Doel van de functie : Resultaatgebieden 2. INFORMATIEBEHEER

Transcriptie

1 Beleidsdomein: Onderwijs en Vorming Entiteit: Departement Onderwijs en Vorming Afdeling: Strategische beleidsondersteuning Graad: C3 Functiefamilie: Administratief ondersteunend Aantal vacante betrekkingen:1 Vacaturenummer: Doel van de functie : Het coördineren van de administratieve en ondersteunende diensten van de afdeling Strategische Beleidsondersteuning, teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte, kwaliteitsvolle werking van de afdeling. Dit impliceert: - Het aansturen en coördineren van de interne werkverdeling van het algemene secretariaat van de afdeling en van het afdelingshoofd - Het coördineren van de administratieve processen en begrotingstechnische en financiële opvolging van de vastleggingen en uitgaven op die basisallocaties die onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Strategische Beleidsondersteuning vallen. Het optreden als steunpunt begroting in de afdeling Strategische Beleidsondersteuning en de collega s ondersteunen bij begrotingstechnische dossiers. - Het aansturen van de administratieve en financiële opvolging van het wetenschappelijk onderzoek dat op de afdeling aanbesteed en opgevolgd wordt. Resultaatgebieden 1. INFORMATIEVERZAMELING EN VERWERKING Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers i.f.v. de opmaak en opvolging van de basisallocaties die onder beheer van de afdeling SBO vallen Optreden als steunpunt begroting van de afdeling SBO Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Opmaken, detecteren, lezen en samenvatten van documenten m.b.t. de begroting van de afdeling SBO en de opvolging van het wetenschappelijk onderzoek Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties aanleggen en bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van financiële verslaggeving op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. 1

2 Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken m.b.t. begroting en wetenschappelijk onderzoek Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Verslagen van vergaderingen archiveren Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Berekenen van gegevens in dossiers rond boekhouding, begroting, financiële controle, openbare aanbestedingen Administratief opvolgen van dossiers m.b.t. begroting en de aanbesteding van wetenschappelijk en juridisch onderzoek: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, financiële controle, Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van vastleggings- en betalingsfiches naar de boekhouding Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Dossiers inschrijven in opvolgingssysteem 4. OPSTELLEN VAN DOCUMENTEN Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, betalingsnota s, bestelbons, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen, verslag en notulen van opstartvergaderingen en stuurgroepen in kader van opvolging wetenschappelijk onderzoek Opmaken van lay-out van typedocumenten Publiceren van informatie op de website van OBPWO Synthese maken van rapporten, afleveren standaardrapporten en resultaten zoekopdrachten 5. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de afdeling. Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten Fotokopies nemen en verspreiden 2

3 Helpen bij het versturen van zendingen, Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, afdelingshoofd Inspringen bij afwezigheid van collega s 6. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Registreren van post van de eigen afdeling Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Openen van briefwisseling en doorsturen aan betrokkenen Soms briefwisseling doornemen en relevante zaken aanduiden Opvolgen van correspondentie in PC-systeem 7. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de afdeling en het departement. Ontvangen en begeleiden van bezoekers Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen 8. AGENDABEHEER Beheren van de agenda van het afdelingshoofd teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Afspraken maken Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren van zalen, hotels, vliegtickets, Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 9. COÖRDINEREN / KENNISDELEN Coördineert en stuurt het administratief team in de afdeling SBO aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Voorbeelden van activiteiten : Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de collega s Overleggen met medewerkers Opvolgen van het werk van het administratief team Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten Bewaken van gelijkvormige uitvoering Adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere 3

4 Deelnemen aan deelteam administratie van de afdeling SBO Rapporteren over nieuwe ontwikkelingen inzake administratieve opvolging binnen afdeling aan collega s Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, Informatie uitwisselen Vaktechnische competenties Vaardig zijn met de courante toepassingssoftware: tekstverwerking, rekenblad, presentatie, en internet Goede administratief-organisatorische vaardigheden Kennis van de organisatie en de procedures binnen het beleidsdomein Onderwijs en Vorming Kennis van wetenschappelijke organisaties, instellingen en relevante actoren Kennis overheidsbegroting Basiskennis overheidsopdrachten Goede communicatieve vaardigheden Gedragscompetenties Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 4

5 Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, afdeling of het departement, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft leesbare teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen Levert met oog voor detail correct werk af - Voert repetitieve administratieve of technische taken foutloos uit - Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in - Blijft aandachtig bij routineuze taken - Controleert het eigen werk - Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties 5

6 Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk en dat van anderen effectief - Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen) - Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk) - Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn Initiatief = Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc). - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Richting geven = Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de afdeling op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan - Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken - Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen - Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht - Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken - Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken - Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen - Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team - Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld Als coördineren= groep aansturen voor efficiënt verloop van het werk : Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) = Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen 6

7 Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen - Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren - Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers Salarisgegevens De geselecteerde kandidaat wordt bevorderd in de graad van senior hoofdmedewerker (rang C3) met salarisschaal C311. Proeftijd Er wordt een proeftijd voorzien. U wordt pas bevorderd nadat u met goed gevolg de proeftijd in de bevorderingsbetrekking heeft volbracht (VPS Art. VI 53). Selectieprocedure Zie selectiereglement. Meer weten? Voor extra informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met: Jeroen Backs, afdelingshoofd Strategische Beleidsondersteuning Jeroen.backs@ond.vlaanderen.be Voor extra informatie over de selectieprocedure, kunt u contact opnemen met: An Piot, selectieverantwoordelijke Jobpunt Vlaanderen tel of an.piot@jobpunt.be 7