ZAKELIJK ONDERSTEUNER

Transcriptie

1 Het Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media werft aan in contractueel dienstverband: ZAKELIJK ONDERSTEUNER Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Kunsten Cultuur, Jeugd, Sport en Media B Deskundige Frans Masereel Centrum, Kasterlee FUNCTIECONTEXT Het Vlaams centrum voor grafische kunsten 'Frans Masereel' is een dynamisch, divers en toekomstgericht internationaal centrum voor hedendaagse beeldende kunstenaars, waar het grafisch beeld centraal staat. Het is een creatiecentrum maar ook een centrum waar kennisoverdracht, internationale samenwerking en navorsing centraal staan. Het Frans Masereel Centrum heeft als intentie kunstenaars in contact te brengen met het grafische beeld in al zijn aspecten door middel van residenties, workshops, demonstraties en tentoonstellingen. JE TAKENPAKKET Doel functie: Beheren en behandelen van dossiers en gegevens mbt tot de thema s financiën, personeel, interne organisatie, infrastructuur en juridische taken teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Als zakelijk ondersteuner sta je in voor de financiële opvolging van alle aspecten van de projecten binnen het Frans Masereel Centrum. Je verwerkt ook gegevens in het boekhoudsysteem, Orafin. Je volgt mee de begroting op en bewaart het overzicht. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor alles wat betreft personeelszaken, zowel intern naar de medewerkers toe als naar de personeelsdienst in Brussel. Je staat in voor de opvolging van afwezigheden, vacatures, onthaal nieuwe medewerkers, Je bent verantwoordelijke voor het luik preventie/welzijn door het bijwonen van rondgangen, opmaak en uitvoering plan, Je organiseert het 2-wekelijks teamoverleg. Op basis daarvan maak je de planning op van de aanwezigheden en uit te voeren activiteiten en volg je deze op. Op vlak van infrastructuur ben je als zakelijk ondersteuner het aanspreek punt voor partners zoals FOCI, AFM, Gemeente, aannemers, Je woont ook werfvergaderingen bij o.a. over de toekomstige nieuwbouw. Je geeft fiches voor infrastructuurwerken in in het systeem en volgt deze op. Voor het juridische luik van het takenpakket ben je verantwoordelijk voor de opmaak van de contracten van de projecten binnen het centrum. Je hebt hiervoor ook de nodige contacten met de juridische dienst in Brussel. 1

2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaatsgebied 1: gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - Ontbrekende gegevens opzoeken ter voorbereiding van de opmaak van contracten voor bruiklenen en projecten - Gegevens importeren in een registratiesysteem voor oa. Focifiches, Vlimpers, - Opvragen van offertes - Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven - Samenstellen van een dossier Resultaatsgebied 2: controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren (opvolging contracten) - Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie - Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut - Opvolging van besteding van het beschikbare budget Resultaatsgebied 3: verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Berekeningen uitvoeren - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, - Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden - Opmaken van overzichten en rapporten: opmaak van de planning van het centrum - Databanken uitbouwen - Opmaken van contracten - Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen in Orafin - Aanvragen verwerken Resultaatsgebied 4: informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten, nieuwe medewerkers - Informatie verstrekken aan leveranciers - Rapporteren over de stand van zaken (budget, planning centrum, dossiers infrastructuur, ) - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen oa. Teamoverleg, infrastructuurcommissie, - Bespreken van dossiers met collega s Resultaatsgebied 5: werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. 2

3 - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, leveranciers, sociaal secretariaat, expertise diensten in Brussel - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s bv. Rond calamiteitenplan - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterprojecten Resultaatsgebied 7: stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen naar aanleiding van nieuwe wetgeving en knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen. JE PROFIEL DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een bachelordiploma. EN Je hebt minimaal 3 jaar relevante ervaring binnen één of meerdere domeinen van financiën, personeel, interne organisatie, infrastructuur en juridische taken. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je bent vertrouwd met één of meerdere thema s: financiële procedures, personeelszaken, juridische aangelegenheden, infrastructuurdossiers, Kennis van de kunstensector is een pluspunt. Je kan vlot overweg met de Office-toepassingen. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) 3

4 Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullenen zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Zorgvuldigheid Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Niveau 2 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Blijft onder tijdsdruk op details letten Combineert snelheid met nauwkeurigheid, combineert kwantiteit met kwaliteit Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Gebruikt hulpmiddelen om zijn werk te controleren Maakt gebruik van instrumenten of technieken om fouten te vermijden Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met zondag 20 september. Om te solliciteren stuur je het standaard-cv op naar: [email protected] Je stuurt het naar: 4

5 Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media t.a.v. Ellen Van de Kerkhove Arenbergstraat Brussel SELECTIEPROCEDURE Screening van cv's Screening op de deelnemingsvoorwaarden: diploma en relevante werkervaring (3 jaar) Enkel kandidaten die hier aan voldoen gaan door naar de volgende ronde. Voorselectie Op basis van de antwoorden in het standaardformulier wordt er een selectie gemaakt naar motivatie, affiniteit met de kunstensector en relevantie van de ervaring met de verschillende inhoudelijke domeinen. De 10 kandidaten met de hoogste score (je moet minimum 50% behalen) stromen door naar de volgende selectiefase. Verkennende gesprekken Tijdens het verkennend gesprek worden je motivatie en verwachtingen, je ervaringen, je technische competenties beoordeeld. Deze selectiefase is eliminerend. Indien je score geschikt behaald stroom je door naar de volgende selectiefase. De verkennende gesprekken zullen gehouden worden op 2/10. (datum onder voorbehoud) Assessment Tijdens het assessment worden de persoonsgebonden competities afgetoetst. Deze fase is adviserend. Eindselectie De eindselectie bestaat uit een jurygesprek. Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van een gesprek en de resultaten van het assessment de persoonsgebonden competenties in kaart gebracht: De eindselectie gaat door op 20/10. (datum onder voorbehoud) ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Hasselt, Gent en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag). Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de 5

6 lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je bruto maandsalaris met 3 jaar anciënniteit is dan ongeveer euro. Je eerste 9 maanden vormen een inloopperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Sofie Dederen, Centrumverantwoordelijke Masereeldijk 5, 2460 Kasterlee 014/ [email protected] - Voor extra informatie over de selectieprocedure en arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Machteld Aelbrecht, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ [email protected] 6