SECRETARISBESLUIT VAN 7 AUGUSTUS Stadspersoneel. Vaststellen van de functiebeschrijving van sportgekwalificeerd ambtenaar.

Transcriptie

1 SECRETARISBESLUIT VAN 7 AUGUSTUS 2017 Stadspersoneel. Vaststellen van de functiebeschrijving van sportgekwalificeerd ambtenaar. Beknopte samenvatting Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 7 en op basis van het verslag aan de Vlaamse Regering betreffende het hierboven aangehaalde besluit. De functiebeschrijvingen worden vastgesteld onder eindverantwoordelijkheid van het hoofd van het personeel. Bevoegd Koen Codron, stadssecretaris DE STADSSECRETARIS Wetten en reglementen Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Het gemeenteraadsbesluit van 23 december 2011 betreffende het wijzigen van het organogram en de personeelsformatie van de Stad Zottegem. Verwijzingsdocumenten Het gemeenteraadsbesluit van 30 januari 2017 betreffende de goedkeuring van de rechtspositieregeling voor het personeel van de Stad Zottegem. Het gemeenteraadsbesluit van 23 december 2011 betreffende het wijzigen van het organogram en de personeelsformatie van de Stad Zottegem. Verantwoording

2 Het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositieregeling van de secretaris en ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikel 7 en op basis van het verslag aan de Vlaamse Regering betreffende het hierboven aangehaalde besluit. De functiebeschrijvingen worden vastgesteld onder eindverantwoordelijkheid van het hoofd van het personeel. BESLIST: Artikel 1. Het hoofd van het personeel stelt de functiebeschrijving van sportgekwalificeerd ambtenaar vast: FUNCTIEBESCHRIJVING 1. Functiegegevens Functie: Rang: Graad: Niveau: Functionele loopbaan: Dienstverband: Sportgekwalificeerd ambtenaar Bv Uitvoerend B B1-B2-B3 Contractueel 2. Plaats in de organisatie Afdeling: Dienst: Sport en Jeugd Sportdienst Subdienst:

3 De sportgekwalificeerd ambtenaar werkt onder leiding van en rapporteert aan de coördinator sport. Geeft leiding aan de medewerkers van de dienst. 3. Doel van de dienst De sportdienst voorziet een gevarieerd sportaanbod en aangepaste en kwaliteitsvolle sportinfrastructuur (zwembad, openluchtterreinen en sporthallen) zodat alle bevolkings- en leeftijdsgroepen sport kunnen beoefenen. Er wordt tevens nadruk gelegd op het stimuleren van een sterke sportclubwerking. KERNRESULTATEN 1. Strategisch sportbeleid Opmaak, opvolgen, evalueren en bijsturen van het gemeentelijk sportbeleid. Doel: bevorderen van een integraal gemeentelijk sportbeleid coördineren en begeleiden van de voorbereiding van de beleidsdoelstellingen opmaken, uitvoeren en evalueren van de beleidsdoelstellingen, het actieplan en het jaarlijkse werkingsverslag met betrekking tot sport begeleiden van de processen die verbonden zijn met de uitvoering en de evaluatie van de beleidsdoelstellingen omtrent sport uitbouwen en stimuleren van de participatie aan een kwalitatief en integraal lokaal sportbeleid verzamelen van werkingsresultaten sport en de verslaggeving ervan voorleggen aan gemeentebestuur en het managementteam. waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan adviseren en beleidsondersteuning: formuleren van beleidsadviezen aan het gemeentebestuur en daarbij rekening houden met de basisopdrachten en de rol van de sportdienst 2. Ondersteuning van de sportverenigingen De sportverenigingen logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen.

4 Doel: zorg dragen dat de sportverenigingen zich ten volle kunnen ontplooien uitwerken van een subsidiereglement behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende sportverenigingen controleren van het aanwenden van de aan de sportverengingen toegekende subsidies en budgetten zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden 3. Integrale sportpromotie Stimuleren, ondersteunen, organiseren en coördineren van sportgerelateerde projecten en evenementen. Doel: burgers aanzetten tot sportbeoefening en op een aangename manier laten kennis maken met sport. Dit omvat onder meer volgende concrete taken: Praktische organisatie, voorbereiding en coördinatie gemeentelijke sportinitiatieven Plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen van alle eigen sportinitiatieven Informatie- en adviesverstrekking omtrent sportmogelijkheden binnen en buiten de gemeente Het uitbouwen van samenwerkingsverbanden en netwerken rond het thema sport Informatieopmaak en informatieverdeling betreffende sportieve aangelegenheden Ondersteunen en eventueel mee begeleiden van initiatieven van derden en van de gemeentelijke sportraad Dienstverlening aan verenigingen: doorgeven van informatie, kopiëren,. Instaan voor de financiële opvolging van activiteiten 4. Beheer sporthal en sportinfrastructuur Instaan voor het beheer en de exploitatie van de gemeentelijke sportinfrastructuur. Doel: erop toezien dat de sportinfrastructuur optimaal beheerd wordt en veilig ter beschikking gesteld kan worden aan de verschillende gebruikers

5 opvolgen van de facturatie naar de clubs/scholen en controleren van de uitgaven en inkomsten bijhouden van een overzicht van de geplande activiteiten in de sportinfrastructuur verantwoordelijk voor het kassabeheer formuleren van voorstellen op het gebied van openingsuren, sluitingstijden, reglement van inwendige orde voor gemeentelijke sportcentra verantwoordelijk voor het onderhoud in samenspraak met de technische diensten regelen van de bezettingen waarbij gewaakt wordt over een gelijke behandeling van de gebruikers en een evenredige spreiding van de uren voor de verschillende aanvragers onthaal van bezoekers toezien op dat de praktische uitwerking en organisatie van activiteiten (logistiek, infrastructuur, ) en sportevenementen verantwoordelijk voor het bijhouden van de inventaris van het materiaal en materieel en ervoor zorg dragen dat de uitrusting in goede staat behouden blijft toezicht houden op het optimaal onderhoud en gebruik van de sportinfrastructuur en de werking van de technische installatie 5. Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen 6. Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de klanten belanghebbenden

6 verstrekken van algemene info aan bezoekers opdat zij voldoende geïnformeerd zijn omtrent activiteiten, mogelijkheden en gebruikersvoorwaarden instaan voor een vlot contact met de burgers telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora verzorgen van public relations 7. Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit 8. Coaching en begeleiding Medewerkers van de dienst opvolgen, coachen en helpen in hun ontwikkeling binnen de functie. Doel: zorgen voor gemotiveerde en competente medewerkers. bewaken van een goede werksfeer stimuleren en begeleiden van medewerkers met betrekking tot hun ontwikkeling en ontplooiing openstaan voor vragen van medewerkers on-the-job coachten van medewerkers medewerkers informeren personeelsgesprekken voeren (bv. Functionering, evaluatie ) zorgen voor een goede verstandig binnen het team opvolgen van de regels en afspraken van de organisatie en de dienst (bv. Verlofaanvragen)

7 algemene coaching Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. FUNCTIEPROFIEL De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. 1. Technische competenties Niveau Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Management en beleid Communicatiemanagement Financieel management HR-management Strategisch management PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden Databanken PIM (Personal Information Manager) (Outlook) Presentaties Rekenbladen Software eigen aan de functie Tekstverwerking Werking en werkingsmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving Werkmiddelen en werkmethodieken Wetgeving en regelgeving m.b.t de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de

8 organisatie 2. Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Elementair Voldoende Grondig Beheersmatige vaardigheden Plannen en organiseren Interactief gedrag Teamwerk en samenwerken Leiderschap Leidinggeven Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit Leerbereidheid Stressbestendigheid Probleemoplossend gedrag Initiatief Klantgerichtheid Besluitvaardigheid Waardegebonden gedrag Integriteit Koen Codron stadssecretaris