Functiekaart. Functie. Doel van de entiteit. Plaats in de organisatie. Voor kennisname. Dienst: Vrije Tijd. Functienaam: jeugdambtenaar

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: deskundige Functienaam: jeugdambtenaar Functiefamilie: Deskundigen Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Mens Dienst: Vrije Tijd Subdienst: Jeugd Code: Doel van de entiteit De dienst vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De afdeling bestaat uit de dienst jeugd, sport, cultuur & bibliotheek en toerisme. De jeugddienst zorgt voor het faciliteren, organiseren, promoten en begeleiden van het gemeentelijk jeugdlandschap zodat de lokale jeugd zich ten volle kan ontwikkelen op sociaal en cultureel vlak. Ze neemt een regiseursrol op m.b.t. het vrijetijdsaanbod voor kinderen, tieners en jongeren tot en met 25 jaar, ze wil steeds een veelzijdig aanbod aanbieden. Bovendien staat ze in voor het administratief beheer van het uitleenmateriaal van de jeugddienst. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: jeugdcoördinator Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult 21 mei 2019 pagina 1 van 8

2 Kernresultaten Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Instaan voor de beleidsvoorbereiding, uitwerken van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties binnen de budgettair voorziene ruimte van de entiteit. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen. Doel: op een efficiënte en effectieve manier uitvoering geven aan beleidsdoelstellingen m.b.t. jeugd beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsnota's opmaken van een voorstel van strategische nota van het meerjarenplanning en de beleidsnota van het budget waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie wetgeving en regelgeving kunnen toepassen Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit CC Consult 21 mei 2019 pagina 2 van 8

3 Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, verzorgen van public relations voeren van promotie telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Adviesraad i.v.m. jeugd Het inhoudelijk en administratief ondersteunen van de werking van de raad. Doel: steunen en bevorderen van een kwalitatief en beleid bijwonen van vergaderingen verslaggeving van bijeenkomsten opvolgen, coachen, sturen van initiatieven van de raad inwinnen en opvolgen van adviezen Informatie en communicatie m.b.t. jeugdwerk Bevorderen van informatie en communicatie naar kinderen en jongeren. Doel: zorgen dat de doelgroep op de hoogte blijft van de actuele ontwikkelen inzake jeugdwerking, jeugdbeleid en jeugdactiviteiten meewerken aan publicaties van de jeugddienst onderhouden van website s en webpagina s, opmaken van flyers. advies en informatie verstrekken met betrekking tot jeugd, zowel individueel als aan verenigingen Organisatie initiatieven/projecten Organiseren, begeleiden, opvolgen van lokale jeugdprojecten en initiatieven. Doel: aanbieden van een gevarieerd aanbod jeugdactiviteiten CC Consult 21 mei 2019 pagina 3 van 8

4 coördineren, begeleiden en stimuleren van de lokale jeugdactiviteiten dienstverlening aan verenigingen: doorgeven van informatie, bemiddeling bij provinciale diensten organiseren en voorbereiden van activiteiten, evenementen en initiatieven ten behoeve van kinderen en jongeren organiseren en coördineren van speelpleinwerking organiseren en coördineren van de grabbelpaswerking meehelpen tijdens de activiteit organiseren en opvolgen van werkgroepen Ondersteuning van de jeugdverenigingen De jeugdverenigingen logistiek en financieel ondersteunen door de uitbouw van een goed subsidiereglement en de dagelijkse ondersteuning van de verenigingen. Doel: zorg dragen dat de jeugdverenigingen zich ten volle kunnen ontplooien Spelotheek uitwerken van een subsidiereglement behandelen en opvolgen van subsidiedossiers en samenwerkingsovereenkomsten met verschillende jeugdverenigingen controleren van het aanwenden van de aan de jeugdverenigingen toegekende subsidies en budgetten zorgen dat de subsidies jaarlijks tijdig uitbetaald worden Instaan voor de dagelijkse werking van de spelotheek Doel: Bijdragen tot de bevordering van de ontwikkeling van peuters, kleuters en kinderen door pedagogisch / didactisch verantwoord spelmateriaal ter beschikking te stellen. promotieactiviteiten ontwikkelen die gericht zijn op de eigen gebruikers van de spelotheek, specifieke doelgroepen en/of potentiële gebruikers plannen en vastleggen modaliteiten op vlak van samenwerking (o.a. rondleidingen / bezoeken) met scholen en andere organisaties. veratwoordelijk voor het aanschaf- en afvoerbeleid van het spelmateriaal opvolgen evoluties van educatieve materialen toezien op de uitvoering publieksvriendelijke opstelling en signalisatie van het spelmateriaal het opzetten van projecten gericht naar bepaalde doelgroepen coachen, begeleiden en opvolgen van bib-medewerkers opmaken van het jaarlijks werkingsverslag CC Consult 21 mei 2019 pagina 4 van 8

5 Jeugdwelzijnswerk Het nemen van initiatieven, organiseren van projecten en acties mbt alle aangelegenheden in het kader van jeugdwelzijn. Doel: het bevorderen van het welzijn van kinderen en jongeren in het algemeen en van maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren in het bijzonder opvolgen van de vzw s betrokken bij de jeugdwelzijnswerk verantwoordelijk aanspreekpunt voor de jeugdhuizen contacten onderhouden met jongeren en hun ouders opzetten van samenwerkingsverbanden en projecten met scholen o.a. spijbelproblematiek, druggebruik, kleine criminaliteit rol van straathoekwerker opnemen, informele contacten met jongeren meewerken aan integratieprojecten, -activiteiten uitwerken en opvolgen van een doelgroepenbeleid overleggen met politie en sociale dienst van gemeente en OCMW Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende en dienstoverschrijdende projecten. Doel: het meetbaar maken van vooropgestelde doelen, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende kennis en disciplines en het doorvoeren van veranderingen Veiligheid de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie opstarten van projectgroepen ondersteunen van projectgroepen formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden Treffen van veiligheidsmaatregelen en doen naleven van minimale veiligheidsnormen. Doel: de mogelijke risico's en schade beperken. Het veiligheidsbeleid moet het personeel beschermen, de beschikbaarheid en de integriteit van de goederen en diensten vrijwaren en de continuïteit van de werking van de entiteit garanderen rapporteren van onveilige situaties duiding geven over de nodige veiligheidsinstructies CC Consult 21 mei 2019 pagina 5 van 8

6 coachen van de medewerkers ingrijpen bij onveilige situaties zorgen voor een veilige omgeving en (spel)materiaal het uitwerken van een voorstel ter verbetering of oplossing van een onveilige situatie toepassen van de veiligheidsinstructies waken over veiligheid speeltuinen en -tuigen Feest- en fuifloket Coördinatie van het feest- en fuifloket en bijhorend uitleenbeleid van de organisatie Doel: de organisatie van een feest of fuif maximaal ondersteunen en begeleiden op vlak van regelgeving, administratie, organisatie Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. CC Consult 21 mei 2019 pagina 6 van 8

7 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X Financieel management X Strategisch management X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X X X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X Werkmiddelen en werkmethodieken X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Competentie Informatieverwerkend Analytisch denken X X gedrag Interactief gedrag Mondelinge communicatie X X X Schriftelijke communicatie X X Teamwerk en samenwerken X X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X X Kwaliteit en nauwgezetheid X X Leerbereidheid X X Zelfvertrouwen X X X Probleemoplossend gedrag Initiatief X X Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Loyauteit X X Resultaatgerichtheid X X CC Consult 21 mei 2019 pagina 7 van 8

8 CC Consult 21 mei 2019 pagina 8 van 8