MEDEWERKER BOEKHOUDING (M/V)

Transcriptie

1 Het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen werft aan in contractueel dienstverband: MEDEWERKER BOEKHOUDING (M/V) Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Cultuur, Jeugd, Sport en Media C Medewerker Anna Bijns, Antwerpen FUNCTIECONTEXT Het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) is één van de vijf wetenschappelijke instellingen van de Vlaamse overheid en het grootste museum in het Vlaamse museumlandschap. Het KMSKA beheert een unieke verzameling overwegend Vlaamse kunst van wereldformaat. De huidige collectie omvat ca kunstwerken: schilderijen, tekeningen en prenten, 700 beeldhouwwerken en 730 overige werken. Het profiel van de kunstverzameling is tweeledig. Enerzijds omvat ze een belangrijk fonds Vlaamse primitieven en een verzameling zestiende- en zeventiende-eeuwse schilderijen waarin Rubens en zijn tijd centraal staan; anderzijds bezit het KMSKA een omvangrijk fonds moderne kunst met onder meer een indrukwekkende Ensorcollectie en een rijke verzameling werken van Rik Wouters. Het KMSKA is een intern verzelfstandigd agentschap binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport, Media van de Vlaamse gemeenschap, en is gevestigd in een historisch gebouw in het Antwerpse Zuid -kwartier. Het KMSKA is momenteel op zoek naar een medewerker boekhouding. Je zal vooral ingeschakeld worden voor de verwerking van de financiële dossiers van de boekhouding, daarnaast zal je ook nog algemene administratieve taken vervullen. DE FUNCTIEBESCHRIJVING Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Resultaatgebieden 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van (boekhoudkundige) gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens invoeren in registratiesystemen, o.a. Orafin (Boekhoudsysteem Vlaamse overheid) Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een financieel dossier Opdrachten financieel en administratief in goede banen leiden

2 Uitvoering van bestellingen en betalingen opvolgen Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Vaststellen van foutieve invoeringen in het boekhoudsysteem en voorstellen doen voor correctie Controleren of financiële dossiers in regel zijn met de vereiste procedures, regelgeving Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Input van gegevens en financiële verrichtingen in Orafin (bv. invoer van nieuwe leveranciers, correct boeken van een inkooporder, verificatie van ingevoerde gegevens) Berekeningen uitvoeren Facturen opstellen Archief bijhouden Dagelijks up to date houden van de boekhoudgegevens Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Opmaken van overzichten en rapporten Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) 5. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen

3 Publiceren van informatie op het internet Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 6. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel en administratief ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef 7. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Bespreken van dossiers met collega s Bewaren van informatieverstrekking 8. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. leveranciers, klanten, IVA Centrale Accounting, Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier Relevante informatie delen met collega s Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten Samenwerken aan verbeterprojecten JE PROFIEL Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs. Je hebt kennis van economische en analytische boekhouding. Je hebt kennis van de boekhouding binnen de Vlaamse overheid of bent bereid dit snel aan te leren Je bent vertrouwd met MS Office, database- en internettoepassingen, boekhoudpakketten en hebt interesse in informatiemanagementsystemen. Je hebt goede administratieve vaardigheden. De persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen

4 I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van klanten. Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is I. Werkt mee en informeert anderen. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn/haar omgeving Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. II. Levert met oog voor detail correct werk af Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. I. Ziet de essentie van het probleem HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 22 januari Je stuurt je CV en sollicitatiebrief naar MOD, team personeel T.a.v. Ellen van de Kerkhove Arenbergstraat Brussel Of sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be SELECTIEPROCEDURE - Screening van cv's: 25/1/ Interview: 31/1/2012 ONS AANBOD Het betreft een contract tot 31/12/2012. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft.

5 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 5 euro per gewerkte dag) Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C111) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan ongeveer euro. Je eerste maand vormt een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Marijke Smeets, hoofd boekhouding Adres: Lange Kievitstraat , 2018 Antwerpen Tel. : 03/ marijke.smeets@kmska.be - Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website kun je contact opnemen met Els Caes, HR-medewerker Adres: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Tel. : els.caes@cjsm.vlaanderen.be