Functiekaart. Dienst: Financiën

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: hoofddeskundige Functienaam: hoofddeskundige financiën Functiegroep: deskundigen Functionele loopbaan: B4-B5 Afdeling: FINANCIEN Dienst: Financiën Subdienst: Financiën Code: Doel van de entiteit De afdeling Financiën werkt op beleidsmatig niveau. Dit houdt in het beheer, het toezicht en de controle, de planning en het advies op het vlak van de financiën van de gemeente en het OCMW. De gemeenschappelijke financiële dienst werkt op operationeel niveau, waarbij de dienst instaat voor de boekhouding, de verwerking van de financiële stromen, het uitvoeren van de betalingen en het innen van de inkomsten, zowel fiscale als niet-fiscale. In uitvoering van de beleidsbeslissingen staat de afdeling financieel beheer in voor het efficiënt beheer van de financiële middelen, het toezicht en de controle, de planning, advies en rapportering op vlak van de financiën van de gemeente. Daartoe zorgt de dienst voor de correcte verwerking van de financiële stromen, het accuraat voeren van de boekhouding, het tijdig uitvoeren van de betalingen en het tijdig innen van fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Bovendien is de afdeling financieel beheer het aanspreekpunt voor de burger inzake informatie m.b.t. specifieke financiële vragen over belastingen, retributies, toelagen, enz. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan : niet van toepassing. Werkt onder leiding van en rapporteert aan: financieel beheerder Aanspreekpunt: aanspreekpunt overheidsopdrachten en facility voor OCMW en gemeente 7 februari 2018 pagina 1 van 7

2 Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam 7 februari 2018 pagina 2 van 7

3 Kernresultaten Coördinatie en leiding van de entiteit Onder leiding van de financieel beheerder, instaan voor de uitvoering van een aantal werkzaamheden op de financiële dienst gemeente en OCMW en meewerken aan beleidsvoorbereidend werk inzake de financiën gemeente en OCMW Aanspreekpunt overheidsopdrachten en facility voor de gemeente en OCMW Ondersteuning op vlak van organisatieontwikkeling Doel : continuïteit en kwalitatieve werking van de dienst garanderen Vervangt de financieel beheerder tijdens diens afwezigheid Ondersteunt en springt de medewerkers van de financiële dienst bij in geval van tijdelijke afwezigheden of werkdrukproblemen Uitvoerende taken in de boekhouding: financiële boekingen Controletaken in de boekhouding Meewerken aan beleidsvoorbereidend werk inzake financiën, budget, meerjarenplanning en financiële analyses Meewerken aan opstellen budget, budgetwijzigingen, jaarrekening, financiële planning en bijhorende verslaggeving Financiële rapporteringen en opvolging van diensten, projecten of budgethouders of budgetverantwoordelijken Helpen uitwerken en opvolgen van de administratieve organisatie en procedures van de financiële dienst Aanspreekpunt aankoop: adviesverlening, dossieropvolging en contractbeheer Strategisch financieel beleid Helpen uitwerken en opvolgen van de administratieve organisatie en procedures van de financiële dienst Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit 7 februari 2018 pagina 3 van 7

4 informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen Externe communicatie en externe contacten Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen, afhandelen en/of doorsturen van binnenkomende vragen en opmerkingen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen vakgerichte informatie raadplegen 7 februari 2018 pagina 4 van 7

5 Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen. Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse administratieve procedures opmaken van verslagen en nota's opstellen van beleidsbeslissingen opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen voorbereiden, opvolgen en/of afwerken van dossiers door middel van het verzamelen van informatie en materieel om het dossier te vervolledigen opstellen artikels voor het infoblad Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. 7 februari 2018 pagina 5 van 7

6 grondig voldoende elementair Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Kennen en kunnen Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X X X HR-management X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X Excel X X X Outlook X X Presentaties X X Software eigen aan de functie X X X Word X X Werking werkmiddelen en Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X 7 februari 2018 pagina 6 van 7

7 gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Gedrag Gradatie Cluster Beheersmatige vaardigheden Competentie Plannen en organiseren X X Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken X X X Overtuigingskracht X X Persoonsgebonden gedrag Veranderingsbereidheid X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Integriteit en loyauteit X X 7 februari 2018 pagina 7 van 7