Administratief beheerder plattelandsdossiers (M/V)

Transcriptie

1 De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband: Administratief beheerder plattelandsdossiers (M/V) Afdeling: Platteland en Mestbeleid Graad en rang: deskundige, B1 Standplaats: Brussel Vacaturenummer: EVAO18 DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij, met als missie Samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert zich in de afdeling Platteland en Mestbeleid te Brussel. Bij de afdeling Platteland en Mestbeleid werken momenteel een 30-tal medewerkers. Naast het secretariaat bestaat de afdeling uit volgende diensten: Plattelandsbeleid, Beheerovereenkomsten, Bedrijfsadvies en Mestbeleid. De dienst Plattelandsbeleid van de VLM staat onder meer in voor: - de ontwikkeling en uitvoering van het Vlaamse plattelandsbeleid (actieplan plattelandsbeleid, IPO-coördinatie, plattelandsfonds, ); - het opvolgen en intern communiceren van het voor de Vlaamse Landmaatschappij relevante gewestelijk en bovengewestelijk beleid; - het onderzoeken van de mogelijkheden om te kunnen participeren in Europese projecten; - het uitbouwen en uitvoeren van het VLM-belanghebbendenmanagement; - FUNCTIEBESCHRIJVING Doel van de functie: Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit

2 Resultaatgebieden: Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Voorbeelden van activiteiten : Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem Voorbereiding van boekhouding Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten,... Dossiers PDPO voorbereiden die controle krijgen door de provinciale afdelingen Opmaak declaratiedossiers ondersteunen, Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat, PDPO,... Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten : Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn... Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten,... Bijhouden van klassement as 3 en as 4 Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten : Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Persmappen samenstellen Statistieken opmaken en verwerken Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet,... Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties,...) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen.

3 Voorbeelden van activiteiten : Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo's, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota's, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen,... Opmaken van lay-out van typedocumenten Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten : Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten Helpen bij het versturen van zendingen Fotokopies nemen en verspreiden Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega's, diensten, chef,... Inspringen bij afwezigheid van collega's Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes,... PROFIELBESCHRIJVING Vaktechnische competenties Kennis over het Vlaams en Europees beleid inzake plattelandsontwikkeling; affiniteit met plattelandsbeleid en diverse beleidsaspecten die er verband mee houden; administratief organisatorische vaardigheden; goed vertrouwd met informaticatoepassingen voor de geautomatiseerde behandeling van plattelandsdossiers (PDPO, plattelandsfonds, ) Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen

4 - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen

5 Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen II. Levert met oog voor detail correct werk af. - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen DEELNEMINGSVOORWAARDEN Beschikken over een diploma graduaat/bachelor. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. AANBOD Het gaat om een contractuele betrekking van 1 jaar. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie.

6 Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien in de werkzetel. Verloning gebeurt in de salarisschaal B111 (startsalaris is 2235,68 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 7. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse Overheid: De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap. SELECTIEPROCEDURE Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van relevante ervaring opgenomen in het cv. De eigenlijke selectie zal gebeuren d.m.v. een gedragsgericht interview eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 7 februari 2014 en, afhankelijk van het aantal kandidaten, eventueel op 11 en 13 februari MEER INFORMATIE? Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij Erik Verhaert, tel.: 02/ , [email protected] Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel.: 02/ , [email protected]. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot uiterlijk 19 januari Om te solliciteren stuur je je kandidatuur met uitgebreid cv bij voorkeur via naar [email protected]. Vermeld duidelijk voor welke vacature je solliciteert (functie + afdeling). Je kan het standaard-cv gebruiken dat je kunt vinden op Vlaamse Landmaatschappij t.a.v. Karen De Swaef Dienst Personeel Gulden Vlieslaan Brussel [email protected]