Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren.

Transcriptie

1 Functienaam: Behandelaar expertisedossier (A1) Directie: Groene stroom en WKK-dossiers Functie: dossierbeheerder externe aanvragen functieniveau 3 Doel van de functie : Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen tot toekenning van groenestroomen warmtekrachtcertificaten, evenals na goedkeuring van deze dossiers alle wijzigingen, uitbreidingen, herkeuringen en de noodzakelijke controles van de betrokken installaties en de rapporteringen over deze installaties teneinde omtrent deze aanvragen een voorstel van beslissing te kunnen formuleren conform de toepasselijke wetgeving en interne procedures van de VREG. Resultaatgebieden 1. VERVOLLEDIGING DOSSIERS Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen Voorbeelden van activiteiten: Gegevens verwerken en invoeren in de modelbeslissing Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van de aanvrager (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek Adviezen aanvragen Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende informatie Checklist opmaken voor de te rapporteren gegevens 2. ANALYSE Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten: Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Binnenkomende aanvragen toetsen aan interne procedures Alle relevante elementen uit het dossier, verslag en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen 3. VOORSTEL VAN BESLISSING Voorstel van beslissing formuleren teneinde de gedelegeerd bestuurder toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten : Uitwerken van een voorstel van beslissing Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve argumentatie Voorstel van beslissing bezorgen aan het celhoofd ter controle, waarna na diens goedkeuring, de gedelegeerd bestuurder de officiële beslissing zal nemen Initiëren van de uitvoering van de beslissing Vlaamse overheid Pagina 1 van 6

2 4. OPVOLGING Opvolgen van het dossier teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Voorbeelden van activiteiten : Opvolgen of de vereiste herkeuringen, audits en rapporteringen tijdig en correct gebeuren Opvolgen of de maandelijkse rapporteringen tijdig en correct gebeuren en plausibel zijn Controleren van de maandelijkse gerapporteerde gegevens Klachten en beroepen rond het dossier behandelen 5. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. : Voorbeelden van activiteiten: Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de directie groenestroom en WKK-dossiers Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de cel expertisedossiers groenestroom en WKK-dossiers in verschillende fora Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden Uitbouwen van een professioneel netwerk Plannen, coördineren en opvolgen van de externe communicatie met interne en externe diensten 6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en celniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan projecten Vaktechnische competenties Professionele kennis rond het wetgevend kader en de interne richtlijnen van de VREG met betrekking tot behandeling van de aanvragen tot toekenning van groenestroomcertificaten en warmtekrachtcertificaten en de toekenning en de controle op de toekenning van deze certificaten eens deze aanvraag werd goedgekeurd. Professionele kennis over hernieuwbare energietechnieken, de bedrijfsvoering van decentrale producenten, meettechnieken, certificiëringstechnieken en investeringsmanagement. Professionele kennis inzake excel en de certificatendatabank. Basiskennis word, powerpoint, internet en internettoepassingen (outlook) en DMS (documentum). Vlaamse overheid Pagina 2 van 6

3 Basiskennis van Frans en Engels. Gedragscompetenties Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid II Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek: Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ) Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Oordeelsvorming (synthetisch denken) II Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan: Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing Neemt bij problemen of situaties een duidelijk standpunt in Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Nauwgezetheid III Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren: Levert onder druk kwaliteitsvol werk af Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid Combineert kwantiteit met kwaliteit Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid II Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Vlaamse overheid Pagina 3 van 6

4 Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: Richt zich tot zijn gesprekspartner Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Probleemanalyse (analytisch denken) II Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken: Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Omgaan met stressfactoren II Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek. Blijft kalm en rustig in situaties van langdurig verhoogde druk of in crisissituaties die eigen zijn aan de opdracht: Blijft rustig praten en geeft een ontspannen indruk, ook al maakt zijn gesprekspartner het hem moeilijk Behoudt bij confrontaties een correcte en tactvolle houding: vermijdt woordenwisselingen, reageert respectvol Blijft zich in crisismomenten open opstellen voor kritiek van anderen, en blijft bereid zijn eigen aanpak te toetsen Kan voor zichzelf problemen, spanningen of tegenslagen verwerken en relativeren Blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen Initiatief II Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel): Heeft oog voor zaken waar de hiërarchie eventueel niet aan denkt en handelt ernaar of brengt ze onder de aandacht Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Vlaamse overheid Pagina 4 van 6

5 Stelt zelf documentatie samen om efficiënt te kunnen werken Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden Plannen I Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Plant eigen werk effectief: Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Voortdurend verbeteren I Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie: Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken Is bereid om nieuwe methodes aan te leren Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk Vraagt om uitleg en toelichting als iets onduidelijk is Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid II Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken I Vlaamse overheid Pagina 5 van 6

6 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Werkt mee en informeert anderen: Houdt rekening met de mening van anderen Behandelt anderen met respect, ongeacht hun positie, achtergrond of opvattingen Geeft informatie en kennis door die voor anderen nuttig of belangrijk kan zijn Aanvaardt groepsbeslissingen Toont respect voor de verscheidenheid van mensen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen I Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken: Respecteert formele regels en afspraken Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, klanten, medewerkers ) Geeft volledige en juiste informatie door Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Vlaamse overheid Pagina 6 van 6