DOSSIERBEHEERDER PERSONEELS- EN LOONADMINISTRATIE (M/V)

Transcriptie

1 De Managementondersteunende diensten (MOD) van het departement Onderwijs en Vorming werft aan in contractueel verband : DOSSIERBEHEERDER PERSONEELS- EN LOONADMINISTRATIE (M/V) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Departement Onderwijs en Vorming Managementondersteunende Diensten (MOD) Niveau Graad Standplaats B deskundige Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II- laan Brussel Vacaturenummer: Dep/ MOD contr. B1 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming bestaat uit: het Departement Onderwijs en Vorming het Agentschap voor Onderwijsdiensten het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen het Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming Meer informatie kan je terugvinden op Het departement Onderwijs en Vorming ondersteunt de minister bij het bepalen van het beleid en bij het monitoren van de beleidsuitvoering. De verzelfstandigde agentschappen zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid. De Managementondersteunende diensten (MOD), aangestuurd door het afdelingshoofd MOD, verleent diensten t.a.v. de bovengenoemde 5 entiteiten en dit op het vlak van: - personeel- en loonadministratie - financiën en boekhouding - logistiek en huisvesting - personeels- en organisatieontwikkeling - informatie- en communicatietechnologie - interne communicatie. De vacature situeert zich binnen de MOD, team personeelsadministratie. 1

2 DOEL VAN DE FUNCTIE Als dossierbeheerder personeels- en loonadministratie kom je terecht in het team dat instaat voor o.m. de correcte en tijdige behandeling van de personeelsdossiers met betrekking tot ziektebeheer, onbetaalde verloven, pensioenen en voor de correcte en tijdige uitbetaling van lonen, vergoedingen en toelagen. Het team bestaat momenteel uit 11 personeelsleden en wordt geleid door een coördinator. Het beheer van het administratieve dossier en de salarisuitbetaling van de personeelsleden gebeurt via een complex ondersteunend IT-systeem : Vlimpers (Vlaams Intermodulair Personeelssysteem). De salarisbetaling is gebaseerd op een geheel van reglementeringen die de sector grotendeels eigen is en qua complexiteit vergelijkbaar is met de sociale en fiscale wetgeving die door sociale secretariaten wordt toegepast. JE TAKENPAKKET Je staat mee in voor de correcte en tijdige uitbetaling van de salarissen en vergoedingen. Je werkt dus nauw samen met de andere teamleden en rapporteert tijdig en nauwkeurig aan de teamverantwoordelijke en/of personeelscoördinator. Je voert loongevoelige gegevens in of past gegevens aan bij indiensttreding, loopbaanwijziging, sociale wijziging of uitdiensttreding in het geautomatiseerde personeelsbeheerssysteem (Vlimpers). Je toetst de dossiergegevens aan de reglementering, wint informatie in, geeft inlichtingen aan klanten (personeelsleden) en beantwoordt brieven en nota s terzake zodat dossiers tijdig administratief afgehandeld worden en personeelsleden tijdig hun salaris ontvangen. Je stelt besluiten en contracten op. Je maakt overzichten en rapporten vanuit Vlimpers of andere databanken en bestanden met het doel de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding en - evaluatie te monitoren en te verbeteren. Je verwerkt pensioengegevens van de personeelsleden via Capelo (Carrière publique électronique Elektronische loopbaan overheid). Je houdt je eigen expertise op peil o.m. door zelfstudie. JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je beschikt over een bachelor of graduaatsdiploma. Als je je diploma in een ander land dan België behaalde dan moet je bij je sollicitatie een attest van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming ( NARIC-Vlaanderen, ) kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig is verklaard met het hiervoor vermeld diploma. Heb je je diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je een taaltest afleggen bij Selor; Je bent bereid om te leren werken met het personeelsbeheerssysteem Vlimpers. 2

3 Je hebt een sterke voeling met cijfers. Ervaring met financiële dossierbehandeling is een pluspunt. Je bent bereid om je in te werken in de regelgeving mbt het Vlaams personeelsstatuut, de sociale en fiscale wetgeving. Je hebt een praktische kennis van excel, access, word en internet. WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES VOORTDUREND VERBETEREN = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen KLANTGERICHTHEID = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren SAMENWERKEN = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, de afdeling of het departement, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is BETROUWBAARHEID consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. FUNCTIEGEBONDEN COMPETENTIES NAUWGEZETHEID = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. PLANNEN = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen PROBLEEMANALYSE (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. OORDEELSVORMING (synthetisch denken ) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. ONS AANBOD Wij bieden je een boeiende baan aan met ruime opleiding- en ontplooiingskansen. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1), met een contract voor 6 maanden. Je aanvangssalaris is minimaal ,16 euro (bruto jaarsalaris, aangepast aan de nieuwe index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 2.235,68 euro. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 20 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via een 3

4 bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Er zijn glijdende werktijden en tijdens de schoolvakanties is er professionele opvang voor kinderen van 3 tot 14 jaar. Je geniet van een aantrekkelijke vakantieregeling en, indien je gebruik maakt van het openbaar vervoer voor woon-werkverkeer, heb je recht op een gratis abonnement. Bovendien wordt je een gratis hospitalisatieverzekering aangeboden. Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers HOE SOLLICITEREN? De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Solliciteren kan tot en met vrijdag 3 oktober Je vult hiertoe het standaard-cv in dat je kunt vinden op Om te solliciteren stuur je jouw CV bij voorkeur via mail naar [email protected] Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer. Je kunt het CV ook sturen naar: Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Departement Onderwijs en Vorming T.a.v. Melissa Lievens Koning Albert II-laan 15, lokaal 1B Brussel SELECTIEREGLEMENT 1. Screening cv s: vanaf 6 oktober 2014 Aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv gaan we na of je al dan niet aan de formele criteria voldoet. 2. Interview en case: 9 en 10 oktober

5 Het interview wordt gevoerd met meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke. Tijdens het interview zullen o.m. volgende elementen aan bod komen : Jouw visie op en inzicht in de functie Je motivatie voor deze functie Je verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie Enkele technische en gedragsgerichte competenties zullen worden bevraagd. 3. Indiensttreding: onmiddellijk RESERVE EN GELDIGHEID De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die één jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Indien je de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. MEER WETEN? Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met Melissa Lievens Coördinator team personeelsadministratie Managementondersteunende diensten tel. 0499/ Voor de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden met Christelle Van De Vijver Zulleyha Güler Laure Stroo, Team loopbaanbeheer tel