POLYVALENTE ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER

Transcriptie

1 Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie gaat over tot de contractuele aanwerving (onbepaalde duur) van een POLYVALENTE ADMINISTRATIEF ONDERSTEUNER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau en rang: Graad Standplaats Algemene Zaken en Ondersteuning Economie, Wetenschap en Innovatie C1 Medewerker Ellipsgebouw, Koning Albert II laan 35, 1030 Brussel FUNCTIE EN CONTEXT Het departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) werkt aan de bevordering van het ondernemerschap, de ontwikkeling van een aantrekkelijk en duurzaam bedrijfsklimaat, de stimulering van innovatie en van wetenschappelijk en technologisch onderzoek in Vlaanderen. Meer informatie over het departement vindt u op de website: De afdeling Algemene Zaken en Ondersteuning (AZO) staat in voor een efficiënte, snelle, zorgvuldige en correcte dienstverlening m.b.t. een groot aantal taken in de sfeer van personeel, human resources & vorming, boekhouding, facility management en informatica. AZO werkt voor diverse partner-entiteiten (AIO, departement WSE, Agentschap Plantentuin Meise). De polyvalent administratief ondersteuner behoort tot het team Boekhouding, maar wordt breed ingezet in functie van de noden. Zijn/haar taken zijn gesitueerd in de sfeer van rapportering, OraFin en aanverwante aangelegenheden. 1

2 DOEL VAN DE FUNCTIE De functie behoort tot de functiefamilie dossier- en gegevensbeheerder. De functiehouder beheert en behandelt dossiers en gegevens om er voor te zorgen dat financiële processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, weten regelgeving worden gerespecteerd. TAKENPAKKET De belangrijkste resultaatgebieden zijn: 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens met als doel dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem (bv. OraFin) Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dossier Voor wat de financiële verwerking van dossiers in OraFin betreft (inkooporders, facturen, interne verrichtingen, vorderingen), gaat het om: a) de administratieve controle op volledigheid en wettelijkheid van financiële dossiers b) de effectieve invoer in OraFin c) het naleven van de afspraken binnen het team d) desgevallend overleggen, feedback bezorgen aan dossierbehandelaars in verband met hun financiële dossiers en gevraagde informatie verstrekken. 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens om er voor te zorgen dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut 2

3 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens met als doel via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken 4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden met als doel klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s Het opvolgen, opsporen en controleren van de flow van financiële dossiers houdt o.m. in dat er regelmatig OraFin-exceptierapporten moeten getrokken worden (en geëxporteerd voor analyse in Excel) teneinde de niet afgewerkte verrichtingen op te sporen (niet-betaalde facturen, niet afgewerkte inkooporders). 3

4 5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens met als doel door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, leveranciers, sociaal secretariaat, Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten PROFIEL VEREISTE WERKERVARING en INHOUDELIJKE KENNIS Je hebt minimum 2 jaar ervaring met administratief ondersteunend werk (ondersteuning van de behandeling van financiële, dossier- en gegevensbeheer, rapportering). TECHNISCHE COMPETENTIES - basiskennis van de Vlaamse overheid; - kennis van de meest gangbare informaticatoepassingen (MS-Office, met name excel); - kennis van of ervaring met het werken van nieuwe media en andere ICT tools - (basis)kennis van OraFin is een pluspunt. PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES De waarden van de Vlaamse overheid, nl. vertrouwen, openheid, wendbaarheid en daadkracht moeten op een hoog niveau worden ingevuld. Naast deze waarden zijn volgende competenties cruciaal voor de functie: Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niv. 1: Neemt verantwoordelijkheid voor zijn/haar werk). 4

5 Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet van meteen persoonlijk belang is. (niv. 1: Informeert, pleegt overleg en werkt mee). Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie (niv. 1: Ziet de essentie van het probleem). Oordeelsvorming Mening uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niv. 1: Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese). Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren (niv. 1: Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden). Plannen & organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niv. 1: Plant en organiseert het werk effectief). Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niv. 1: Levert met oog voor detail correct werk af). ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Werk en privésituatie worden zo optimaal mogelijk gecombineerd. Zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, een systeem van glijdende werktijden en professionele kinderopvang tijdens de schoolvakanties voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. 5

6 Je krijgt maaltijdcheques. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker met de bijhorende salarisschaal. Het aanvangssalaris voor een voltijdse functie bedraagt netto minimaal ongeveer euro. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. SELECTIEPROCEDURE CV-SCREENING AAN DE HAND VAN JE SOLLICITATIE GAAN WE NA OF JE AL DAN NIET AAN DE FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN VOLDOET. NA DE CV-SELECTIE VOLGEN HET ONLINE-INVULLEN VAN EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN EEN FUNCTIESPECIFIEK INTERVIEW MET EEN JURY. FUNCTIE-SPECIFIEK SELECTIEGESPREK MET TECHNISCHE CASE HET GESPREK WORDT GEVOERD MET AFGEVAARDIGDE(N) VAN DE AANWERVENDE ENTITEIT EN EEN SELECTIEVERANTWOORDELIJKE. TIJDENS DEZE SELECTIEFASE WORDEN VOLGENDE PUNTEN BEOORDEELD: JE VISIE OP EN INZICHT IN DE FUNCTIE JE MOTIVATIE EN VERWACHTINGEN VOOR DEZE FUNCTIE JE TECHNISCHE COMPETENTIES EN DE MANIER WAAROP JE DE CASUS BEHANDELT JE INZETBAARHEID IN DE FUNCTIE EN DE ORGANISATIE CV-SELECTIE: 5 JUNI 2017 (ONDER VOORBEHOUD) PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST: IDEM SELECTIE-INTERVIEW: TUSSEN 12 EN 15 JUNI 2017 (ONDER VOORBEHOUD) DE SELECTIE-INTERVIEWS VINDEN PLAATS IN BRUSSEL (ELLIPSGEBOUW). 6

7 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 4 juni 2017 ( s avonds). Om te solliciteren stuur je jouw motivatiebrief en curriculum vitae via mail naar aanwervingen@ewi.vlaanderen.be, t.a.v. Eric Min, adviseur HR & Vorming. Vermeld in het onderwerp van je mail de functietitel. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie contacteer je Gerda VAES, afdelingshoofd ( of gerda.vaes@ewi.vlaanderen.be). Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden neem je contact op met Eric MIN, adviseur hr & vorming ( of eric.min@ewi.vlaanderen.be). Voor informatie over de arbeidsvoorwaarden: 7