GRIFFIEMEDEWERKER. D1 Assistent Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel

Transcriptie

1 De Raad voor Vergunningsbetwisting werft aan in statutair dienstverband: GRIFFIEMEDEWERKER (M/V) Niveau: Graad: Standplaats: D1 Assistent Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel Vacaturenummer: 2013D1 FUNCTIECONTEXT De Raad voor Vergunningsbetwistingen is een onafhankelijk Vlaams administratief rechtscollege dat uitspraak doet over beroepen die worden ingesteld tegen vergunningsbeslissingen betreffende het afleveren of weigeren van een stedenbouwkundige vergunning of verkavelingsvergunning, valideringsbeslissingen en registratiebeslissingen. De Raad bestaat uit vier raadsleden, waarvan 1 voorzitter die uit hun midden wordt verkozen. De Raad wordt ondersteundd door een griffier-beheerder, de griffie die momenteel bestaat uit 6 griffiemedewerkers, een coördinatiejurist en een pool van 12 juristen. Meer informatie over de structuur en de organisatie van de Raad vind je in het jaarverslag dat te raadplegen is op de website van de Raad ( JE TAKENPAKKET Je ondersteunt als griffiemedewerker de griffier door het uitvoeren van allerhande en specifieke administratieve taken. Je staat zelfstandig in voor het efficiënt organiseren en optimaliseren van de informatiestroom (inkomende en uitgaande procedurestukken, telefoons, s, klassementen en archief). Je beantwoordt de telefonische oproepen. Je verwerkt de binnenkomendee en uitgaande briefwisseling. Je bent verantwoordelijk voor het levend archief van de Raad. Je beheert de dossiers en houdt daaromtrent gegevensbestanden bij. Je zorgt ervoor dat de dossiers worden vervolledigdd en je maakt zelfstandig brieven op. Resultaatgebieden: De griffiemedewerker staatt zelfstandig in voor de administratieve voorbereiding en de opvolging van de dossiers voor de zitting en de administratieve afhandeling van de dossiers na de zitting. - Ontvangst van de beroepen - Administratief organiseren van de procedure (bv. uitwisselingen van nota s) zodat het beroep in staat is voor behandeling op een zitting Functieomschrijving 2013D1 - Pagina 1 van 5

2 - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opmaken van beschikkingen en oproepingen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier (telefonisch, per e- mail, etc.) - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, - Opstellen of vervolledigen van briefwisseling Je verwerkt de processtukken en verzamelt informatie opdat de dossiergegevens actueel gehouden worden zodat op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking is. - Beheren van inkomende en uitgaande briefwisseling - Beheren van het levend archief van de Raad - Verzamelen van noodzakelijke stukken voor de raadsleden ter voorbereiding van de zittingen - Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, - Statistieken opmaken en verwerken - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Als griffiemedewerker verzorg je de eerstelijnscommunicatie met burgers en procespartijen. - Opnemen van het onthaal tijdens de openingsuren van de griffie - Verzorgen van het onthaal tijdens de zittingen - Beantwoorden en dispatchen van algemene telefonische vragen - Publiceren van informatie op het internet JE PROFIEL Formele deelnemingsvoorwaarden Je behoort tot de statutaire wervingsreserve voor de selectie ANV08018 generieke proeven voor administratief en technisch personeel van niveau D bij de Vlaamse overheid. Je ervaring Je hebt minstens 3 jaar ervaring met administratieve taken, secretariaatswerk, etc. Je hebt minstens 2 jaar ervaring met griffiewerk (opvolgen dossiers, begrip van juridische procedures, stipt bewaken van timing, etc.). Je technische competenties Je kan vlot werken met Word, Excel en Outlook en je bent bereid om nieuwe specifiek voor de Raad ontwikkelde programma s (o.a. Bredero-dossierafhandelingssysteem) aan te leren. Je hebt interesse in of reeds relevante affiniteit met de toepassing van de regelgeving inzake de ruimtelijke ordening. Functieomschrijving 2013D1 - Pagina 2 van 5

3 Je persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening aan om de burger en procespartij verder te helpen - Geeft de burger en procespartij waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de burger en procespartij Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de bestaande regels en afspraken - Respecteert formele regels en afspraken - Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega s, procespartijen, burgers ) - Geeft volledige en juiste informatie door - Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie - Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na - Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en nalatigheden Nauwgezetheid Functieomschrijving 2013D1 - Pagina 3 van 5

4 Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen HOE SOLLICITEREN Solliciteren kan tot en met zondag 11 augustus Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard-cv ingevuld en per voorkeur per naar eddie.clybouw@vlaanderen.be of per post naar Raad voor Vergunningsbetwistingen, t.a.v. Eddie Clybouw, Koning Albert II laan 35 bus 81, 1030 Brussel en vermeld in het onderwerp van je mail of brief het vacaturenummer 2013D1. Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met het ingevuld standaard cv ook een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee. SELECTIEPROCEDURE Fase 1: screening van cv's Fase 2: Selectiegesprek Functieomschrijving 2013D1 - Pagina 4 van 5

5 ONS AANBOD Een boeiende en uitdagende functie. Je komt terecht in een jonge en dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden rekening houdend met de organisatie van de zittingen. Tijdens de schoolvakanties is er een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. De Raad voor Vergunningsbetwistingen is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer. De Raad ligt vlakbij het station Brussel-Noord. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques. De Vlaamse overheid beschikt over verschillende bedrijfsrestaurants met democratische prijzen. Je wordt aangeworven in de graad van assistent (rang D1) met de bijbehorende salarisschaal. Je kan je loon berekenen met de salarissimulator op Hier vind je ook meer informatie over de algemene arbeidsvoorwaarden. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden. Je eerste 6 tot 12 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Raad wil de samenleving waarvoor hij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de selectieprocedure en de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Eddie Clybouw Griffier - beheerder Tel. 02/ eddie.clybouw@vlaanderen.be - Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je contact opnemen met Nadja Cosijns Managementondersteunende Dienst (MOD) van RWO Tel.: 02/ nadja.cosijns@rwo.vlaanderen.be Functieomschrijving 2013D1 - Pagina 5 van 5