Functiebeschrijving: Administratief medewerker

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Administratief medewerker Wij zoeken een enthousiaste administratief medewerker! (contract bepaalde duur 1 jaar, mogelijk verlengbaar)

2 1. Context van de functie 1.1. Jongerenwelzijn Jongerenwelzijn heeft als missie om, samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep, om zo hun ontplooiingskansen te vrijwaren. De doelgroep bestaat uit kinderen en jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd, personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt, betrokken ouders en opvoedingsverantwoordelijken en eventueel andere betrokkenen. De kerntaken van het agentschap omvatten: - de organisatie van een kwaliteitsvolle hulpverlening, het subsidiëren en erkenning van voorzieningen en de organisatie van pleegzorg; - de uitvoering en coördinatie van taken met toepassing van het beleid betreffende de integrale jeugdhulp; - de uitvoering van een beleid ten aanzien van jeugddelinquentie; - het beheer van het Fonds Jongerenwelzijn. Bij de uitvoering van zijn missie stelt Jongerenwelzijn de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die er deel van uitmaken; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die er deel van uitmaken; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep in Everberg en het gesloten federaal centrum in Tongeren. Het agentschap Jongerenwelzijn bestaat uit zes afdelingen: - De diensten van de administrateur-generaal staan in voor de beleidsinformatie, de beleidsvoorbereiding en klachtenafhandeling. - De afdeling Strategie en ondersteunende diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. - De afdeling Intersectorale toegangspoort organiseert de intersectorale toegangspoort en behartigt de werking van crisishulp, multidisciplinaire teams en de moduledatabank. - De afdeling Gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van gemeenschapsinstelling De Zande, met campussen in Ruiselede en in Beernem, van de gemeenschapsinstelling De Kempen, met campussen in Mol, en de gesloten federale centra De Grubbe en Tongeren. - De afdeling Ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank staat in voor de werking van de Ondersteuningscentra Jeugdzorg en de sociale diensten voor gerechtelijke jeugdhulp. - De afdeling Voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, en om pleegzorg te organiseren met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals hierboven omschreven, te vrijwaren en om hun participatie in de samenleving te verzekeren. 2

3 Binnen de sector van de bijzondere jeugdzorg vormen de gemeenschapsinstellingen en de gesloten federale centra het residentieel aanbod met beveiligd karakter van overheidswege. Jongeren worden bij wijze van beschermingsmaatregel door de jeugdrechter in een gemeenschapsinstelling geplaatst omwille van een problematische leefsituatie (POS) of een als misdrijf omschreven feit (MOF). Het huidige gesloten federaal centrum De Grubbe voorziet, overeenkomstig de wet van 1 maart 2002 betreffende de voorlopige plaatsing van minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd, in de opvang van jongeren die niet onmiddellijk kunnen opgenomen worden in een gemeenschapsinstelling. Op 1 januari 2015 zal deze instelling volledig overgedragen worden naar de Vlaamse overheid en functioneren als een gemeenschapsinstelling Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? 2. Doel van de functie De algemeen directeur van De Grubbe Je staat in voor de administratieve ondersteuning van De Grubbe. Tot het takenpakket van de administratief medewerker kunnen behoren: organiseren en notuleren van overleg, verzorgen van briefwisseling en correspondentie, bijhouden en overzichtelijk maken van cijfergegevens met betrekking tot de werking van de instelling, facturering en opvolging boekhouding, dossiers samenstellen en finaliseren, eenvoudige dossiers opvolgen, lastenboeken voorbereiden, bestellingen plaatsen, offertes opvragen, administratie i.v.m. jongeren en personeel verzorgen. 3. Resultaatgebieden Resultaat Informatieverzameling en verwerking Je staat in voor het verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Allerlei prikklokgegevens in prikklok-pc (vergeten prikken invoeren, aanpassen prikken, toekennen) - gegevens van personeelsleden (prestaties en afwezigheden in Individuele PrestatieFiche) - zondaguren -zaterdaguren nachturen(back-up) - Verwerken regularisatieformulieren prikklok, controle met goedgekeurde afwezigheden in Vlimpers - controles uitvoeren op de juistheid en op de volledigheid - offertes opvragen en prijzen vergelijken Informatiebeheer Je bent verantwoordelijk voor het verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Informatie geven over verlofdagen, gepresteerde overuren, regularisatieformulieren aan interne en externe klanten - Informatie aan interne en externe klanten over onderhoudcontracten - telefonische oproepen doorverbinden en/of beantwoorden, - informatie verstrekken m.b.t. procedures (uitleg over verloren 3

4 Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Je staat in voor het voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. maaltijdcheques, berekening aantal verlofdagen, invoeren in Vlimpers, formulierenbank, ) -. - Openbare aanbestedingen opvolgen: voorbereiden van lastenboek, offertes opvolgen, bestellingen plaatsen - voorbereiden van betalingsorders - opstellen van betaalopdrachten - facturen narekenen en verifiëren met de bestel- en leveringsbonnen - opvolgen van de te ontvangen gelden en deze invoeren in de PC - - standaardbrieven en -standaarddocumenten uitwerken - begeleidingsbrieven uittikken - - Nemen van kopies - stukken sorteren in een dossier volgens een vast stramien - in- en uitgaande post behandelen en controle aantal brieven per maand per jongere - faxberichten opstellen en versturen - dossiers bergen in de archiefruimte, - materiële schikking van vergaderzalen verzorgen, - bij recepties een handje toesteken, Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Communiceren niveau 1 Plannen en organiseren niveau 2 Initiatief niveau 1 Samenwerken niveau Vaktechnische competenties - Kennis hebben van de werking van Jongerenwelzijn en de afdeling Gemeenschapsinstellingen in het bijzonder (of in staat deze op korte termijn te vergaren) - Basisinzicht hebben in de regelgeving met betrekking tot de bijzondere jeugdbijstand en integrale jeugdhulp (of in staat deze op korte termijn te 4

5 vergaren) - Goed overweg kunnen met het MS Office pakket (Word, Excel; Access, Outlook, PowerPoint) - Kunnen faxen, en en goed overweg kunnen met het bijhouden van een elektronische agenda - Goed overweg kunnen met DOMINO, het geldende elektronisch dossier/cliënt opvolgingssysteem (of in staat dit op korte termijn te vergaren) - Vlot kunnen omgaan met de input van gegevens in het elektronisch dossier - Goede boekhoudkundige kennis (je zal aangesteld worden als rekenplichtige) 4.3. Diploma - Diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur boekhouden/informatica 5. Andere functierelevante informatie Arbeidsvoorwaarden - je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. - Je werkdruk kan van tijd tot tijd hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. - Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) - Je wordt aangeworven met een contract bepaalde duur in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Solliciteren Je kan je CV en motivatiebrief enkel via bezorgen aan [email protected] en dit ten laatste op zondag 16 november om 16u. Het sollicitatiegesprek zal plaatsvinden op 26 november U wordt hiervan via op de hoogte gebracht. Informatie Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met: An Coucke, algemeen directeur Tel [email protected] Neem ook eens een kijkje op Voor meer informatie omtrent de arbeidsvoorwaarden neem een kijkje op de website van de Vlaamse overheid. 5