JOBSTUDENT PROTOCOL (M/V)

Transcriptie

1 Het Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid werft aan: JOBSTUDENT PROTOCOL (M/V) Afdeling: Kanselarij Beleidsdomein: Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Standplaats: Brussel Aantal: 1 Periode: Augustus FUNCTIECONTEXT Afdeling: De afdeling Kanselarij ondersteunt de algemene werking van de Vlaamse Regering. De afdeling Kanselarij bestaat uit de volgende teams: - secretarie Vlaamse regering - team Ondersteuning Vlaamse regering en Betekeningen - team administratief beheer kabinetten - team protocol - team juridische dienstverlening - team vertalingen - team taaladvies - beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur Team Het team Protocol verzorgt de officiële ontvangsten, organiseert de nieuwjaars- en 11 julirecepties voor het diplomatieke korps en ondersteunt de zendingen van de MP en leden van de Vlaamse Regering. Geeft onder meer richtlijnen en advies voor het gebruik van de vlag, het zegel en het volkslied, en voor ceremoniële aangelegenheden, het protocol en officiële plechtigheden. Beheert de ambtswoning van de Vlaamse Regering (het Errerahuis) en het auditorium Maria Baers. JE TAKENPAKKET In een notendop gezegd verleen je administratief ondersteunende diensten binnen het protocolteam zodat je bijdraagt tot een vlotte en efficiënte (administratieve) werking. We doen ook beroep op jou om ons op logistiek vlak te ondersteunen en mee in te staan voor onthaal waar nodig. Wat houdt dat zoal in? 1. INFORMATIEVERZAMELING EN -VERWERKING Verzamelen, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot de verschillende taken die de protocoldienst waarneemt teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Zich op basisniveau vertrouwd maken met de structuur van de Vlaamse overheid, de verschillende departementen en kabinetten en de geledingen van de Europese Unie en 1

2 hierover waar nodig intranet en extranet raadplegen. Zeker na de verkiezingen zullen er veel veranderingen zijn die allemaal in kaart moeten worden gebracht 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. De huidige klassementen op een correcte manier aanvullen en eventueel digitaliseren 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier Voorbereiding bij het opmaken van ontvangst- en zendingsdossiers, dossieraanvragen voor protocollaire begeleiding van VIP s bij de protocoldiensten van Zaventem en Brussel Zuid 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. De correspondentie, bestelbonnen, facturen, ontvangstmeldingen e.a. van protocol helpen voorbereiden, faxen en scannen 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Verzorgen van de logistieke ondersteuning van conferenties, vergaderingen en andere evenementen De organisatie van activiteiten in het ontvangstcentrum Maria Baers en de ambtwoning van de Vlaamse Regering (het Errerahuis) mee ondersteunen De andere teamleden van protocol assisteren Speciale projecten, opgedragen door de protocolchef uitvoeren 6. ONTHAAL/TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Het onthaal mee ondersteunen van bezoekers en deelnemers aan vergaderingen en andere evenementen evenals het telefonisch onthaal op een professionele en vriendelijke manier verzorgen 2

3 JE PROFIEL AANWERVINGSVOORWAARDEN De jobstudenten moeten aan de hierna vermelde voorwaarden voldoen: Minstens 18 jaar oud zijn op het ogenblik van aanwerving. Gedurende het school- of academiejaar dat aan deze indienstneming voorafgaat, voltijds of deeltijds secundair, hoger niet-universitair of universitair onderwijs gevolgd hebben. Hiervan moet een attest worden ingediend JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je kunt werken met Outlook, Word en Excel. Je beheerst de Nederlandse taal volledig. Basiskennis van de Franse of Engelse taal is een pluspunt Je hebt een verzorgd voorkomen en kennis van de algemene omgangsregels om een correct onthaal van bezoekers te kunnen verzorgen JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Samenwerken Met het oog op het algemeen belang, lever je een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Betrouwbaarheid Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, ). Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Bij het protocolteam is ook een hoge mate van discretie van belang, je kan dus discreet omgaan met vertrouwelijke informatie. Voortdurend verbeteren Je verbetert voortdurend je eigen functioneren en de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Nauwgezetheid Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen. Flexibel gedrag Je kunt de eigen gedragsstijl veranderen om een gesteld doel te bereiken. Je kunt in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen en je deinst er niet voor terug om ad hoc opdrachten te vervullen (en mogelijk de werkuren aan te passen om dit te doen) Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Je spreekt in een taal zodat het publiek tot wie je boodschap gericht is, ze begrijpt. 360 inlevingsvermogen Je hebt het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en je reageert daarop adequaat, zowel ten aanzien van medewerkers, collega s en klanten als de hiërarchie 3

4 Optreden Je maakt in verschillende situaties een geloofwaardige eerste indruk en je weet die te handhaven. ONS AANBOD We bieden jou een leerrijke vakantiejob aan in een toffe omgeving. Een studentenovereenkomst. Als jobstudent word je bezoldigd aan 80% van het beginsalaris van salarisschaal D111 (graad: assistent), zijnde ,00 euro per jaar (salarisbedrag aan 100%) of 1.428,25 euro bruto/maand geïndexeerd, inclusief standplaatstoelage (verhogingscoëfficiënt 1,6084). Ben je 21 jaar en ouder? Dan heb je recht op de gewaarborgde minimumbezoldiging voor contractuele personeelsleden, zijnde ,66 euro per jaar (salarisbedrag aan 100%) of 1.705,93 euro bruto/maand geïndexeerd, inclusief standplaatstoelage (verhogingscoëfficiënt 1,6084). De jobstudenten ontvangen per gewerkte dag een maaltijdcheque van 7. Hiervan wordt 5,91 door de werkgever betaald en 1,09 door de jobstudent (door een inhouding op het nettoloon). De werkgever komt voor 100 % tussen in de kosten van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. De jobstudent heeft recht op een fietsvergoeding. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. SELECTIEPROCEDURE Screening van cv s: 16/06/2014 HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 08/06/2014 via het online sollicitatieformulier op de website van Jobpunt Vlaanderen. 4

5 MEER WETEN? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Nina De Meire, Protocolchef Koolstraat 35, 1000 Brussel Tel Voor extra informatie over de selectieprocedure en de arbeidsvoorwaarden kan je contact opnemen met Nena Brewee, Administratief ondersteuner personeelsbeleid Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel 02/ [email protected] 5