Administratief ondersteuner aanbesteding en gunning

Transcriptie

1 Vacature In de 1000 scholen en voorzieningen van het GO!, het onderwijs van de Vlaamse Gemeenschap, zijn we allemaal vip: unieke mensen met specifieke talenten, interesses en ambities. Met medewerkers realiseert het GO! voor meer dan leerlingen en cursisten kwaliteitsvol onderwijs, waarin het pedagogisch project centraal staat. Iedereen krijgt gelijke kansen om zich zo breed mogelijk te ontwikkelen. Samen leren samenleven en actieve burgers vormen is onze missie. De centrale administratie werkt beleidsvoorbereidend en dienstverlenend ten behoeve van de scholengroepen en scholen en wenst over te gaan tot de werving van volgende functie: Administratief ondersteuner aanbesteding en gunning Technische gegevens vacature Vacaturenummer : Aard : Niveau / graad : Standplaats : Afdeling : CBA17015 contractuele werving, voltijds B / deskundige Brussel Infrastructuur Doel van de functie Administratief beheren en behandelen van bouwdossiers voor wat betreft aanbesteding en publicatie, gunning + nazicht (check vormelijk en inhoudelijk) teneinde ervoor te zorgen dat de processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat de procedures, wet- en regelgeving en timing worden gerespecteerd. Jobinhoud Infrastructuur heeft de opdracht om via een globaal GO! infrastructuurbeleid de gewenste capaciteit op een efficiënte wijze te realiseren, in te zetten op innovatie en kwaliteitsvolle scholen, een goed beheer en optimalisatie van het GO! patrimonium te organiseren en het scholenbouwbeleid in Vlaanderen en Brussel te beïnvloeden. De afdeling kan dit alleen door nauw samen te werken met haar interne en externe belanghebbenden. Zo kan Infrastructuur de vrije keuze in Vlaanderen waarborgen, het PPGO! realiseren en de groei van het GO! stimuleren. Het team administratie is verantwoordelijk voor de administratieve processen van de afdeling infrastructuur. Ze staat in voor de administratieve begeleiding van de overheidsopdrachten verbonden aan bouwprojecten en vastgoedprojecten. 1

2 Volgende taken behoren onder meer tot je takenpakket: - Verzamelen van informatie die wordt aangereikt door de projectmanager. - Richtlijnen geven aan extern bureau over vorm en inhoud aan te leveren dossier en over manier van nazicht. - Verzamelen van alle noodzakelijke gegevens teneinde een dossier te kunnen samenstellen (vb. aanbestedingsdossier) - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Verwerken dossiers ontvangen door de projectmanagers - Publicatie via elektronisch platform federale overheid. - Nazicht invoeren in een registratie en opvolgingsysteem voor overheidsopdrachten ( bijvoorbeeld 3P) en opmerkingen inschrijvers kunnen interpreteren - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten - Informatie verstrekken aan studiebureaus en aannemers - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, leveranciers, - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Wetgeving op overheidsopdrachten op de voet volgen en wijzigingen doorgeven aan collega s - Nagaan of bepaalde processen kunnen worden vereenvoudigd - Uitwerken van procedures en handleidingen, - Profiel Technische competenties professionele kennis van de wetgeving overheidsopdrachten (vooral KB plaatsing) professionele kennis van de verschillende administratieve stappen in het bouwproces professionele kennis van het gebruik van een registratie en opvolgingssysteem voor overheidsopdrachten ( bijvoorbeeld 3P) professionele kennis van MS office (outlook, Excel, Word) Persoonsgebonden competenties Het competentieprofiel is gelinkt aan de functiefamilie dossier- en gegevensbeheerder: Verantwoordelijkheid nemen : Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk.

3 Samenwerken: Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Informeert, pleegt overleg en werkt mee Analyseren: Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Zorgvuldigheid: Handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren Deelnemingsvoorwaarden - Je beschikt over een bachelordiploma o Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: o Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( - Je hebt 2 jaar relevante ervaring in de toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst of fysieke beperking. Als je een fysieke beperking hebt, laat ons dat dan vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties.

4 Selectieprocedure - CV-screening: De cv-screening gebeurt op basis van het ingevulde standaard sollicitatieformulier waarbij de deelnemingsvoorwaarden worden afgetoetst. Enkel wie aan de deelnemingsvoorwaarden voldoet wordt toegelaten tot het vervolg van de procedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 15 januari 2018 (onder voorbehoud) - Pre-selectie via standaardvragenlijst indien er meer dan 10 kandidaten geschikt zijn na CV selectie. Deze test is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op dit onderdeel en behoort tot de 6 hoogst scorenden, komt in aanmerking voor de volgende selectiefase. De pre-selectie vindt plaats in de week van 15 januari 2018 (onder voorbehoud). - Persoonlijkheidsvragenlijst: online in te vullen. Het niet (tijdig) bezorgen van een ingevulde persoonlijkheidsvragenlijst leidt tot uitsluiting van de verdere procedure. De persoonlijkheidsvragenlijst wordt uitgestuurd in de week van 22 januari 2018 (onder voorbehoud) - Schriftelijke case en jurygesprek: via gerichte vragen zal worden gepeild naar motivatie, de vaktechnische en persoonsgebonden competenties uit het functieprofiel alsook wordt gevraagd de schriftelijke case toe te lichten. De jury zal bestaan uit het afdelingshoofd infrastructuur, de coördinator team administratie infrastructuur en de selectieverantwoordelijke. Het jurygesprek vindt plaats op 1 en 5 februari 2018 (onder voorbehoud). De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De andere weerhouden kandidaten worden opgenomen in een werfreserve met rangschikking met een geldigheid van 2 jaar en mogelijkheid tot verlenging. Sollicitatie Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot en met 14 januari Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Deze kan ook opgevraagd worden via [email protected]. Je stuurt je standaard cv, samen met een motivatie en een kopie van je diploma via mail naar [email protected]. Noteer het vacaturenummer en de functietitel in het onderwerp van het mailbericht. Aanbod - voordelen - je wordt geworven in de graad van deskundige niveau B met bijhorende weddenschaal B111. Informatie over het beloningsbeleid bij de Vlaamse overheid kan je raadplegen via de website (o.a. salarissimulator). - je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft - je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen - je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: Zo krijg je de mogelijkheid om je werk zelf te organiseren en kan je telewerken. - je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed - je ontvangt maaltijdcheques

5 Contactgegevens Wens je meer te weten over de inhoud van de functie? Dan kan je terecht bij : Marion Van den Boogaard - Arnold [email protected] of Heb je vragen over de selectieprocedure? Neem dan contact op met : Pris Brewee, adjunct van de directeur HRM pris.brewee@g-o of