Expert in- uit en doorstroom (M/V)

Transcriptie

1 Het ministerie Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed werft aan in statutair dienstverband: Expert in- uit en doorstroom (M/V) Afdeling: Management ondersteunende Diensten Beleidsdomein: Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed Niveau: B1 Graad: Medewerker Standplaats: Koning Albert II-laan 19, 1210 Brussel Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Management Ondersteunende Diensten (MOD) bieden een waaier van ondersteuning aan de entiteiten van het Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed RWO (het departement en de intern verzelfstandigde agentschappen IVA s). De MOD omvat 5 teams: ICT, Boekhouding, Logistiek, Personeel en HRM. De MOD telt een 30-tal personeelsleden. Het team personeel verzorgt alle aspecten van het personeelsbeheer en is aanspreekpunt voor personeelszaken. Je komt terecht in een team van een 10-tal personen. Als medewerker in- uit- en doorstroom sta je in voor de juridische en administratieve afhandeling van beslissingen over personeelsbewegingen, voor het opvolgen van de administratieve en geldelijke loopbaan van vaste en contractuele personeelsleden, en voor het actueel houden van persoonlijke gegevens van personeelsleden in hun dossier. Verder adviseer en informeer je het lijnmanagement ivm de impact en mogelijkheden van geplande of gewenste personeelsbewegingen. Je zorgt ervoor dat de processen ivm in- uit en doorstroom efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. JE TAKENPAKKET Je beheert de geldelijke en administratieve loopbaan van alle personeelsleden van RWO, inclusief CAPELO. Je verzorgt de in- en uitdiensttreding van personeelsleden en alle aspecten die hiermee samen hangen zoals het onthaal, de opmaak van besluiten en contracten, attesten en andere documenten, de verwerking van de dossiergegevens in Vlimpers. Je bent het aanspreekpunt voor collega s, de lijnmanagers en de personeelsleden. Je treedt op als inhoudelijk expert voor wat betreft in- uit- en doorstroom. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. _ Ontbrekende gegevens opzoeken _ Gegevens importeren in VLIMPERS _ Ontvangst van aanvragen bevestigen en ingeven _ Samenstellen van een personeelsdossier CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.

2 _ Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren _ Vaststellen van fouten en voorstellen doen voor correctie _ Controleren of aanvragen in lijn zijn met het VPS VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. _ Loonberekeningen uitvoeren _ Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, _ Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden _ Opmaken van overzichten en rapporten _ Databanken (helpen) uitbouwen _ Opmaken van contracten en besluiten _ Aanvragen verwerken INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. _ Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren _ Fungeren als aanspreekpunt voor klanten _ Rapporteren over de stand van zaken _ Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen _ Bespreken van dossiers met collega s WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. _ Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, PDOS, RKW _ Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen _ Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier _ Relevante informatie delen met collega s _ Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten _ Samenwerken aan verbeterprojecten OPTIMALISATIE VAN DE WERKING Eigen procedures en werkwijzen aanpassen nav nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen, in overleg met collega s die verwante onderwerpen behandelen. _ Signaleren van veranderingen in de wetgeving of detecteren van mogelijke fouten of hiaten in de procedures _ Aanpassen van de procesbeschrijvingen van eigen processen indien er iets wijzigt _ Aanpassen van informatie op het intranet bij relevante veranderingen COÖRDINEREN

3 Collega s vakinhoudelijk helpen en de eigen kennis verder uitbouwen en ter beschikking stellen om het kennisniveau van het team mbt in- uit- en doorstroom op peil te houden. _ Spontaan overleg plegen met collega s _ Afstemmen met collega s nav veranderende procedures, werkwijzen of regelgeving JE PROFIEL JE DIPLOMA Je hebt een bachelor- of gelijkgesteld diploma. JE ERVARING Je hebt minstens 15 jaar ervaring met personeelsbewegingen en adviesverlening in het kader van inuit- en doorstroom. DEELNEMINGSVOORWAARDEN _ Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) voor de graad van medewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid; _ Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een wervingsreserve opgesteld door Selor voor de diensten van de Vlaamse overheid voor de graad van medewerker waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006 of je bent geslaagd voor de generieke proef voor niveau B; _ Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van B; _ Of je werkt als ambtenaar in de rang B1 of in een hogere rang bij de diensten van de Vlaamse overheid. JE TECHNISCHE COMPETENTIES _ Professionele kennis van een volledig domein van het personeelsstatuut, sociaal recht en aanverwante regelgeving met hun implicaties naar de praktijk toe o personeelsstatuut: de administratieve loopbaan, de verloning, rekrutering en selectie personeel, o sociaal recht: ontslagreglementering, _ Diepte kennis van procedures en regelgeving ivm personeelsbewegingen vb. verschilpunten bij regelgeving via externe wering en interne mobiliteit _ Kennis organisatie Vlaamse Overheid _ Kennis van structuur/aanspreekpunten binnen de Vlaamse overheid, bv. bij overplaatsing van een personeelslid de juiste dienst of contactpersoon weten _ Goede vaardigheden inzake PC gebruik : Word, Excel, Access, internet _ Doorgedreven kennis van VLIMPERS JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1 - Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk _ Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar _ Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen _ Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na _ Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) _ Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken

4 Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Niveau 1 - Informeert, pleegt overleg en werkt mee _ Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep _ Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening _ Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht _ Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen _ Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese _ Komt tot een synthese van de verzamelde informatie _ Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid _ Weegt alternatieven tegen elkaar af _ Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties _ Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 2 - Legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders _ Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek _ Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden _ Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen _ Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk _ Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 3 - Neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit van het werk van anderen _ Benoemt kwaliteitscriteria voor de organisatie en zorgt dat anderen deze kennen _ Bewaakt de kwaliteit van het werk van anderen en maakt hen attent op fouten _ Analyseert de oorzaak van gesignaleerde afwijkingen en stelt oplossingen voor om deze te voorkomen _ Ontwikkelt en bewaakt systemen en procedures gericht op het voorkomen van onnauwkeurigheden

5 _ Is alert op mogelijkheden tot verbetering op detailniveau HOE SOLLICITEREN? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan online via via de knop Solliciteer nu. Als je nog geen kandidatenprofiel hebt, moet je dit eerst nog aanmaken via Meld je aan. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je alle velden invult, je motivatiebrief en CV oplaadt, en je je kandidatuur uiterlijk op 22 augustus 2014 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). SELECTIEPROCEDURE _ screening van cv s en vragenlijst _ psychotechnische screening _ eindgesprek ONS AANBOD _ Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. _ Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. _ Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. _ Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. _ Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) _ Je wordt, na een gunstige afloop van je stageperiode, benoemd in de graad van medewerker _ Het is mogelijk om functierelevante beroepservaring in de privésector te valoriseren conform de regelgeving van de Vlaamse Overheid. _ Je kan zelf via een berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: Carolien De Wolf Directeur Personeel Carolien.dewolf@rwo.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met: Eric Min, Adviseur hr & vorming Koning Albert II-laan Brussel eric.min@ewi.vlaanderen.be