsleven te versterken. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: coördinator(vrije tijd, bibliotheek) Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 9 september 2016 pagina 1 van 5

2 Kernresultaten Dienstverlening en uitleenactiviteiten bibliotheek Instaan voor een vlot en klantvriendelijk verloop van de (uitleen)activiteiten van de Doel: de leners op een klantvriendelijke manier wegwijs maken doorheen de diensten van de informeren over activiteiten/projecten van de bibliotheek vragen of problemen van leners oplossen of hen doorverwijzen naar de juiste instantie leners begeleiden in hun zoektocht naar cultuur, informatie, educatie uitlenen en innemen van materialen maken van een kasoverzicht en aan de hand hiervan de inkomsten verzamelen telefonische dienstverlening (reserveren - verlengen - algemene vragen) kranten- en tijdschriftenbeheer opvolgen van reservaties en versturen reservatie- en maningsbrieven Collectievorming en -verzorging Instaan voor een zorgvuldige en evenwichtige collectievorming en toegang bieden tot zoveel mogelijk informatie. Doel: tegemoetkomen aan de informatie- en ontspanningsbehoefte van de (potentiële) gebruikers. zorgen voor een publieksvriendelijke opstelling en signalisatie binnen het eigen domein ontsluiten van bibliotheekmaterialen op basis van de diverse inhoudelijke ontsluitingssystemen (thema, trefwoord, onderwerpscodes, ) het toegankelijk maken van de collectie Ondersteuning bibliotheek Meewerken aan een geschikte en aangepaste bibliotheeklocatie. Doel: bijdragen tot een aangename (lees) omgeving voor de bezoekers van de bibliotheek en de continuïteit en kwaliteit van de werkzaamheden van de bibliotheek garanderen. boekverwerking- en verzorging het opstellen van documenten in de bibliotheekruimte of in het magazijn Coördinatie van de subdomeinen Het dagelijks coördineren van bepaalde subdomeinen (mediatheek, leeszaal, ) van de Doel: zorgen voor een efficiënte en effectieve opvolging van de werkzaamheden binnen de bibliotheek CC Consult 9 september 2016 pagina 2 van 5

3 opvolgen evoluties binnen de bibliotheeksoftware (lokaal, binnen een netwerk, ) Catalografische taken Het zorgvuldig uitvoeren van de catalografische taken. Doel: zorgen voor een betere dienstverlening naar de gebruikers. toepassen van de catalografische regelgeving bij invoeren van de bibliotheekmaterialen controleren van invoer van materialen binnen het eigen domein Doelgroepenwerking Doelgroepgerichte acties en activiteiten uitwerken op korte en lange termijn. Doel: doelgroepen van (potentiële) lezers bereiken en hun leesgedrag stimuleren. het uitvoeren van projecten gericht naar bepaalde doelgroepen (zoals kinderen & jeugd, senioren, ) Bibliotheekpromotie en public relations Promotie en bekendmaking van de mogelijkheden en de dienstverlening van de bibliotheek via diverse acties en evenementen al dan niet in samenwerkingsverband. Doel: bijdragen tot cultuurparticipatie in het algemeen en leesbevordering in het bijzonder. promotieactiviteiten uitvoeren die gericht zijn op de eigen bibliotheekbezoekers, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers meewerken aan de ontmoetingsfunctie van de bibliotheek door het samenbrengen van mensen in het kader van een actie of evenement schrijven van folders en artikels uitwerken en uitvoeren van activiteiten die passen in een ruimer kader (jeugdboekenweek, bibliotheekweek) plannen en vastleggen modaliteiten op vlak van samenwerking met scholen, verenigingen, verzorgen van rondleidingen voor geïnteresseerden (individueel of groepen) opzetten van infostands rond bepaalde thema s ter beschikking stellen van educatieve boekenpakketten begeleiden van en/of zelf opzoeken van documenten/informatie Administratie algemeen Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit. CC Consult 9 september 2016 pagina 3 van 5

4 tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van verslagen en nota's voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen instaan voor verzenden, verspreiden, klasseren, archiveren en kopiëren uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende opmaken van uitgaande brieven verwerken van inkomende en uitgaande post Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger (balie) voeren van promotie telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten doorgeven en of afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit doorgeven en of afhandelen van binnenkomende interne vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 9 september 2016 pagina 4 van 5

5 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Rekenbladen (excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Gedragscompetenties elementair voldoende Gradatie grondig Cluster Competentie Beheersmatige vaardigheden Voortgangscontrole Interactief gedrag Empathie (inlevingsvermogen) Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit Kwaliteit en nauwgezetheid Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid Waardegebonden gedrag Integriteit gradatie 1 gradatie 2 gradatie 3 CC Consult 9 september 2016 pagina 5 van 5