GRIFFIEMEDEWERKER (M/V)

Transcriptie

1 De Raad voor Vergunningsbetwistingen werft aan in contractueel dienstverband met een contract van 3 jaar: GRIFFIEMEDEWERKER (M/V) Niveau: Graad: Standplaats: C Medewerker Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT De Raad voor Vergunningsbetwistingen is een onafhankelijk Vlaams administratief rechtscollege dat uitspraak doet over beroepen die worden ingesteld tegen vergunningsbeslissingen betreffende het afleveren of weigeren van een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingsvergunning, valideringsbeslissingen en registratiebeslissingen. De Raad bestaat uit vier raadsleden, waarvan 1 voorzitter die uit hun midden wordt verkozen. De Raad wordt ondersteund door een griffier-beheerder, de griffie die momenteel bestaat uit 6 griffiemedewerkers, een coördinatiejurist en een pool van 12 juristen. Meer informatie over de structuur en de organisatie van de Raad vind je in het jaarverslag dat te raadplegen is op de website van de Raad ( JE TAKENPAKKET Doel van de functie: Je ondersteunt als griffiemedewerker de griffier door het uitvoeren van allerhande en specifieke administratieve taken. Je staat zelfstandig in voor het efficiënt organiseren en optimaliseren van de informatiestroom (inkomende en uitgaande procedurestukken, telefoons, s, klassementen en archief). Je beantwoordt de telefonische oproepen. Je verwerkt de binnenkomende en uitgaande briefwisseling. Je bent verantwoordelijk voor het levend archief van de Raad. Je beheert de dossiers en houdt daaromtrent gegevensbestanden bij. Je zorgt ervoor dat de dossiers worden vervolledigd en je maakt zelfstandig brieven op. 1

2 Resultaatgebieden: De griffiemedewerker staat zelfstandig in voor de administratieve voorbereiding en de opvolging van de dossiers voor de zitting en de administratieve afhandeling van de dossiers na de zitting. - Ontvangst van de beroepen - Administratief organiseren van de procedure (bv. uitwisselingen van nota s) zodat het beroep in staat is voor behandeling op een zitting - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opmaken van beschikkingen en oproepingen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier (telefonisch, per e- mail, etc.) - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling Je verwerkt de processtukken en verzamelt informatie opdat de dossiergegevens actueel gehouden worden zodat op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking is. - Beheren van inkomende en uitgaande briefwisseling - Beheren van het levend archief van de Raad - Verzamelen van noodzakelijke stukken voor de raadsleden ter voorbereiding van de zittingen - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, - Statistieken opmaken en verwerken - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Als griffiemedewerker verzorg je de eerstelijnscommunicatie met burgers en procespartijen. - Opnemen van het onthaal tijdens de openingsuren van de griffie - Verzorgen van het onthaal tijdens de zittingen - Beantwoorden en dispatchen van algemene telefonische vragen - Publiceren van informatie op het internet 2

3 JE PROFIEL JE DIPLOMA Je beschikt over een diploma van hoger secundair onderwijs. JE WERKERVARING Relevante ervaring (administratieve taken, secretariaatswerk, etc.) is een pluspunt. Ook ervaring met griffiewerk (opvolgen dossiers, begrip van juridische procedures, stipt bewaken van timing, etc.) is een troef. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je kan vlot werken met Word, Excel en Outlook en je bent bereid om nieuwe specifiek voor de Raad ontwikkelde programma s (o.a. Bredero-dossierafhandelingssysteem) aan te leren. Je hebt interesse in of reeds relevante affiniteit met de toepassing van de regelgeving inzake de ruimtelijke ordening. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de Raad door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten procespartijen en reageer je er adequaat op. Onderneemt acties om voor de procespartij de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang lever je een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van de griffie of de Raad, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. Handelt correct en respectvol t.a.v. de omgeving en van de bestaande regels en afspraken. 3

4 Nauwgezetheid = Je volbrengt taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. Plannen = Je brengt structuur aan in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk effectief. Initiatief = Je onderkent kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren. DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. HOE SOLLICITEREN? Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op onder de knop vacatures op mijn maat. Stuur ten laatste op woensdag 19 december 2012 het standaard-cv ingevuld en per voorkeur per naar info.vergunningsbetwistingen@vlaanderen.be of per post naar Raad voor Vergunningsbetwistingen, t.a.v. Eddie Clybouw, Koning Albert II laan 35 bus 81, 1030 Brussel en vermeld in het onderwerp van je mail of brief het selectienummer. SELECTIEPROCEDURE 1. Cv-screening 2. Selectiegesprek (hou alvast vrijdag 21 december 2012 vrij) ONS AANBOD Een contract van bepaalde duur voor de periode van 3 jaar. Een boeiende en uitdagende functie. Je komt terecht in een jonge en dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden rekening houdend met de 4

5 organisatie van de zittingen. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. De Raad voor Vergunningsbetwistingen is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De Raad ligt vlakbij het station Brussel-Noord. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques. De Vlaamse overheid beschikt over verschillende bedrijfsrestaurants met democratische prijzen. Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal. Je kan je loon berekenen met de salarissimulator op Hier vind je ook meer informatie over de algemene arbeidsvoorwaarden. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je eerste 6 tot 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Raad wil de samenleving waarvoor hij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Je kan rekenen op een vlotte en discrete behandeling van je kandidatuur. MEER WETEN? Voor extra informatie over de selectieprocedure en de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Eddie Clybouw Griffier - beheerder telefoon: 02/ eddie.clybouw@vlaanderen.be 5