MEDEWERKER: MEDEWERKER INTAKE SCHOOL- EN STUDIETOELAGEN (M/V) (CONTRACT VAN BEPERKTE DUUR VAN 1 AUGUSTUS 2016 TOT 23 DECEMBER 2016)

Transcriptie

1 De afdeling Studietoelagen van het Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen zoekt een contractuele MEDEWERKER: MEDEWERKER INTAKE SCHOOL- EN STUDIETOELAGEN (M/V) (CONTRACT VAN BEPERKTE DUUR VAN 1 AUGUSTUS 2016 TOT 23 DECEMBER 2016) Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming Entiteit Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen Afdeling Studietoelagen Niveau C Graad Medewerker Aantal 5 Standplaats Hendrik Consciencegebouw Koning Albert II-laan Brussel MISSIE VAN AHOVOKS Vacaturenummer: AHOVOKS/STL/2016/Intake AHOVOKS heeft als missie het garanderen en stimuleren van kwalificatiegericht, levenslang en levensbreed leren voor iedereen. Het agentschap heeft tot taak: 1 Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan instellingen en personeelsleden uit het hoger onderwijs en volwassenenonderwijs. 2 Het verzorgen van kwaliteitsvolle, transparante en toegankelijke dienstverlening aan burgers voor: - het toekennen van studietoelagen; - het erkennen van gelijkwaardigheden van studie- en kwalificatiebewijzen; - het organiseren van examens met het oog op het behalen van een toelatingsattest, studie- of kwalificatiebewijs; - het toekennen van premies aan cursisten uit het volwassenenonderwijs. 3 In nauwe samenwerking met belanghebbenden in het onderwijsveld en op de arbeidsmarkt instaan voor de kwaliteitsvolle en transparante processen die leiden tot einddoelen, beroeps- en onderwijskwalificaties, opleidingen en EVC-standaarden. 4 De kwaliteitsvolle ondersteuning van controle- en beroepsinstanties bij de autonome uitvoering van hun bevoegdheden. Bij het uitvoeren van de taken zet het agentschap in op maximale digitalisering en gegevensuitwisseling met het oog op efficiëntie en klantgerichtheid. De vacature situeert zich bij de afdeling School- en Studietoelagen. De afdeling staat in voor de toekenning van school- en studietoelagen aan kleuters, leerlingen en studenten. De vacature situeert zich bij het team Intake van de afdeling studietoelagen. Dit team registreert de aanvraagdossiers voor de school- en studietoelagen. FUNCTIE

2 Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Je taken zijn: - registreren van aanvraagdossiers school- en studietoelagen, - het registreren van poststukken, s, JE TAKENPAKKET Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Ontbrekende gegevens aanvullen na nazicht in het Rijksregister Foutieve adressen nakijken en corrigeren Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Klasseren van ingescande aanvraagformulieren en poststukken Archiefbeheer Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Registratie van aanvraagdossiers en, s en poststukken in de applicatie Overnemen van informatie op het aanvraagformulier in de applicatie Aanduiden welke informatie ontbreekt Eventueel opmerkingen voor dossierbehandeling in notaveld vermelden Registratie van poststukken in het aanvraagdossier Oplossen van scanproblemen Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, etc.) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.

3 Opstellen van brieven naar andere onderhoudsverstrekker Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Fotokopies nemen Inspringen bij afwezigheid van collega s Voorbereiding intake, documenten scanklaar maken Barcodes aanbrengen Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Openen van briefwisseling Aanvragen en poststukken scheiden in bakken met datum Aantal aanvragen tellen en noteren Aanvragen klaarzetten voor intake Helpen bij het versturen van zendingen, bv. Bestellingen aanvraagformulieren PROFIEL Je beschikt over een diploma secundair onderwijs. Als je je diploma in een ander land dan België behaalde dan moet je bij je sollicitatie een attest van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming (NARIC- Vlaanderen, kunnen voorleggen waaruit blijkt dat het buitenlands diploma gelijkwaardig is verklaard met het hiervoor vermeld diploma. Heb je je diploma behaald in een andere taal dan het Nederlands, dan moet je een taaltest afleggen bij Selor. VAKTECHNISCHE COMPETENTIES Je beschikt over de nodige ICT-vaardigheden om te leren werken met de toepassingen van de afdeling school- en studietoelagen. Je kan werken in een team en je bent klantgericht. Je kan je vlot uitdrukken zowel mondeling als schriftelijk. GEDRAGSCOMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 1+: neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk

4 Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 1: reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Flexibiliteit Zijn werkwijze, aanpak of stijl veranderen om doelen te bereiken. In verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze zijn gedrag kunnen aanpassen. Niveau 1: past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten. Niveau 1: Levert met oog voor detail correct werk af. Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 1: verwoordt zijn boodschap correct en begrijpelijk ONS AANBOD - Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je wordt contractueel aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) voor de duur van 6 maanden. - Je wordt aangesteld op salarisschaal C111. Indien je dat wenst, kan je zelf via een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage. Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Deze relevante beroepservaring wordt erkend door de lijnmanager in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 9 jaar erkend worden. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 EUR per gewerkte dag). - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen van 3 tot en met 13 jaar, voor meer informatie zie website - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Voordelen en interessante aanbiedingen via de PlusPas. - Het Vlaams ministerie van Onderwijs en Vorming is gehuisvest op wandelafstand van het Noordstation te Brussel, is uitgerust met moderne kantoorapparatuur en beschikt over een eigen personeelsrestaurant. Het gebouw is toegankelijk voor rolstoelgebruikers. HOE SOLLICITEREN? De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Solliciteren kan, mits gebruik te maken van het bijgevoegde standaard CV,

5 tot en met 23 mei Om te solliciteren stuur je het standaard-cv (te vinden op naar Vermeld in het onderwerp van je mail het vacaturenummer AHOVOKS/STL/2016/Intake en de vacature waarvoor je solliciteert. MEER WETEN? Voor bijkomende informatie kan je contact opnemen over de inhoud van de job met Philip Huyghe, coördinator 02/ over de arbeidsvoorwaarden Ward Dejaegher, coördinator Ondersteunende Dienst, 02/ SELECTIEREGLEMENT De selectieprocedure bestaat uit 3 fasen (indicatieve timing): Fase 1: De eerste selectie gebeurt op basis van CV - timing: van 23/05/2016 tot 30/05/2016 Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken zullen enkel sollicitaties via het opgelegde formulier in aanmerking komen. Fase 2: Kandidaten die in de eerste fase zijn geselecteerd, worden uitgenodigd voor een of meerdere testen van technische en/of gedragsgerichte competenties - timing: van 06/06/2016 tot 13/06/2016 Fase 3: de 10 tot 15 meest geschikte kandidaten worden uitgenodigd voor een jurygesprek - timing: van 20/06/2016 tot 24/06/2016 Tijdens het interview zullen o.m. volgende elementen aan bod komen: - Jouw visie op en inzicht in de functie - Je motivatie voor deze functie - Je verwachtingen RESERVE EN GELDIGHEID De geslaagden worden opgenomen in een wervingsreserve (lijst van geslaagden), die één jaar geldig blijft. De geldigheidsduur gaat in vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Indien je twee keer de functie weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is.

6