Functiebeschrijving: Expert dossier- en gegevensbeheer

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Expert dossier- en gegevensbeheer Functiefamilie dossierbeheerder externe aanvragen Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Lieven Mariën, diensthoofd Ann Van den Cruyce, afdelingshoofd Naam functiehouder Datum + Handtekening vacant

2 1. Context van de functie 1.1. Het Departement Werk en Sociale Economie Het Departement Werk en Sociale Economie staat in voor beleidscoördinatie en -ontwikkeling en voor de opvolging, de monitoring en de handhaving (inspectie) van het Vlaams werkgelegenheidsbeleid. Daarnaast zorgt het ook voor de ondersteuning en versterking van de werkgelegenheid in de reguliere sector, de non-profitsector en de sociale economie in Vlaanderen. Via verschillende tewerkstellingsprogramma's, erkenningen en subsidies draagt het bij tot de bevordering van de werkgelegenheid. Meer info : Afdeling Werkgelegenheidsbeleid De Afdeling Werkgelegenheidsbeleid staat in voor: Beleidscoördinatie en beleidsafstemming Beleidsondersteuning m.b.t. intermediairen (sectoren) De beleidsondersteuning (voorbereiding, advies, opvolging, evaluatie) m.b.t. het individuele bemiddelings-, inschakelings-, tewerkstellings-, loopbaan- en competentiebeleid Beleidsuitvoering (opmaken subsidiebesluiten, voorbereiden en uitvoeren betalingen subsidies en lonen) 2

3 De functie van dossier- en gegevensbeheerder externe aanvragen (expert) situeert zich binnen de Dienst Tewerkstelling. Deze dienst is verantwoordelijk voor de organisatie en het beheer van: de uitbetaling van subsidies en lonen in het kader van klassieke tewerkstellingsprogramma's, zoals gesco, DAC en werkervaring. Nieuwe maatregelen in het kader van de staatshervorming en het hervormd doelgroepenbeleid: globale projecten startbanen, jongerenbonus non-profit, korting mentoren, hervormde werkhervattingstoeslag 55+, Vlaamse ondersteuningspremie (VOP) 1.3. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.5. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten : Bijkomende kwantitatieve gegevens: Diensthoofd Activering en Tewerkstelling Nvt Nvt 3

4 2. Doel van de functie Analyseren en verwerken van dossiergegevens, bijdragen tot optimalisatie en kwalitatieve verbetering van de werkingsprocessen in de dienst en de expertise in zetten ter ondersteuning van de mede-dossierbehandelaars teneinde omtrent deze aanvragen een correcte en klantvriendelijke uitbetalingen te bewerkstelligen. Context: conform met de procedures, wetgeving, regelgeving, normen, budgettaire beperkingen e.d. en binnen de doelstellingen van het beleid. 3. Resultaatgebieden Vervolledigen dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren teneinde de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten - Ontbrekende gegevens voor individuele fiches/prestatiestaten tewerkstellingsprogramma s opvragen aan de promotoren. - Ontbrekende KBO-nummers opvragen/opzoeken. - Aanpassing ICT-bestanden - Adressenbestand van contactpersonen actueel houden. - bestanden van werkgevers actueel houden - De nodige uitbreidingslijnen actueel houden - - Controleren en verwerken van individuele fiches gesco algemeen en van de sportprojecten in het bijzonder; de nieuwe contracten en verlengingen hiervan verwerken en opvolgen - Administratief afhandelen van dossiers tewerkstellingsprogramma s: bv. bij invoer rekening houden met timing betaalkalender - Testen van de kwartaalafrekeningen: voorbereiden en testbetaling controleren van de diverse soorten premies - - De ministeriële goedkeuringen verwerken - Controle premie topsport laten uitvoeren via geëigende betaalcoëfficiënt - Tijdig versturen van goedgekeurde individuele fiches naar de diverse partijen. - Opvolgen opmerkingen via registratiesysteem - Analyse en testen van software voor aanpassingen bestaande of nieuwe 4

5 Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied (expert dossierbeheer en kennisdeling) Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. 4. Competentieprofiel (link competentieboek voor indicatoren) 4.1. Gedragscompetenties tewerkstellingsprogramma s - Opvolging betalingen in productie - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Opmerkingen over testbetaling doorspelen aan softwareleverancier en applicatiebeheerder - Beantwoorden van vragen met betrekking tot de betalingen in dossiers tewerkstellingsprogramma s - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. sociaal secretariaat, VDAB, Bloso, departement Sport - Ondersteunen van de medewerkers bij het in kaart brengen van de berekening van de verschillende premies - Aanpak verwerking nieuwe regelgeving uitschrijven en communiceren - Ondersteuning bieden bij de opmaak van de verschillende processen van de tewerkstellingsprogramma s - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Vaststellen van foutieve berekeningen/betalingen en voorstellen doen voor correctie - Minstens per kwartaal de testbetaling nakijken op correcte berekening premies - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Bespreken van dossiers met diensthoofd/team/collega s - Overleg met diensthoofd bij functioneel-technische problemen inzake te registreren gegevens - Evalueert, stuurt bij en optimaliseert het functioneren van de medewerkers 5

6 Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 3 Analyseren niveau 2 Oordeelsvorming niveau Vaktechnische competenties DIPLOMA Secundair onderwijs ERVARING Minstens 6 jaar beroepsrelevante ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een expertrol KENNIS & KUNDE Kennis van de regelgeving betreffende de tewerkstellingsprogramma s Kennis van de mechanismen inzake de premieberekeningen tewerkstellingsprogramma s Kennis van de federale wetgeving inzake tewerkstellingsprogramma s (integratie-uitkering, verhoogde integratie-uitkering, PWA,) Kennis van de informaticapakketten inzake loon- en premieberekening tewerkstellingsprogramma s Kennis van de sociale wetgeving 5. Andere functierelevante informatie 6